Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 26. marts 2004.
UNDER RECONSTRUCTION: Den Digitale Taskforce fastholder, at virk.dk skal være indgangen for erhvervslivet til det det offentliges digitale services. Brugerne bakker tanken op, men er ikke imponerede af virk.dk. Bedre koordinering mellem de 65 myndigheder og flere incitamenter er nødvendige. Straffen for ikke at indgå i et samarbejde er for lille, og risikoen for at miste ressort eller at andre høster gevinsterne er for stor.
En dårlig spiral. Sådan lyder den korte beskrivelse af den udvikling, erhvervsportalen virk.dk indtil nu har gennemgået.
En lidt længere forklaring lyder, at det ellers internationalt roste private-offentlige partnerskab om offentlige e-services til erhvervslivet, som går på tværs myndighedsgrænserne i den offentlige sektor og sætter brugeren i centrum er rigtig tænkt, men uhyre svært at realisere i praksis.
At virkeliggøre ideen om at sætte brugeren i centrum kan nemlig ikke lade sig gøre uden at gennembryde murene i de offentlige siloer, og det udløser magtkampe, ressort-stridigheder, udmanøvrering af andre og egen digital positionering, jalousi, embedsmands-ulydighed, passivitet og hvad man ellers har fantasi til at forestille sig hos de involverede ca. 65 myndigheder. Det gør ondt at sætte brugeren i centrum.
Fokus på organisation
Hertil kommer øvrige interessenters og følgegruppers forskellige interesser, ikke mindst brugernes, det private konsortiums performance, de tekniske vanskeligheder forbundet med it-pionerarbejde og den offentlige partners koordineringskraft.
Den helt udtømmende forklaring på virk.dk's vanskeligheder tvivler flere af eGov's kilder på, at offentligheden nogensinde får. Men netop nu er en analyse, foretaget af Den Digitale Taskforce og Competence House, sidstnævnte på vegne af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, ved at være færdig og forventes klar i april måned.
Ved redaktionens slutning var undersøgelserne endnu ikke afsluttede, men specialkonsulent Pelle Øby Andersen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen siger, at analysen især har fokus på forretningsmodel, strategi og organisation.
- Incitamentsstruktur, indholdsstyring/indholdsstrategi og kommunikation er nogle af de områder, hvor der har vist sig at være problemer af ikke-teknisk art, som vi må til bunds i for at få virk.dk til at fungere efter hensigten i fremtiden, siger Pelle Øby Andersen.
Tekniske problemer
Hertil kommer de tekniske problemer, som der allerede 1. marts er lavet en liste over.
Det mest presserende problem er ifølge Pelle Øby Andersen rettighedsstyringen i forbindelse med virksomhedscertifikater til digital signatur.
- Det har vist sig at være meget kompliceret, juridisk og teknisk, at styre hvem i en virksomhed, der har ret til hvad, når der logges på med virksomhedscertifikater, siger han.
Det næstmest presserende tekniske problem handler om oppetider, svartider og driftsstabilitet på sitet.
- IBM har endnu ikke været i stand til at bestå den driftssprøve, som de skulle have bestået pr. 1. januar, så IBM er nu inde i den udbedringsfase på 100 dage, som udløber midt i april, siger Pelle Øby Andersen.
Endelig har der været generelle logon-problemer med digital signatur.
- De her tekniske problemer skal selvfølgelig løses, uanset hvad analysen ellers viser om de organisatoriske og strategiske udfordringer, siger Pelle Øby Andersen.
10.000 ugentlige brugere
Der har helt fra start været tekniske problemer med virk.dk, hvor særligt driftsstabiliteten og den digitale signatur har givet problemer.
Direktøren for virk.dk, Timmo Ritzau, fratrådte sidst i november. Fungerende administrerende direktør har siden været bestyrelsesmedlem Finn Schultz.
Kun 1.500 virksomheder er registreret som brugere af digital signatur på virk.dk, som på ugentlig basis har 10.000 unikke brugere. Det har været med til at forsinke udrulningen af digital signatur.
- Det forsøger vi ikke at løbe fra, men jeg synes egentlig, at 10.000 ugentlige brugere er fint under de forhold der er, siger Pelle Øby Andersen.
Samtlige 65 myndigheder fik i slutningen af 2003 et brev fra bestyrelsen af Projekt Digital Forvaltning, hvor det blev bøjet i neon, at virk.dk skal være den primære portal eller hovedindgang, som alle myndigheders digitale services til erhvervslivet bør rettes imod.
Hermed forsøger regeringen at få de mange myndigheder til at indordne sig, så det i praksis kan lade sig gøre at sætte brugerne i centrum.
Brugeren i centrum
- Det er nødvendigt, at en serviceportal som virk.dk tilbyder services fra alle de myndigheder, som har kontakt med erhvervslivet. For at virksomhederne kan få en reel tidsbesparelse, skal visionen om én indgang, ét sted og én indberetning, én gang gennemføres, ellers vil virksomhederne ikke bruge digitale services, siger MMV-chef (Mindre og Mellemstore Virksomheder) Lone Saabye, Dansk Industri.
Udgangspunktet for en serviceportal som virk.dk skal altså være mødet med brugeren - og ikke de enkelte myndigheders møde med virksomheden, som den offentlige sektor traditionelt er indrettet til med sine vertikale siloer.
- Ideen med portalen er rigtig nok, men reelt har det vist sig at være meget vanskeligt af gennemføre visionen. Hvert eneste serviceområde på virk.dk skal cleares med mange aktører og interessenter - og man skal igennem en større kamp mellem myndighederne hver gang, siger Lone Saabye.
I store offentlige projekter sker organisatoriske forandringer af virk'ske dimensioner normalt kun, hvis incitamentsstrukturen er rigtig. Sagt på en anden måde skal der være både pisk og gulerod til de medvirkende myndigheder.
Ellers vil de forsøge at smyge sig uden om, for eksempel ved at forholde sig passive.
Efter hvad Computerworld eGov erfarer har myndigheder, der som for eksempel ToldSkat allerede selv havde opbygget digitale løsninger, selvklart ikke haft særlig meget incitament til at give afkald på deres egen kontakt til brugerne og gå med i virk.dk - uden at få noget til gengæld.
Koordinering nødvendig
Cand. scient. pol. Henrik Kähler, der har skrevet speciale om koordinering på tværs af myndighederne i forbindelse med digitalisering, nævner virk.dk som et godt eksempel på, at Projekt Digital Forvaltning og Den Digitale Taskforce virker. Men ikke godt nok.
- ToldSkat og Erhvervsministeriet arbejdede på hver deres løsning. Begge mente, at deres løsning skulle være erhvervslivets eneste indgang til det offentlige. Uden en neutral Taskforce for bordenden som mægler, ville de formentlig have arbejdet videre med hver deres løsning og hver især håbet på, at deres løsning ville vinde til sidst. Men på grund af Projekt Digital Forvaltning var de to myndigheder nødt til at acceptere en fælles løsning. Selvom ressortkonflikterne mellem dem fortsætter, er der dog blevet etableret en fælles løsning, siger Henrik Kähler.
Han mener, at virk.dk kan ses som et af de første klare eksempler på, at digitaliseringsprojekter kommer til at betyde stadigt større omkostninger og gevinster for de involverede myndigheder og dermed større potentielle konflikter.
Derfor vil behovet for styring på tværs også stige.
- Det er først nu, at projekterne med stort potentiale for alvor kommer. Derfor er det nu, det begynder at gøre ondt på de involverede myndigheder, fordi arbejdsrutiner skal ændres radikalt, og der skal afholdes omkostninger, som andre måske høster gevinsterne af, siger Henrik Kähler.
Han peger på, at der selv i de hidtidige fælles digitaliseringsprojekter, med deres relativt begrænsede konflikt- og risikoniveau, er opstået blokeringer fra aktører, der frygtede for deres interesser.
Gevinster bør fordeles
- Fremover bliver der brug for mere koordinering. Straffen for ikke at indgå i et samarbejde er for lille, og risikoen for at miste ressort eller at andre høster gevinsterne er omvendt for stor. En løsning kunne være at enes om, at ingen myndighed må tabe økonomisk på at gå med i tværgående projekter, siger Henrik Kähler.
- Ideen med de fleste digitaliseringsprojekter er jo at få besparelser, derfor burde der også være råd til at kompensere de tabende myndigheder, siger han.
Henrik Kähler mener, at fordeling af omkostninger og gevinster mellem myndighederne kan ske på baggrund af business cases baseret på taskforcens værdiestimeringsværktøj.
- Det vil ikke afhjælpe de organisatoriske og ressortmæssige problemer, som virk.dk også har oplevet. Men hvis myndighederne oven i købet skal frygte for deres pengepung, kan man ikke fortænke dem i at være tilbageholdende med samarbejdet, siger Henrik Kähler.
Han finder, at det ville være en ubetinget fordel, hvis Regeringens Økonomi- og Koordinationsudvalg kommer på banen, fordi truslen om at stå skoleret over for Projekt Digital Forvaltnings bestyrelse vil overgås af at blive irettesat af Koordinationsudvalget.
- Det ville være godt med en klar udmelding fra Økonomi- og Koordinationsudvalgene om, at der vil blive grebet ind over for manglende samarbejde om digital forvaltning, siger Henrik Kähler.
Holder hesten
Hos brugerorganisationen Dansk Industri, erkender MMV-chef Lone Saabye, at man nok kom til at ride lidt rigeligt med på portal-begejstringsbølgen. Siden er DI blevet mere realistisk i sine forventninger. Man klapper nu hesten, om end DI stadig slutter 100 procent op om den oprindelige ide med skræddersyning af virk.dk til de enkelte brancher, ja endda helt ned på virksomhedsniveau.
- Vi ser stadig vores rolle som central i forhold til at lægge pres på alle de offentlige aktører for at de skal være med i virk.dk og dermed give afkald på at have deres egen portal. Men det har været en kamp op ad bakke indtil nu. Det vil være en bedre strategi at lave nogle gode løsninger, som for eksempel hvis det kommende sygedagpenge-projekt kommer til at fungere så godt, at andre myndigheder får lyst til at være med, så vi kan få gang i en positiv spiral, siger Lone Saabye.
- Vi tror stadig på ideen og intentionerne, men vi har erkendt, at der nok kommer til at gå år, før virk.dk bliver en rigtig god samlet offentlig løsning. Indtil nu er løsningerne ikke så gode, at vi kan anbefale virk.dk til vores medlemmer. Vi har åbent sagt, at der skal ske markante forbedringer, før vi vil gøre det, siger Lone Saabye.
Hun er glad for, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har flyttet sig.
- For et halvt år siden mente de, at hvis bare brugerne var der, så skulle de gode løsninger nok følge efter. I dag giver de udtryk for, at de godt kan se, at virk.dk skal blive bedre, før der er et incitament for brugerne til at komme, siger Lone Saabye.
Hendes råd til regeringen er at overveje at investere mere virksomhedernes indgangsparti til det offentlige og gøre den offentlige del af virk.dk langt mere synlig.
- Hvis virk.dk virkelig skal være indgangen, så skulle man nok overveje, hvad der skal være kerneydelsen på virk.dk. Det nytter ikke noget, at der ligger alt muligt andet skrammel på en portal, der vil have den status. Måske kunne man overveje en gang til, om det ikke var bedre, at det offentlige selv drev portalen, siger Lone Saabye.
Fakta:
Offentligt-privat partnerskab
Efter en projektkonkurrence i sommeren 2001 vandt et konsortium bestående af Krak, IBM, Dafolo og Kapow opgaven med at opbygge virk.dk. Krak skrev kontrakt i september 2002 med Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, som var ophavsministerium til ideen. Virk.dk er etableret som selvstændigt aktieselskab.
De offentlige partnere er Økonomi- og Erhvervsministeriet, Skatteministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Fødevareministeriet, Miljøministeriet og den Digitale Taskforce samt KL og Amtsrådsforeningen. De udøver partnerskabet gennem styregruppen for servicefællesskabet eErhverv, som Den Digitale Taskforce er formand for.
I slutningen af 2003 besluttede styregruppen for eErhverv at udarbejde en analyse af virk.dk. Analysen har til formål at vurdere, om målsætningerne for virk.dk er opnået, identificere eventuelle problemer og komme med løsninger på dem, samt at udarbejde en strategi for den videre drift og udvikling. Undersøgelsen, som laves af Competence House og Den Digitale Taskforce i fællesskab, forventes færdig i april.
Høste-så problematik
Den høste-så problematik, som har ramt virk.dk, tages der hånd om i den nye strategi for Projekt Digital Forvaltning, hvor der blandt andet står:
"De oprindelige investorer er ikke nødvendigvis sammenfaldende med de, der henter gevinsten. Ikke mindst når der er tale om forskellige former for fælles eller tværgående serviceleverancer med mange deltagere på forskellige niveauer. Denne såkaldte høste-så problematik kan resultere i lokale, kortsigtede løsninger, der ikke understøtter visionen om en sammenhængende offentlig sektor. En yderligere problematik vedrører prissætning af digitale services og data, hvor den enkelte transaktions marginale pris stort set er nul, men etableringen af den initiale information - og vedligeholdelsen af denne - har betydelige omkostninger, der skal dækkes."
Den Digitale Taskforce vil i en række initativer prøve at imødegå og afbøde de negative virkninger og støtte myndighederne i at indgå i tværgående projekter og etablere løsninger på tværs af myndighedsskel.
