Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 4. juni 2004.
Beskæftigelsesministeriet vil spare yderligere fem procent om året i tre år på it-
omkostningerne.
Midlerne er koncern-it, standardisering og en drastisk beskæring af antallet af leverandører.
EGOV
Beskæftigelsesministeriet har netop fået gennemført en international Gartner Benchmarking af dets it-omkostninger.
Målingen placerer ministeriet lunt i svinget omkring index 80, svarende til cirka 40.000 kroner pr. it-arbejdsplads. Den gennemsnitlige omkostning hos sammenlignelige myndigheder i resten af Europa er cirka 50.000 kroner (index 100).
Benchmarkingen er baseret på tal fra 2002. At tallene er fra før indførelsen af koncern-it, gør it-direktør i Beskæftigelsesministeriets IT, BIT, Michael Wright ekstra glad.
Vil spare 40 millioner
Undersøgelsen har dels givet Michael Wright et værktøj til at udpege områder, som kan optimeres - og dels blod på tanden til at effektivisere for 40 millioner kroner i de kommende tre års budgetter.
- Nu strammes skruen igen, selv om der faktisk ikke er meget overflødigt fedt. Det bliver spændende at se, hvor meget vi alligevel kan realisere de næste tre år, siger han.
På spørgsmålet om, hvordan han er kommet frem til tallet 40 millioner kroner, svarer Michael Wright:
- Det er en ledelsesbeslutning. Det er et ambitiøst, men også realistisk mål, som fremkommer ved at skære fem procent af budgettet hvert år i tre år. Men 70-80 procent af vores opgaver er outsourcet, så en tilsvarende procentdel af de 40 millioner kroner skal hentes her, hvis der skal være proportionalitet i tingene - og det skal der.
Han understreger, at ambitionen om at spare 40 millioner kroner ikke vil medføre forringelse for brugerne, men at der tværtimod i samme periode skal opnås bedre oppetider og svartider.
- I Beskæftigelsesministeriet koster hvert procentpoint i oppetid 5-15 millioner kroner. Derfor har vi valgt, at oppetiden skal være 99,5, siger Michael Wright.
Færre leverandører
Han kalder BIT's mange it- og sourcing-leverandører for "et fordyrende element."
- Sig navnet, og vi har dem. Alene at holde møder med dem og holde styr på dem er meget ressourcekrævende, siger han.
BIT's leverandører er for eksempel TDC, IBM, Mærsk Data, Unisys, CSC, KMD, Siemens, Teleca - og en hel masse andre.
- Vi skal i gang med at lave en sourcing-politik og have bragt antallet af leverandører ned over et par år. Leverandørerne ved det godt. Og sagt på jysk ville vi absolut ikke have noget imod, at nogle af vores leverandører gik i samarbejde om at have os som kunde, eller dannede konsortier, så vi kun skulle lave aftaler med én part. Det vil vi gå ud og appellere til, at de gør i den kommende tid for at få styringsopgaven gjort mindre, siger Michael Wright.
Det erklærede mål er at komme ned på tre-fem leverandører, leverandørsamarbejder eller konsortier over en årrække.
Standardisering
It-direktøren er allerede kommet langt med standardiseringen og effektiviseringen i forbindelse med og i forlængelse af indførelsen af koncern-it.
Eksempelvis har det givet meget at standardisere pc-arbejdspladserne: Jo mere uens de er, og jo flere forskellige programmer folk har liggende, jo dyrere er en pc-arbejdsplads.
- Vi har også fået ét fælles e-postsystem. I 2002 var der tre forskellige e-postsystemer i Beskæftigelsesministeriet. De ens systemer, der fandtes, var i forskellige versioner, siger Michael Wright.
Et andet eksempel er, at alle myndigheder havde deres egne netværksforbindelser. Det var rigtig, rigtig dyrt. BIT er nu undervejs med et samlet netværksudbud.
Oven i standardisering og konsolidering kommer digitaliseringsgevinsten. På Beskæftigelsesministeriets område melder 40 procent af alle ledige sig nu ledige på nettet. I tal er det 300.000 ud af 800.000 mennesker, der på årsplan rammes af ledighed. Samme tendens ser vi arbejdsskadeområdet, hvor en stærkt stigende andel nu kommer ind elektronisk.
- Der ligger milliardbeløb og venter, når borgerne begynder at betjene sig selv, siger Michael Wright.
Koncern-it i staten?
Han mener også, der ligger besparelser i, at de it-ansvarlige i staten ganske enkelt taler mere sammen.
- Vi er så småt ved at blive bedre til at stikke hovederne sammen og høre, hvad de andre betaler for dette og hint. Det har vi allerede sparet skatteyderne for mange penge ved. Jeg tænker nogle gange: hvad nu hvis andre gjorde ligesom os? Hvorfor indfører alle ministerier ikke koncern-it? Ja, hvorfor indfører vi ikke koncern-it i hele staten, spørger han og tilføjer:
- Leverandørerne må være ved at dø af grin over, hvad vi betaler. Desværre er leverandørerne også de eneste, der har overblik over, hvad den offentlige sektor køber ind. De ved jo nøjagtigt, hvad de sælger til staten, ministerium for ministerium. Men i staten ved vi det ikke selv.
- Man kan næsten ikke forestille sig, hvor meget der kunne spares, hvis hele staten købte hardware ind sammen; pc'er i titusindvis. Sikke priser, man kunne få. Og tænk hvis man kom og skulle have mange tusind licenser ad gangen? I Hongkong har hele administrationen ét fælles netværk, ét fælles e-postsystem og fælles it-sikkerhed. Det kan hele den offentlige sektor i Danmark ikke gøre. Men staten kunne gøre det, mener Michael Wright.
Boks: It-udgifterne
I Gartner-benchmarkingen opdeles it-udgifterne for hvert aktivitetsområde i fem grupper: Udvikling, vedligeholdelse, distribueret computing, NT-servere og Unix-servere. På hvert område kan man se den aktuelle udgift og forholdet til sammenligningsgruppen.
Boks: BIT - Beskæftigelsesministeriets IT
Det er halvandet år siden, Beskæftigelsesministeriet indførte koncern-it og samlede hele ministerområdets it-drift og udvikling i BIT (Beskæftigelsesministeriets IT).
BIT kører it for Departementet, Arbejdsmiljøinstituttet,
Arbejdsmarkedsstyrelsen og arbejdsformidlingsregionerne, Arbejdsdirektoratet, Arbejdstilsynet og tilsynskredsene samt Arbejdsskadestyrelsen. Den årlige driftsbevilling er på cirka 150 millioner kroner.
I alt skal 4.000 medarbejdere fordelt på 130 lokationer serviceres af BIT, som har outsourcet 70-80 procent af driftsopgaverne. le
Billedtekst: - Vi skal have bragt antallet af leverandører ned over et par år. Leverandørerne ved det godt. Og sagt på jysk ville vi absolut ikke have noget imod, at nogle af vores leverandører gik i samarbejde om at have os som kunde, eller dannede konsortier, så vi kun skulle lave aftaler med én part, siger Michael Wright, it-direktør i Beskæftigelsesministeriets IT. Foto: Torben Klint
