Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 16. januar 2004.
Lyngby-Taarbæk har netop iværksat kommunens første it-udbud nogensinde. Kommunen har trådt vande længe - også ud over det reglementerede - mens den kiggede efter konkurrenter til KMD og overvejede, om et udbud kunne betale sig.
debut
Ni selskaber har foreløbig rekvireret et eksemplar af den sprængfyldte A4-mappe, der rummer kravspecifikationerne på Lyngby-Taarbæk Kommunes kommende it-systemer. Og kommunen venter spændt på, hvor mange kasser med tilbudsmateriale, der kommer ind ved deadline den 1. marts.
Kommunen havde i 2003 et engagement med KMD på 15,5 millioner kroner. Nu kommer alle systemer i udbud. Hidtil har kommunen med dens godt 51.000 borgere taget sig tid til at vente. Kommunen iværksatte udbudet i november sidste år - ti år efter, at EU's tjenesteydelsesdirektiv trådte i kraft. Det skal ses i forhold til, at store it-systemer normalt skal i udbud hvert femte eller måske sjette år.
- Det var først, da tjenesteydelsesdirektivet kom på banen, man blev opmærksom på, at it-systemerne skal i udbud, og så har man jo altså trådt vande. Det har de fleste kommuner. De har trådt vande og sagt "arh, kan det nu også betale sig". Der var godt nok en opblomstring af udbud omkring det tidspunkt, hvor Columbus IT Partner var i vælten, men det faldt jo ned igen, siger Lyngby-Taarbæks it-chef, Kjeld Romer Larsen.
Kommunens it-systemer er, som han siger, tudsegamle med mange år på bagen. 18 af 19 er KMD-systemer, og det 19. er ubetydeligt.
- Vi har ventet og set, hvor længe vi kunne trække den, men nu er der ikke længere noget at rafle om, fastslår Kjeld Romer Larsen med henvisning til både udbudsreglerne og de alderstegne systemer.
Tilløb
Forud for udbudet har været et længere tilløb, som både Kommunernes Landsforening (KL), kommunens revisions- og rådgivningsfirma og en utilfreds borger har været involveret i. Et kernepunkt er, at kommunen tilsyneladende var tilbageholdende med at gå i udbud, fordi der ikke tegnede sig konkurrenter af betydning til KMD.
- Både ja og nej, svarer Kjeld Romer Larsen på spørgsmålet om, hvorvidt det var derfor.
- Vi fik vores revisionsfirma til at lave en vurdering af, om der var ræson i at gå i udbud. Det mente de ikke, der var. Så blev der truffet en politisk beslutning i Økonomiudvalget om at udsætte det et års tid eller to og afvente, hvad der skete på markedet.
Det foregik i 2000-2001 på det tidspunkt, hvor Columbus IT Partner markerede sig med konkurrerende systemer, som blandt andre Farum, Hvidovre og Odense kommuner købte og angiveligt var tilfredse med. Men Columbus' økonomi skrantede, og samtidig var der ballade hos referencekunden Farum. Det skræmte kunder væk, eksempelvis Randers, der ligefrem annullerede en indgået kontrakt. I 2002 overtog KMD de kommunale aktiviteter fra Columbus for 50 millioner kroner.
Ikke desto mindre satte det skub i markedet, at der viste sig en konkurrent til KMD. For det første kom der en bølge af udbud, og for det andet fik kommunerne nogle gode deals.
- Ja, det er jeg ikke i tvivl om. Jeg ved, at nogle af mine kolleger fik gode aftaler, da Columbus var fremme på banen. Hvis vi havde haft ressourcer til et udbud i 2001-2002, så havde vi måske også fået en god aftale til en billig penge. Og næste gang, vi skulle i udbud, ville prisen så stige.
Kjeld Romer Larsen tilføjer, at han ikke tror, den situation gør sig gældende længere.
Borger blander sig
I efteråret 2002 fik Lyngby-Taarbæk en henvendelse fra en borger, Thomas Jensen. Han arbejdede dengang som konsulent for den norske ERP-leverandør Agresso, som har en betragtelig markedsandel i den offentlige sektor i Norge og ønskede at komme ind på det kommunale marked i Danmark. Han fandt ud af, at det stod ualmindeligt sløjt til med at sende især fagsystemer i udbud og henvendte sig i den forbindelse til en række myndigheder og kommuner.
- Den eneste, der har været efter os, er Thomas Jensen, siger Kjeld Romer Larsen.
Thomas Jensens henvendelse førte til, at Lyngby-Taarbæk anmodede KL om en vurdering af udbudspligten på tjenesteydelsesområdet inden for it-området. KL blev også bedt om at oplyse Konkurrencestyrelsens vurdering af spørgsmålet.
KL skrev i sit svar til Lyngby-Taarbæk blandt andet, at "KL er enig med Lyngby-Taarbæk Kommune i, at der på en række områder p.t. ikke findes alternative leverandører til den nuværende (KMD). Det er imidlertid KL's holdning, at manglende udbud generelt er begrænsende for konkurrencen og bidrager til at holde potentielle nye leverandører fra markedet. Endvidere bør kommunerne også i situationer som den foreliggende ud fra generelle hensyn til økonomisk forsvarlig forvaltning udbyde de pågældende tjeensteydelser med en vis kadence".
Tid til udbud
Det var dog ikke den intensive dialog med Thomas Jensen og myndighederne, der var anledning til, at udbudet blev en realitet i 2003, siger it-chefen:
- Vi ville være gået i udbud i 2003 eller 2004 under alle omstændigheder. Det var ikke muligt at have systemerne i så mange år uden. Udbudet har også givet os selv noget. Muligheden for at få rettet op på alt det, vi døjer med i det daglige, og få de nye funktionaliteter, vi har brug for.
Udgangspunktet for udbudet er den løbende aftale med KMD, der udløber ved årsskiftet 2004/2005. Hidtil er den revurderet en gang årligt ved, hvad der nærmest var en formalitet. Prisen blev aftalt på basis af forbrug. Udgangspunktet var gensidig respekt og en god dialog, siger Kjeld Romer Larsen, som dog også tørt noterer:
- Alt andet lige var kommunen ikke i nogen imponerende god forhandlingsposition.
Økonomisk set regner kommunen ikke med at spare noget på udbudet.
- Vi er gået i udbud for at få opdateret vores systemer og få de bedst mulige funktionaliteter. Der er ingen sparekrav. Hvis det viser sig dyrere, må vi gå til kommunalbestyrelsen og forklare, at her er, hvad vi får, og nu er vi godt gearet til de næste fem-seks år med optimerede værktøjer og opgraderinger, så systemerne holdes ajour.
Rent praktisk udbyder Lyngby-Taarbæk alle fagsystemerne hver for sig. I erkendelse af, at konkurrencen er størst på økonomi- samt løn- og personalesystemer, er kravspecifikationerne her udarbejdet særligt grundigt - for også at få leverandører uden så megen kommunal erfaring med. Spørgsmålet er, hvilken strategi kommunen vil vælge - om den vil have et meget spredt leverandørfelt eller blot tage enkelte systemer ud af en større pakke.
It-chefen afventer kasserne med papir. Men han kan for eksempel forestille sig et scenario, hvor der bliver skrevet kontrakt med KMD på de sociale systemer med tilgrænsende områder og kontrakt med andre leverandører om henholdsvis økonomisystemet og løn- og personalesystemet.
Snitflader er han ikke så bekymret for. Han henviser til, at alle KMD's snitflader ligger i XML-format. Dem kan kommunen rekvirere - noget, mange efterhånden gør ifølge KMD - og så har de nye leverandører ansvaret for at programmere, så det passer til det.
Lyngby-Taarbæk har ikke gjort sig overvejelser om strukturreformen i forbindelse med udbudet. Men it-chefen overvejer en "musefælde-klausul" i retning af, at kontrakter skal kunne opsiges for eksempel inden for et år, hvis kommunen skal sammenlægges.
Billedtekst: - Det var først, da tjenesteydelsesdirektivet kom på banen, man blev opmærksom på, at it-systemerne skal i udbud, og så har man jo altså trådt vande. Det har de fleste kommuner, siger Lyngby-Taarbæks it-chef, Kjeld Romer Larsen. Foto: Torben Klint
