Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 5. december 2003.
Udbredelsen af systemer til elektronisk sagsbehandling stagnerer, men alligevel håndterer de offentlige myndigheder et stigende antal papirløse sager.
En stagnation i udbredelsen af systemer til elektronisk sagsbehandling skyldes formentlig, at mange myndigheder har valgt at afvente den fælles offentlige løsning til elektronisk sags- og dokumenthåndtering, som ventes klar i løbet af 2004. Det viser de første tal fra Danmarks Statistiks opgørelse af den offentlige sektors brug af it.
34 procent af de offentlige myndigheder havde ifølge Danmarks Statistik et system til elektronisk sagsstyring, da talmaterialet blev indsamlet i august i 2003. Den andel er omtrent uændret fra året før.
Til gengæld er antallet af papirløse sager hos de myndigheder, der allerede bruger elektronisk sagsstyring, steget. Hvor bare 26 procent i 2002 vurderede, at mindst hver anden sag blev håndteret papirløst ved hjælp af den elektroniske sagsstyring, var tallet i 2003 34 procent. Men trods stigningen er papirbaseret sagsbehandling altså stadig hovedreglen hos de fleste danske myndigheder, noteres det.
- Det er noget af et paradoks, at systemudbredelsen er stagneret, samtidig med at antallet af papirløse sager er steget. Normalt vil de vækstrater følges ad. Det må hænge sammen med det fælles offentlige udbud, det såkaldte FESD-projekt, siger specialkonsulent Martin Lundø fra Danmarks Statistik.
En måling af intensiteten i brugen af elektroniske løsninger viser, at en stadig større del af de respektive forvaltninger kobles på ude i amter og kommuner.
En opgørelse viser således, at andelen af kommuner med elektronisk sagsstyring i alle forvaltninger steg fra 13 til 22 procent mellem 2002 og 2003, mens der for amternes vedkommende var en stigning fra 17 til 25 procent.
- En lavere andel har elektronisk sagsstyring i alle forvaltninger. Men det er en andel, der er steget. Så noget af væksten i papirløs sagsbehandling skyldes, at flere forvaltningsgrene er kommet med i de enkelte kommuner og amter. Et eksempel kunne være, at man er begyndt i økonomisk forvaltning og teknik og miljø og ikke har fået de "bløde" områder som kultur og undervisning med fra start, siger Martin Lundø.
Boom i staten
Statens Arkiver har overblik over udbredelsen af papirløs forvaltning i staten, eftersom alle statslige myndigheder har pligt til at søge godkendelse af fuldt elektroniske arkiver. Her taler man ligefrem om et boom i bestræbelserne på at afskaffe papiret.
- I alt har vi godkendt cirka 40 fuldt elektroniske arkiver i staten, men vi får rigtig mange anmeldelser for tiden. I øjeblikket er vi i færd med at godkende cirka 20 nye systemer, så det er lidt af et boom. Gennem de seneste år har vi fået omkring ti ansøgninger årligt, men den kvote er allerede opfyldt for i år, og oveni skal vi lægge de 20 nye, der kommer med ved årsskiftet, siger specialkonsulent Jan Dalsten.
Han tilskriver stigningen indsatsen fra Den Digitale Taskforce, der har skærpet fokus på digital forvaltning. E-dagen har også gjort sit, og det er blevet klart, at der er rationaliseringsgevinster at hente, mener Jan Dalsten.
Statens Arkiver har ikke opgjort, hvor stor en andel af det samlede antal ministerier, styrelser, højere læreanstalter og andre statslige institutioner - flere hundrede i alt - der er blevet fuldt elektroniske.
Jan Dalsten understreger i øvrigt, at næsten alle har elektroniske journaler, men kun de, der helt har afskaffet papirgangene og har fuldt elektronisk arkiv, skal godkendes og kan dermed tælles med.
