Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 26. marts 2004.
udbytte: Digital ledelse har givet Udenrigsministeriet en uventet
ressourcebesparelse - en halvering af it-omkostningerne pr. medarbejder.
Koncern-it, standardisering og
centralisering har samtidig givet store kvalitetsforbedringer, fælles
videngrundlag og større agilitet.
Det, som mange andre snakker om, har Udenrigsministeriet gjort. Indført digital ledelse. Indført koncern-it, centraliseret, rationaliseret, afskaffet de proprietære systemer, udraderet it-øerne, afskaffet siloerne, indført fælles arkitektur, standarder og platform og skåret it-omkostningerne ned med 50 procent pr. medarbejder - og samtidig øget kvaliteten.
Alt dette blev realiseret forud for EU-formandskabet i andet halvår af 2002. Vældig diskret og professionelt, som man har for vane i diplomatiet.
- Vi regnede selvfølgelig med visse besparelser og større effektivitet, men der var virkelig "bang for the buck", og meget mere end forventet. It-udgifterne faldt fra 64.000 kroner årligt pr. medarbejder i 2001 til 31.000 kroner i 2003, siger it-chef Svend Olling.
Selv om it-omkosntingerne pr. medarbejder er halveret, er kommunikationsomkostningerne dog steget, så man er endt på en besparelse på ca. 40 procent.
- Koncern-it kræver fælles kommunikation. Derfor er både WAN-omkostninger og udgifter til satellitkommunikation steget, siger Svend Olling.
Strategi
Koncernledelsen i Udenrigsministeriet har siden 2000 digitaliseret organisationen efter en it-strategi, som nu er gennemført og netop afløst af en ny, der gælder for 2004 til 2007. Sidstnævnte er den første statslige it-strategi, som følger den nye skabelon og vejledning fra Statens IT-Råd.
Startskuddet til it-moderniseringen af Udenrigsministeriet i 1999 var, at koncernledelsen erkendte, at det var vigtigt for organisationen at kunne kommunikere globalt og at have et fælles videngrundlag.
- Erkendelsen betød, at der i koncernledelsen kom et fokus på it som en naturlig del af forretningen. Det er der stadig, siger ambassadør Niels Pultz, som er leder af ministeriets fællessekretariat, hvor it-funktionen ligger.
It-strategien og andre it-spørgsmål er jævnligt oppe at vende på koncernledelsesmøderne. Det er en tommelfingerregel, at der ikke bare må købes it ind. Så ville gevinsterne ved den gennemførte standardisering lynhurtigt fordufte.
- Vi er jo en meget heterogen organisation, og det betyder, at alle synes, de har brug for noget forskelligt. Derfor har vi indført, at ønsker om nye it-faciliteter skal køres igennem som ledelsesbeslutning, så vi kan vurdere de økonomiske konsekvenser, merbelastningen af vores båndbredde - og om det er noget, der kan overvejes til hele organisationen, siger Niels Pultz.
Ledelsesopbakning
It-chef Svend Olling bekræfter, at it ses på ledermødernes dagsorden som et naturligt punkt mellem den mellemøstlige fredsproces og de aktuelle EU-forhandlinger.
Han ser sig selv som den, der med forretningsforståelse kan engagere sig 100 procent i it-ansvarsområdet.
- Det har topledelsen ikke tid til, men den skal bakke op. Set fra min stol er opskriften på en succesfuld digitalisering ide, initiativ, planlægning og total ledelsesopbakning, siger Svend Olling.
Ledelsesopbakning er for eksempel, når direktøren forventer, at alle ledere i en organisation har læst it-strategien og griber ind mod maskinstormeri, bagstræberi og gør kort proces med brok.
- Ledelsen skal forholde sig aktivt til it-strategien og følge den op. Modsat mange kolleger har jeg ingen problemer med manglende ledelsesopbakning. Men jeg kunne godt ønske, at it-området kom med ind i lederbedømmelsen, siger Svend Olling.
Hvis han har brug for ledelsesmæssig opbakning eller afklaring, så kommer han bare væltende, lyder det fra Svend Ollings chef.
- Svend er selvkørende, så jeg lader trygt ham tage initiativet. Det er langt fra hver dag, vi taler sammen, nok snarere et par gange om ugen, siger ambassadør Niels Pultz.
- Han har ansvaret for udmøntningen af it-strategien, og hans viden om it er større end min, så på det operative plan blander jeg mig mindst muligt. Det, tror jeg, er det bedste, siger Niels Pultz.
Digital ledelse
Udenrigsministeriet har indført værdibaseret ledelse og resultatkontrakter for lederne som led i moderniseringen af ministeriet. Det er en politik, at alle ledere skal være digitale ledere.
- Og så er spørgsmålet så, hvordan er man lige det, siger Niels Pultz, som faktisk har svar på rede hånd:
- Allerførst skal lederne selv være aktive brugere af digitale værktøjer, for eksempel intranet og internet. Vores nye 3. generations intranet, som netop er lanceret, er et meget centralt element i it-strategien. Mange meddelelser til organisationen vil fremover blive lagt her og ikke længere blive delt rundt på anden måde, siger Niels Pultz.
- Digital forvaltning skal komme oppe fra og ned. Man kan også kalde det en rollemodels-implementering fra ledelsens side, som vi er i gang med, siger Niels Pultz, som gerne så, at der snart kom gode håndbøger om digital ledelse på markedet.
- Fremover skal forandring forankres i ledelsen, og derfor er det også nødvendigt at lægge lige så meget vægt på personaleledelse som på den faglige ledelse. Det er også det input, vi får i den årlige medarbejdertilfredshedsundersøgelse, siger Niels Pultz.
Næste år står den også på fuldt elektronisk arkiv og omlægning af arbejdsgange. Allerede i dag kører mange ministerforelæggelser dog elektronisk lige til forkontoret, som så printer og bærer papiret ind til underskrift.
- De seneste 10-20 år har Udenrigsministeriets organisation ændret sig rigtig meget. Mange hjælpefunktioner er væk. Der er ikke længere ansat nogen til at sende telexer eller betjene anden kommunikationsteknologi. Diplomaterne kommunikerer selv med hele verden, lynhurtigt og direkte, og springer derved mange forsinkelser over, som eksisterede førhen. Teknologien giver helt nye muligheder for at ideudvikle med kolleger i hele verden og tage hurtigere og bedre beslutninger. Det er en kolossal gevinst, som ikke får den opmærksomhed, den fortjener. At vi så også har sparet penge på driften, er da helt fint, siger Niels Pultz.
Gevinster
Man vidste ikke, og havde ikke undersøgt i detaljer, hvor store gevinster i kroner og øre, der lå og ventede efter it-moderniseringen. Det var slet ikke hovedsigtet.
- Fokus lå meget klart på at få et effektivt globalt kommunikationsnetværk med vidensdeling klar forud for EU-formandskabet i 2002. Det skulle være godt, og det skulle være færdigt til tiden, siger Niels Pultz.
Fra at vedligeholde rigtig mange små øer med 100 eller færre brugere, har Udenrigsministeriet nu 2.400 brugere på 86 lokationer på een fælles løsning, som vedligeholdes centralt af cirka 20 it-medarbejdere i den centrale it-afdeling i København. Før var der lokale it-folk mange steder, men det er ikke længere nødvendigt, da det fælles system drives fra København.
Så meget som overhovedet muligt af driften er trukket til København, hvor der er døgnbemanding og systemerne fjernovervåges med "handshake" hvert kvarter.
- Den fælles løsningsplatform giver helt nye muligheder, for eksempel for "load sharing" på satellitkommunikation, det vil sige dynamisk allokering af båndbredde til vores repræsentationer, som jo ligger i alle tidszoner, siger Svend Olling.
En af kvalitetsgevinsterne er levende dokumenter på intranettet, som kan opdatates af alle, som har sikkerhedsgodkendelse til det. For eksempel under Irak-krigen kunne mange interessenter over hele verden opdatere hinanden med deres seneste viden via det fælles intranet.
- Moderne diplomati kræver rette viden på rette sted til rette tid, siger Svend Olling.
Koncern-it
Øget sikkerhed er en anden gevinst, for central it-sikkerhed er mere sikker og mere økonomisk. Al trafik går nu gennem Udenrigsministeriet i København. Det giver bedre styr på sikkerheden og er også billigere.
- Det væsentligste er måske, at vi kan lave central system management med meget mere sofistikerede løsinger som for eksempel server management SMS2003, M-net client management og MOM driftsovervågning. Verden bliver så dejlig enkel at styre, når man har en homogen og standardiseret it-løsning, siger it-chefen næsten henført.
Ministeriet forventer at spare yderligere 10 procent på it-driften i 2004 på grund af stordriftsfordelene.
- Effekten af accelereret koncern-it, som vi selv kalder det, er meget undervurderet. Vores erfaringer siger efterhånden, at alt andet end koncern-it er ineffektivt og alt for dyrt. Vores tal dokumenterer det jo også. Desuden giver koncern-it mere agilitet. Change management bliver meget lettere, siger Svend Olling.
Uddannelse
Til alle fordelene skal lægges de sparede uddannelsesudgifter. Før skulle man uddanne personalet i forskellige it-systemer, alt efter hvor i verden de skulle udstationeres - og ofte måtte folk uddannes i flere forskellige systemer.
- Besparelsen i uddannelsesudgifterne har vi brugt til at lave et program for Microsoft-certificering af vores superbrugere og helpdesk-personale, siger Svend Olling.
Han fortæller, at selv om certificeringen umiddelbart er dyr, og man ikke her og nu høster nogen besparelse, så vil det på længere sigt være en forudsætning for at komme de skjulte it-omkostninger til livs, altså dem der opstår, når brugerne ikke kan arbejde, fordi it'en ikke vil, som de vil.
- Vi er nu begyndt at måle på de skjulte omkostninger i brugertest. Det ville ikke have givet mening før, men vi kan benchmarke på performance nu, fordi alle har den samme platform - og vi kan afdække brugernes uddannelsesbehov ved samme lejlighed, siger Svend Olling.
- Den anden grund til, at det er en god ide at have veluddannede superbrugere, er, at vi samtidig får en samling ambassadører for digitaliseringen, en flok bannerførere og igangsættere, der ud over at lette brugernes hverdag også kan motivere kollegerne, siger Svend Olling.
Tid fremfor penge
I 2004 er et omfattende program for videokonferencefaciliteter på vej. Videokonferencer sparer megen rejsetid, og tid er vigtigere end penge, når en ambassadør undgår at bruge tre-fire døgn på at rejse hjem fra Afrika til et kort møde. Ministeriet tog allerede hul på at bruge videokonferencer under EU-formandskabet, og en hel række repræsentationer rundt i verden skal nu have faciliteterne.
Næste år bliver Danmark sandsynligvis medlem af FN's sikkerhedsråd, og her får Udenrigsministeriet i høj grad brug for at kunne holde videokonferencer.
- Besparelsen er ikke kun prisen på ambassadørens billet tur-retur København - New York, men endnu mere arbejdstiden for ambassadøren. Hun kan bruge den langt bedre ved at passe sine aktiviteter i New York i stedet for at gøre det pr. stedfortræder, siger Niels Pultz.
- Set fra min stol er opskriften på en succesfuld digitalisering ide, initiativ, planlægning og total ledelsesopbakning, siger Udenrigsministeriets it-chef, Svend Olling. Foto: Torben Klint
- Digital forvaltning skal komme oppefra og ned, siger ambassadør Niels Pultz, chef for Fællesekretariatet i Udenrigsministeriet.
Foto: Torben Klint
- Jeg kunne godt ønske, at it-området kom med ind i lederbedømmelsen, siger Udenrigsministeriets it-chef Svend Olling (tv.). Hans chef, ambassadør Niels Pultz, efterlyser gode håndbøger om digital ledelse. Foto: Torben Klint
Fakta:
Udenrigsministeriets it-strategi
Udenrigsministeriets nye it-strategi overholder den nye skabelon og vejledning for it-strategier i staten, som blev tiltrådt af Statens IT-råd for nylig.
Strategien har været undervejs siden april 2003. I en omfattende proces, der blev tilrettelagt i samarbejde med PLS Rambøll Management, blev der nedsat seks interne fokusgrupper, oprettet debatfora på intranet, afholdt adskillige høringsprocedurer og gennemført eksterne reviews, før den endelige behandling i koncernledelsen.
Om ambassadør Niels Pultz
Blev i 2000 chef for Fællesekretariatet i Udenrigsministeriet. Inden da havde han i fem år været chef for Økonomikontoret i København og var siden fem år i Bruxelles som stedfortræder for Danmarks faste repræsentant. Han er medlem af Statens IT-råd.
OCES-virksomhedscertifikat nummer et
Udenrigsministeriet indførte digital OCES-signatur på e-dag den 1. september 2003. Udenrigsministeriet fik som den første institution virksomhedscertifikat nummer 1, og certifikatet kan bruges af alle medarbejdere i Danmark og på ambassader og generalkonsulater i udlandet.
Udenrigsministeriet har brugt OCES-standarden allerede inden den vandt udbuddet som sikkerhedsløsning for en lukket brugergruppe til distribution af fortrolige EU-rådsdokumenter til medarbejdere i andre ministerier - en løsning som EU Rådssekretariatet har peget på som best practice blandt alle EU-lande.
Om ministeriets organisation
Udenrigsministeriet ledes af direktør, ambassadør Friis Arne Petersen. Under sig har han fire ambassadører i ministeriet, som er delt op i Nordgruppen, Sydgruppen, Danmarks Eksportråd og Fællessekretariatet. Sidstnævnte ledes af ambassadør Niels Pultz og varetager blandt andet personaleadministration, økonomi, it-drift og sikkerhed - og er dermed arnested for ministeriets digitaliseringsopgaver. De fem ambassadører i ministeriet udgør koncernledelsen.
Ude i verden har Danmark 66 ambassader, en EU-repræsentation i Bruxelles og repræsentationer ved andre internationale organisationer, 11 generalkonsulater, 26 handelskontorer og endelig 460 honorære konsuler.
Alle medarbejdere, uanset hvor de sidder i verden, har samme koncernledelse.
Ministeriet har kun i ringe grad egentlig sagsbehandling, men laver kontorproduktion og videnvirksomhed.
I en international benchmarking fra efteråret 2002 af europæiske udenrigstjenester kom det danske Udenrigsmisterium ud som nummer et. Ministeriet er den eneste udenrigstjeneste i EU, som er underlagt mål- og resultatstyring.
Om ministeriets it
Udenrigsministeriets it-løsning er næsten rendyrket Microsoft. Windows 2000 er platform, intranetløsningen er MS Sharepoint 2003, og der køres med Exchange på serverne og Office 2000 på pc'erne. System management-værktøjerne er server management SMS2003, M-net client management og og MOM driftsovervågning.
Niels Pultz er cand. polit fra 1975, er gift og har to børn.
- Når man involverer folk, går det ofte meget bedre, end man kunne frygte. Og det indebærer en kæmpe fordel: Vi har nu en it-strategi, der er hele ministeriets produkt - ikke bare noget, der kommer fra it-kontoret, siger it-chef i udenrigsministeriet, Svend Olling.
