Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 16. april 2004.
ToldSkat bruger årligt mellem 10 og 20 millioner kroner på konsulenter, og her på tærsklen til et af danmarkshistoriens største it-moderniseringsprojekter er skatteopkræverne mere afhængige af konsulenternes tjenester end nogen sinde.
I starten af året blev den kommende modernisering af ToldSkats gigantiske it-installationer for alvor skudt i gang. Det skete, da første runde udbud blev afgjort. Det var ikke valg af systemintegratorer og outsourcing-leverandører, der var på programmet, men derimod det endelige valg af de konsulenthuse, der skal bistå ToldSkat gennem hele projektet, som har en estimeret værdi af 400 millioner kroner.
To konsulenthuse har været inde over projektet i planlægningsfasen med rapporter og anbefalinger om moderniseringen, og i selve projektet er fire huse valgt til at støtte ToldSkat i henholdsvis it-strategi og analyse og planlægning af infrastrukturen.
Den overførte viden
Preben Kristiansen er underdirektør hos ToldSkat og spydspids for moderniseringen. Ifølge ham er ToldSkats strategi for brug af konsulentbistand en nødvendighed, hvis egne medarbejdere skal opkvalificeres.
- Vi har en vidt udbygget outsourcingstrategi. Vi har stort set outsourcet alt, hvad outsources kan, så styring af leverandører er derfor meget vigtig for vores organisation. Derfor er opkvalificering af vores egne folk til blandt andet leverandørstyring et nøglepunkt i systemmoderniseringen og i vores ønske om at være udviklingsorienteret. De konsulenter, som formår at overføre viden bliver derfor betragtet som de mest attraktive, siger han.
Ønsket om videnoverførsel fra konsulenter til egne medarbejdere er generelt for de fleste virksomheder. Det store spørgsmål er imidlertid, hvordan man finder frem til de konsulenter, der både formår at løse opgaver og samtidig lære fra sig.
- Den måde, vi finder frem til dem på, er en kombination af referencer og praksis, for selvfølgelig gælder det om at have løbende kontakt til konsulentbranchen og danne sig et billede af, hvor deres forskellige kompetencer ligger, men den stærkeste metode er at teste dem, og det kan man kun i konkrete projekter, siger han.
ToldSkat har ifølge Preben Kristiansen derfor valgt en strategi, hvor man igennem småprojekter afprøver de forskellige konsulenthuses kompetencer og evne til videnoverførsel, før man slipper dem løs på større projekter.
Narko
Et årligt forbrug af konsulentydelser på mellem 10 og 20 millioner kroner ligger i den tunge ende af skalaen, og Preben Kristiansen indrømmer da også, at det er en konstant udfordring at finde det rigtige niveau.
- Det farlige ved brug af konsulenter er, at man nemt bliver afhængig. De kan blive som et narkotikum. I de tilfælde bruger man dem i stedet for at forholde sig skarpt til, hvad det er, man selv kan. Der er ikke det problem, man ikke kan præsentere for topledelsen om en overhængende trussel, med ønske om akut løsningsbistand, men det betyder, at budgettet lige pludselig stiger og ikke er i takt med organisationens reelle problemstillinger, siger han.
Og overforbrug er en udfordring, der ikke bare skaber problemer på budgetniveau, også internt i organisationen blandt personalerepræsentanterne, sættes der spørgsmålstegn ved, om pengene ikke er bedre brugt på egne folk.
- Det er en udfordring hele tiden at afveje, hvornår skal vi bruge konsulenter. Det er dyrt købte timer, og man bør vurdere, hvad man ville kunne få i forhold til for eksempel at uddanne egne medarbejdere, siger han.
På vores side?
Som kunde hos konsulenthusene har man hos ToldSkat både gode og dårlige erfaringer med i bagagen. Mens konsekvensen af dårlige erfaringer uvægerligt bliver et stop for køb af tjenester hos det pågældende hus, som hos enhver anden utilfredsstillende leverandør, er der ifølge Preben Kristiansen alligevel en række aspekter ved konsulentbrug, der adskiller sig.
-Det interessante ved konsulenter er, at det umiddelbart virker som om, de er mere på ens side end andre leverandører. Man indgår, for at bruge et fortærsket udtryk, nemmere et partnerskab. Men sandheden er jo, at hvis de ikke leverer varen, eller hvis de plejer deres egne økonomiske interesser lidt for aktivt, så skal de behandles lige så hårdt som enhver anden leverandør. Men der er nok en tendens til at give dem længere snor, siger han.
Ansvar
Det er en stående vittighed at det offentlige ikke siger noget, før der ligger tre rapporter, der bekræfter, at en given handling er hensigtsmæssig. Hos ToldSkat har man fået udfærdiget to rapporter om systemmodernisering fra to forskellige huse. En proces, der har taget over tre år. Alligevel afviser Preben Kristiansen, at konsulenter kan bruges som et skjold mod ubehageligheder. Det endelige ansvar for projekterne ligger hos kunden.
- Det er en fejl at tro, at man kan skyde beslutningsansvaret fra sig, fordi man har en konsulentrapport i ryggen. Det ligger i virksomheden. Man skal huske, at hvis konsulenter er rigtig gode, kan de blive en del af strategien, men det bør aldrig blive dem, der videreudvikler hverken den eller vores kultur. Det ansvar ligger hos os, siger Preben Kristiansen, som dog godt kunne ønske sig, at konsulenterne smider ‘pænheden', som han mener er udbredt i branchen.
Boks:
Vælg med omhu
Der omtrent lige så mange måder at vælge konsulenter på som der er konsulenttyper. Her er en række råd til at undgå de værste faldgruber.
gode råd
Pas på med at købe på prisen alene: Der er stor forskel på, hvad du får ud af en konsulent til henholdsvis 1.000 kroner i timen og 3.500 kroner i timen. Se på, hvilket team du bliver tilbudt og vurder i forhold til dine behov. Et hold bestående af juniorkonsulenter er billigere, men ikke nødvendigvis lykken i sidste ende. En lav fastlagt pris for eksempel i forbindelse med udbud, kan forhindre de rigtige spillere i at byde og efterlade dig med de desperate.
Tjek referencer: Uanset hvordan du vælger dine konsulenter, så tag tiden og tjek referencerne. Det gælder også, selv om du kender konsulenterne. Sørg for, at de har de nødvendige kompetencer til det projekt, du skal i gang med. Dovenskab er roden til alt ondt, så undgå at stole blindt på konsulenternes udstillingsreferencer. Erfaringer fra projekter, hvor tingene gik mindre glat vil ofte forberede dig bedre end referencer, hvor "det gik fantastisk, det var et strålende partnerskab". Hvis dine ressourcer er begrænsede, så brug dit netværk.
Undgå den eneste ene: Det er usandsynligt, at et konsulenthus vil være markedets mest kompetente på alle typer af projekter. Konkurrence skader ikke.
Forbered det uforudsigelige: Tal med konsulenterne om, hvad der sker, hvis konsulentfirmaet bliver solgt midt i projektet, eller hvis nøglekonsulenter for dit projekt skifter arbejde midt i projektforløbet.
Kommuniker klart: Når du mødes med konsulenterne inden endelig aftale, så lad én person fortælle om målene og rammerne for projektet. Jo flere, der taler, jo større sandsynlighed for forvirring.
Projektansvaret er dit: Projektstyringen og ansvaret for det endelige udfald er dit. Selvom konsulenterne er på din side, er de stadig dine leverandører og skal behandles som sådan. Du kan ikke outsource hverken ledelse eller det endelige ansvar.
