Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 4. februar 2005.
ToldSkat implementerer Danmarks største system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Men arbejdet hæmmes af valget, og af at lovgivningen ikke er klar.
Bente Kristensen har travlt.
Som projektchef har hun ansvar for udrulningen af et nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem til ToldSkat.
Omfanget af opgaven er stor. Præcis hvor stor er dog stadig uvist. Ud over de nuværende 4.500 medarbejdere skal et tilsvarende eller endnu større antal med, fordi det sidste år blev besluttet at samle skatteansvaret i staten. Så projektet kommer sandsynligvis til at omfatte 10.000 brugere.
Ifølge den politiske aftale skal de kommunale skattemedarbejdere samles i 30 skattecentre over hele landet.
Implementeringsopgaven begynder til maj og ventes at vare omkring 14 måneder. Først implementerer man ESDH i selve styrelsen. I slutningen af året følger den regionale del.
Men politisk usikkerhed kaster skygger over projektet.
- En stor udfordring for den samlede udrulning af ESDH er, at hele fusionsprocessen for den kommunale skatteligning er usikker på grund af valget. Vi ved endnu ikke, hvordan ToldSkat kommer til at se ud efter en sammenlægning med kommunerne. Men nu koncentrerer vi os om planlægning og implementering i styrelsen først, og så må vi rette projektet ind efter de beslutninger, der træffes, siger projektchef Bente Kristensen.
ESDH-projektet, der skal sanere og effektivisere arbejdsgangene for told- og skattemedarbejderne, begyndte for to år siden med et pilotprojekt. Sidste år blev det egentlige projekt etableret. Kontrakten med leverandøren, CSC/ScanJour, om levering af ESDH-systemet Captia 2.5 omfatter kun ToldSkats nuværende 4.500 ansatte. Men den planlagte sammenlægning af ligningsarbejdet er der taget højde for i kontrakten. Den indeholder en option på at kunne udvide op til det nødvendige antal brugere.
14 medarbejdere ud af den efterhånden 70-80 mand høje projektorganisation, der tager sig af ToldSkats omfattende systemmoderniseringsprogram, knokler på med ESDH.
Systemet skal gøre det muligt at omlægge arbejdsgange og derigennem få effektiviseringsgevinster. Målet er at yde bedre service i og med, at systemet understøtter sagsbehandling og letter videndeling. Med mere information til rådighed bliver både sagsbehandlingen og kontrollen mere effektiv. Sagsbehandlingstiden bliver ikke nødvendigvis kortere, men den bliver synliggjort.
Derudover slipper man for fysisk at transportere post og sager rundt mellem Told- og Skatteregionerne. ToldSkat modtager årligt i størrelsesordenen to millioner breve med 18 millioner dokumenter.
Ifølge ToldSkat er der ikke planer om at skære ned på antallet af medarbejdere i forbindelse med ESDH-implementeringen. Personalet er allerede reduceret med 20 procent, svarende til 900 fuldtidsstillinger, i en budgetaftale med regeringen fra 2002.
Netop på grund af det sparekrav havde ToldSkat travlt med at komme i gang med ESDH-projektet, og man valgte således leverandøren, styrelsens kerneleverandør CSC med konsortiepartneren ScanJour, endnu inden de fællesoffentlige rammeaftaler for ESDH var indgået.
Indkøbet foregik dog over FESD-rammeaftalen, og det er Bente Kristensen svært tilfreds med. Det har sparet tid i kontraktforhandlingsperioden og givet sikkerhed for, at produktet er gennemtestet.
- Udviklingen mod standardisering og modularisering er utrolig god. Samtidig er vi ikke en helt almindelig virksomhed, så vi har fået lavet en række tilretninger af systemet, især på sikkerhedsmodulet. Indbliksdelen er udviklet til, at alle i princippet har adgang til al information, men vi har brug for at lukke af på nogle områder, fortæller Bente Kristensen.
Hos ScanJour har man fra flere sider oplevet behovet i offentlige koncerner for både at have sagsområder, man deler, og sagsområder der skal være vandtætte skotter imellem. Et stykke udviklingsarbejde er fremrykket af hensyn til ToldSkat, og "Koncernindblik" bliver en del af standardudgaven af Captia 3.0, oplyser administrerende direktør, Bo Schor.
Uddannelse af medarbejderne står lige nu højt på ESDH-projektgruppens dagsorden. Redskaberne omfatter e-learning, hot-line og et såkaldt "floor-walker"-team.
Hvad e-learning angår, henter ToldSkat en leverandør udefra til at tage sig af slutbrugerdelen. Firmaet ProOffice vil udvikle programmerne og stå for undervisningen af brugerne.
Et rejsehold er også kørt i stilling, en taskforce fra projektet, hvis medlemmer skal tage ud og forberede implementeringen ude på de fysiske lokationer. Dog bliver rejseriet begrænset i første udrulningsbølge, og det er projektchefen godt tilfreds med.
- Det gør det nemmere, at hele projektet er fysisk til stede på det første implementeringssted, så vi kan høste nogle erfaringer herinde først og derefter justere planer og metoder, inden vi fortsætter ude i landet, siger Bente Kristensen.
Hun er selv uddannet i ToldSkat, hvor hun har arbejdet med it-udvikling siden 1985 - senest med år 2000-sikringen, udvikling af et nyt selskabsskattesystem og projekt Ny Digital Arbejdsplads, hvor der blandt andet blev etableret en ny netværksstruktur, som er en forudsætning for ESDH i ToldSkat.
Billedtekst:
- En stor udfordring for den samlede udrulning af ESDH er, at hele fusionsprocessen for den kommunale skatteligning er usikker på grund af valget. Vi ved endnu ikke, hvordan ToldSkat kommer til at se ud efter en sammenlægning med kommunerne, siger Bente Kristensen, projektchef i ToldSkat.
Foto: Torben Klint
