Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den CTO d. 7. januar 2005.
DFDS valgte blandt andet ERP-systemet Visma, fordi man derved blev en stor kunde hos en her i landet mindre leverandør, så rederiet kunne få tilpasset systemet til sine behov, og sådan gik det.
Tidligere havde DFDS tre forskellige ERP-systemer i henholdsvis DFDS Seaways, der blandt andet stod for Oslo-ruten, i fragtselskabet Thorline og i moderselskabet, hvor stabsfunktionerne lå. Det nye ERP-system blev valgt i forbindelse med, at divisionerne blev samlet. Målet var gennemsigtighed og sammenlignelighed.
- Vi ønskede at have et system med en kontoplan og ensartede processer for hele det nye selskab. Desuden skulle det være enkelt at overføre data i transaktioner med datterselskaberne, siger underdirektør Henriette Schütze fra DFDS.
Yderligere skulle det kommende system kunne integreres med de 21 systemer, der leverer data til eller modtager data fra ERP-systemet. DFDS benytter egenudviklede fragt- og bookingsystemer, fordi standardsystemer ikke er i stand til at styre fragtkapacitet eller planlægge salget om bord på passagerruterne ud fra bestilte billetter.
Valget faldt på Visma, fordi dette system kunne tilpasses fuldstændigt efter rederiets behov, og det blev betragtet som noget positivt, at DFDS var det norske selskabs første større kunde i Danmark.
- Vi blev en stor kunde hos en her i landet mindre leverandør, og derfor ventede vi, at de ville gå videre i opfyldelsen af vores behov, hvilket også var tilfældet, siger Henriette Schütze.
Selve implementeringsprocessen tog tre måneder, og systemet blev sat i drift 1. juli.
- Der skulle laves nye kontoplaner og en helt ny struktur for, hvordan data føres ind og det skulle afgøre, hvordan skærmbillederne ser ud. Da disse ting var på plads begyndte vi at integrere de øvrige systemer et for et, fortæller Lene Kümpel, der er chef i regnskabsafdelingen.
- Generelt var det en god implementering, og problemerne var minimale. Tre måneder må betegnes som kort tid for opgaven, siger Henriette Schütze.
Senere er Visma-systemet indført i syv-otte af koncernens datterselskaber, mens fem-seks andre endnu står for tur.
Efter at datterselskaberne er kommet med, kan samarbejdspartnerne definere, hvordan transaktionerne skal bogføres hos modtageren, hvilket giver besparelser. Desuden er det nu muligt for selskabernes medarbejdere at assistere hinanden direkte, fordi de benytter samme systemer og processer.
Desuden kan regnskabsafdelingen medarbejdere nu selv oprette nye brugere, skærmbilleder, konti, rapporter.
- Regnskabsafdelingens medarbejdere behøver ikke længere vente på, at it-afdelingen får tid, men er selv blevet en slags systemadministratorer, siger Lene Kümpel.
I øjeblikket er DFDS ved at afløse det gamle indkøbssystem, og her har indkøberne valgt Visma.
- Der var ikke tale om et ledelseskrav, men vi forventer, at valget af Visma vil give bedre integration, siger Henriette Schütze.
Selv om der er tilfredshed med processen, er der ting, som medarbejdere i projektgruppen ville gøre anderledes, med den erfaring de har i dag.
- Sommetider begynder et fremskridt med et skridt tilbage. Vi fik ikke meldt godt nok ud til interne og eksterne kunder, at de ville komme til at opleve et kvalitetsfald i den tre måneder lange implementeringsperiode. De var forstående den første uge, men derefter var vi i en periode de mest udskældte i huset, fortæller Henriette Schütze.
Implementeringen blev besværliggjort af, at rederiet samtidig tog et nyt webbaseret scanningssystem til fakturaer med videre i brug.
- Det væltede os en periode, men alternativet til at indføre systemerne samtidig var at gå tilbage til papir, og det ønskede vi ikke, siger underdirektøren.
Billedtekst:
tilfredse - Vi ønskede et system med ensartede processer, siger underdirektør i DFDS, Henriette Schütze (tv.). Lene Kümpel, chef i regnskabsafdelingen, glæder sig over, at hun ikke behøver vente på, at it-afdelingen får tid. Med Visma-systemet kan hun selv oprette nye brugere, konti eller rapporter.
Foto: Torben Klint
Boks:
Andet kig
Computerworld har tidligere under mærket Første kig bragt førstehåndsvurderinger af ny teknologi.
Med Andet kig ser vi på, hvordan det er gået de virksomheder, der har taget den nye teknologi i brug.
Computerworld skrev i januar sidste år, at rederiet DFDS som det første større danske selskab, havde valgt det norske ERP-system Visma. Her er historien om, hvordan det gik.
