Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 23. april 2004.
It-leverandørerne beder i disse dage kollektivt til, at politiske sammenlægninger og it- og administrative sammenlægninger i kølvandet på strukturreformen
ikke skal foregå samtidig. Nationale sammenlægningsbølger og it-milepæle lyder nogle af anbefalingerne.
I Indenrigsministeriet er assisterende ministersekretær Jakob Krogh onsdag meget ordknap og påholdende med information om, hvordan arbejdet med at blive klar med regeringens udmelding om strukturreformen går.
- Sidst i april, lyder den korte melding fra Jakob Krogh, som overhovedet ikke vil gå i detaljer om, hvordan eller hvor hårdt der arbejdes i ministeriet på at blive færdig med en plan for fremtidens opgavefordeling i den offentlige sektor - og dermed kommunestørrelse - samt køre- og tidsplaner for reformens gennemførelse.
Oplysninger, der ventes med spænding af både borgere, offentligt ansatte - og af myndighedernes it-leverandører, der gennem mindst et halvt år nu har rustet sig til at klare en opgave, de ikke kender omfanget af.
Selv om der ikke foreligger en lov, endsige en politisk aftale, har KMD-ledelsen besluttet, at strukturreformen for tiden er det vigtigste projekt i KMD.
- Vi opererer med to scenarier. Forberedelsen er meget forskellig, så vi venter i stor spænding på, om vi skal gå til højre eller venstre, siger projektchef Jens Otto Størup, KMD.
Tidsfaktor
Før regeringens udmelding "sidst i april" er opmærksomheden i høj grad rettet mod de tidsfrister, der er afgørende i it- og udbudssammenhæng.
- Hele min fantasiverden falder til jorden, hvis det hedder fuldt fungerende nye kommuner den 1.1.2006. Det er helt urealistisk. Jeg frygter, at politikerne ikke har tænkt på, at det skal kunne lade sig gøre at få it-systemerne lagt sammen i praksis. Det er desværre typisk offentligt, at man sætter et skib i søen og så ser, hvad der sker, siger administerende direktør for ESDH-leverandøren FICS Danmark A/S, Bent Marcussen.
Hos KMD håber Jens Otto Størup også på, at man ikke bliver lukket inde i et snævert tidsvindue.
- Det, der kan holde mig vågen om natten lige for tiden, er, at politikerne måske i iver for at koble det hele sammen i en smart indpakning med én dato glemmer de praktiske aspekter, siger Jens Otto Størup, der dog understreger, at KMD godt kan blive klar til en big bang it-sammenlægning i januar 2006.
- Men vi mener, det er unødvendigt forceret at gøre det hele på en gang. Det er også mere risikabelt. Det er nok heller ikke realistisk, men det skyldes snarere mangel på beslutningskompetence i nykommunerne, mener han.
Der er for eksempel kun cirka halvanden måned fra det planlagte valg i november 2005 til den forventede dato for kommunesammenlægningerne.
Beslutninger
Erfaringerne fra Bornholm siger, at der skal gå mindst seks til ni måneder fra den politiske og administrative ledelse er på plads, til den er i stand til at tage beslutninger om it-understøttelse og videreførelse eller anskaffelse af nye it-systemer.
- Som leverandør til Bornholms Regionskommune har vi kunnet følge med i på sidelinien, hvor store kulturforskelle der var mellem kommunerne på selv så lille en ø som Bornholm. Forskellige måder at gøre tingene på betyder meget, når kommunernes administration og it skal lægges sammen, siger Bent Marcussen, FICS.
De kommunale it-chefer kan derfor ikke bare begynde på det praktiske sammenlægningsarbejde fra dag et, men skal først igennem mange diskussioner - indbyrdes og med deres chefer, som først skal ansættes.
- Hvis tre kommuner med tre forskellige ESDH-systemer skal lægges sammen, vil det forsinke processen og gøre den sværere. For alle parter vil selvfølgelig forsvare de it-investeringer, de allerede har foretaget, forudser Bent Marcussen.
Bagerst i køen
Hertil kommer forventlige magtkampe i forbindelse med kommunesammenlægningerne om mange ting, der sikkert står højere på listen end it-systemer.
Erfaringerne fra Bornholm viser, at it-spørgsmål nemt ryger bagerst i køen, når bølgerne går højt i de politiske forhandlinger i en kommunesammenlægning. Både tidsforbrug og omkostninger bliver nemt undervurderet.
På Bornholm fravalgte Sammenlægningsrådet da også til sidst, på grund af tidsmangel, at holde det lovpligtige EU-udbud ved køb for over 1,9 millioner kroner i forbindelse med en ny it-kontrakt, der var over 20 millioner kroner værd. KL arbejder i øjeblikket på en vejledning om udbud i forbindelse med strukturreformen.
På Bornholm lod man de gamle it-systemer køre videre cirka et halvt år efter sammenlægningen, indtil man var klar med integrerede it-systemer 1. juli 2003.
Og det var ifølge både Jens Otto Størup og Bent Marcussen både en nødvendighed og en udmærket løsning.
Mulige veje
- Vi tror og håber på, at man vælger at adskille den politiske og den administrative og it-mæsige sammenlægning, således at der bliver en periode på et par år, hvor man kan lave en række fælles integrationsbølger. Fusionerne i finansverdenen har vist, at det sagtens kan lade sig gøre at skille tingene ad. Der bør dog være faste tidsfrister, siger Jens Otto Størup.
Han understreger, at de nationale konverteringsbølger skal foregår efter fælles tidsplan og omfatte alle kommunale leverandører og statslige myndigheder som for eksempel cpr.
- Opgaven er ikke løst ved, at det kun er KMD-systemerne, der kommer med over, siger KMD-projektchefen.
En mulig vej kunne være fælles nationale milepæle efter eDags-konceptet, for, hvornår en nykommune skal have nået forskellige mål.
- Milepæle vil dels modvirke, at nogle kommuner kommer meget langt bagefter med digitalisering og fælles it-infrastruktur, hvilket i sidste ende kan betyde forskelsbehandling af borgerne og dels give ledelsen et måske nødvendigt skub i ryggen til at få truffet nogle beslutninger og føre dem ud i livet, siger Bent Marcussen.
Processer først
Med det kendskab, han som ESDH-leverandør i cirka 20 kommuner har til arbejdsgangene, er hans råd til nykommunerne at videreføre de gamle ESDH-systemer, indtil man i den nye ledelse har fået lavet en arbejdsgangs-procesbeskrivelse.
- Ved først at blive enige om processerne har man meget bedre chance for at få en løsning, der virker. Så det ville jeg nok overveje, hvis jeg var leder i en nykommune, der var lagt sammen af en tre-fire småkommuner med forskellige kulturer og traditioner for måden at gøre tingene på, siger Bent Marcussen og tilføjer:
- Strukturreformen forærer på den måde den kommunale ledelse en mulighed for faktisk at være ledelse og beslutte nye arbejdsgange.
Ud over trinvise sammenlægninger ønsker Jens Otto Størup sig af regeringens udspil, at det er så realistisk, pragmatisk og praktisk som overhovedet muligt.
- Hvorfor gøre det sværere end nødvendigt, spørger han.
Billedtekst:
- Vi venter i stor spænding på, om vi skal gå til højre eller venstre, siger projektchef Jens Otto Størup, KMD.
Arkivfoto
