Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. oktober 2004.
MÅLE-KULTUR MANGLER: Det er svært at få den offentlige sektor til at bruge business cases. Tre års målrettet indsats fra Projekt Digital Forvaltning har endnu ikke givet resultat. Den offentlige leder træffer derfor stadig beslutninger om it-investeringer på et mindre oplyst grundlag end kollegaen i det private erhvervsliv. Og det er en dårlig forretning.
Kun 10 procent af de offentlige virksomheder udarbejder som hovedregel en business case i forbindelse med it-investeringer.
Det er en grumme dårlig disposition, hvis man spørger underdirektør Ejvind Jørgensen, Rambøll Management og chefen for Den Digitale Taskforce, Thomas Nielsen.
- 10 procent er ikke et tal, jeg er tilfreds med. Bestemt ikke. Og da slet ikke set i lyset af, at der er en sammenhæng mellem brugen af business cases og de gevinster, man opnår, siger Thomas Nielsen.
- Det er heller ikke tilfredsstillende i betragtning af, at det er et område, vi i Taskforcen har brugt rigtig meget krudt på. Vi er gået klart ud med et budskab om at bruge business cases i tre år nu, siger Thomas Nielsen.
Betaler sig
Ejvind Jørgensen, Rambøll Management, kan supplere billedet med en specialkørsel fra IT i Praksis, der viser, at 43 procent af de offentlige virksomheder, der anvender business cases, er rigtig gode til at skabe forretningsværdi mod kun 12 procent af dem, der ikke anvender business cases.
Alligevel mener Ejvind Jørgensen ikke, at man skal bruge business cases i det offentlige, bare Finansministeriet og Taskforcen siger det. Business cases må ikke være pligtarbejde.
- Man bør udarbejde procesorienterede business cases, så man får en reel afdækning af risikofaktorerne og bedre muligheder for at styre dem. Man bør se på business casen som et redskab i hele it-investeringens levetid, siger Ejvind Jørgensen.
Han tror ikke, det bliver en selvfølge i det offentlige at lave business cases hverken i morgen eller næste år. Men en dag vil det blive dagligdag.
- Noget hen ad vejen er det et kulturelt spørgsmål. Der er en stærkere måle-kultur i den private sektor. Men jeg tror, at hovedårsagen er, at det er mere besværligt at lave en business case end at lade være. Derfor sætter man ikke tal på, hvis man ikke bliver presset til det, siger Ejvind Jørgensen.
Rambøll-direktøren mener, at den grundlæggende problemstilling er, at det faktisk er svært at lave en troværdig og anvendelig business case.
Udsagnet om, at det er svært at lave en business case, kan Thomas Nielsen nikke genkendende til.
- Vi har hele tiden vidst, at folk synes, det er svært. Derfor har vi også forsøgt at give dem nogle værktøjer. Men måske har vi ikke brugt energi nok på at fortælle, at der er de værktøjer til fri disposition, siger Thomas Nielsen.
- Vi vil nu overveje, om vi fremover skal stille flere business case-værktøjer til disposition og give de eksisterende et brush up, siger han.
Lederen af Den Digitale Taskforce kan også pege på andre årsager til det lave tal for business case-anvendelse:
- Nogle i det offentlige ved måske stadig ikke helt præcis, hvad en business case er - men ville svare ja, hvis man spurgte dem, om de havde lavet økonomiske beregninger. Andre mener ikke, det er nødvendigt, fordi de ved, at de er nødt til at indføre for eksempel ESDH, fordi alle andre gør det. Men derfor kan man altså stadig have gavn af at udarbejde en business case og bruge den som styringsværktøj, siger Thomas Nielsen.
Bange for fejl
En anden barriere kan være åbenhed i forvaltningen. It-projekter følges tæt, og fiaskoer udstilles i pressen.
- Derfor kan det blive en ulempe, hvis man på et tidligt stadie har meldt en pris eller en tidshorisont ud på baggrund af en business case, som viser sig ikke at holde. Det er svært at slippe helskindet ud af. Og den risiko løber man jo ikke, hvis man undlader at lave en business case, siger Thomas Nielsen.
Det er dog ikke en metode, han anbefaler. I stedet bør man revidere sin business case hver tredje måned.
- Men der er stadig en risiko for, at det kommer til at tage sig ud udadtil, som om man har begået fejl, når man ændrer i sin business case. Den risiko, og den stadigt så udbredte nulfejlskultur i det offentlige, tror jeg, er en af hovedårsagerne til, at den offentlige sektor er bagefter den private sektor med at anvende business cases, siger Thomas Nielsen.
Manglende ledelsesfokus
Han peger endelig på manglende ledelsesfokus som en sandsynlig årsag til den beskedne offentlige anvendelse af business cases.
- Vi kan jo se af IT i Praksis-undersøgelsen, at mange offentlige ledere træffer beslutninger på et mindre oplyst grundlag. Det må jo betyde, at man ikke altid som offentlig leder er interesseret i at få belyst og dokumenteret betydningen af en it-investering. Men her tror jeg, der er et paradigmeskift på vej mod en mere målbar virkelighed i det offentlige, siger Thomas Nielsen.
Ikke mindst taskforcens nye strategi indvarsler en målbarhedsæra i den offentlige forvaltning.
- Der er jo også en tendens til, at politikerne begynder at se mere på de samlede it-omkostninger i den offentlige sektor. At man ser på, hvor pengene skal kanaliseres hen for at gøre mest nytte. At man ser mere bredt på det offentliges it-anvendelse, siger Ejvind Jørgensen.
- Det er ofte krise, der fremmer forandring. Og i det offentlige er der en stigende kamp om pengene, som vil fremme en måle-kultur, siger Ejvind Jørgensen.
Staten bedre end kommunerne
Netop de konstante sparekrav og den rutinemæssige treprocents årlige beskæring af de statslige driftsbudgetter fremmer strukturerede målinger.
I kommuneaftalen for 2005 er det for første gang direkte skrevet ind, at regeringen og KL i fællesskab opfordrer kommunerne til at bruge business case-værktøjer til at vurdere effekten af digitaliseringsprojekter.
Og det ligner en god ide, for ifølge Rambølls tal er staten er noget bedre til at bruge business cases og strukturerede målinger og opfølgning på business cases end kommunerne.
- Staten er mere disciplineret, og det er også i staten man er bedst til at bruge de redskaber, som Den Digitale Taskforce og VTU stiller til rådighed. Statslige institutioner er hurtigere til at bruge integrationsteknologi og er simpelthen mere teknologimodne, siger Ejvind Jørgensen.
I kommunerne er billedet, at jo større kommunerne bliver, jo mere it-disciplineret er den.
- Der er en klar sammenhæng, siger Ejvind Jørgensen.
Dermed lover strukturreformen godt for den fremtidige brug af business cases og strukturerede effektmålinger af de nye, større kommuners it-investeringer.
Billedtekst:
"Den stadigt så udbredte nulfejlskultur i det offentlige er en af hovedårsagerne til, at den offentlige sektor er bagefter med at anvende business cases."
Thomas Nielsen, leder af Den Digitale Taskforce
Foto: Torben Klint
Billedtekst:
"Det er ofte krise, der fremmer forandring. Og i det offentlige er
der en stigende kamp om pengene, som vil fremme en måle-kultur."
Ejvind Jørgensen, underdirektør i Rambøll Management
Foto: Torben Klint
Boks:
Fakta om business cases i det offentlige
Kun få bruger business cases
IT i Praksis 2004 viser, at kun 10 procent af undersøgelsens offentlige virksomheder kan svare ja til, at de i høj grad udarbejder en business case ved digitaliseringsprojekter. 19 procent svarer, at de gør det i nogen grad.
Business cases betaler sig
En samkørsel af IT i Praksis-undersøgelsens svar om business cases og effekt af it-investeringer viser, at det betaler sig at bruge business cases.
Således siger 43 procent af dem, der i høj grad bruger business cases, at de har opnået større positive effekter på forrentningen af deres it-investering.
Kun 12 procent af dem, der ikke bruger business cases, svarer ja til, at de har opnået større positive effekter på forretningen.
Omvendt er 32 procent af dem, der ikke anvender business cases, dårlige til at skabe forretningsværdi. Kun syv procent af dem, der udarbejder business cases, er dårlige til at skabe forretningsværdi.
Staten bedre end kommunerne
Brugen af business cases er mere udbredt i staten (37 procent) end i kommunerne (21 procent). Blandt de store kommuner bruger 26 procent business cases.
Målbarhed er den største udfordring
IT i praksis 2004 viser, at både it-chefer og forretningsansvarlige såvel i det offentlige som det private mener, at opgørelse af omkostninger og værdi ved it-investeringer er den største udfordring overhovedet.
