Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 21. november 2003.
digital ledelse: Når gevinster skal høstes og helst give både besparelser på budgettet og større samfundsnytte, kræver det fokus på arbejdsgange og organisation. Udfordringen kalder på digitalt lederskab og forandringsledelse. Den Digitale Taskforce tager konsekvensen og udarbejder ny strategi.
Da den første vejledning om e-government - "I gang med digital forvaltning" - blev udsendt i 1997 af Forskningsministeriet, var det centrale budskab, at digital forvaltning er "mere organisation end teknik". Faktisk er det overskriften på 1. kapitel.
I de mellemliggende år er budskabet om processer og organisation, om ikke glemt, så i hvert fald blevet skubbet i baggrunden i forhold til selve det at komme i gang og de tekniske udfordringer ved digital forvaltning i praksis.
Men nu er det slut med at digitalisere for sjov. Slut med bare at starte projekter og så se, hvad der sker.
Sådan lyder det entydige budskab fra både Finansministeriet, Den Digitale Taskforce og Videnskabsministeriet samt de konsulentfirmaer, der rådgiver den offentlige sektor.
I Helge Sanders seneste it- og telepolitiske handlingsplan fra 30. oktober er der stillet skarpt på at høste gevinster. Det samme gælder i Finansministeriets digre værk om "Effektiv opgavevaretagelse i staten" fra september 2003, som er startskuddet til resultatkontrakter i staten, obligatoriske udbudspolitikker og effektiviseringsstrategier for styringen på alle ministerieområder. Den Digitale Taskforce arbejder lige nu sammen med IBM Business Consulting Services på en ny strategi, der sigter på at høste gevinster.
Strategien forventes klar til udmelding omkring årsskiftet.
Initiativer på tværs
E-dag 1. september er et af de få eksempler på centrale initiativer for hele den offentlige sektor. Den Digitale Taskforce anslår, at der vil blive sparet 184 millioner kroner om året som følge af pligten til at kunne modtage e-post fra andre offentlige myndigheder. Inden længe følger e-dag 2, hvor pligten også kommer til at gælde e-post fra borgere og virksomheder.
Et andet obligatorisk initiativ på tværs af hele den offentlige sektor er forslaget til lov om offentlige betalinger fremsat af finansministeren den 9. oktober. En analyse forud for lovforslaget fra KPMG Consulting viser, at besparelsespotentialet er på 1,1 milliard kroner om året, hvis alle offentlige betalinger til og fra borgere og virksomheder bliver automatiske konto-til-konto-overførsler og e-faktura-behandlingsløsninger.
Virk.dk er det første eksempel på et partnerskab, hvor en privat virksomhed driver en service for staten, hvor virksomheder kan få adgang e-formularer fra mange forskellige institutioner og andre e-services. (Se artikel side 32).
- Virk.dk er rigtigt tænkt. Ofte bliver en business case baseret på kortsigtede og sektorspecifikke behov, siger Nils Ole Klejnstrup, som er nordisk ansvarlig for e-government området hos IBM Business Consulting Services.
Fælles ledelsesudfordring
Paradigmeskiftet i digital forvaltning, det fornyede fokus på økonomiske og personalemæssige gevinster, som skal høstes parallelt med krav om serviceforbedringer og selvbetjeningsløsninger til borgere og virksomheder, stiller helt nye krav til organisation og ledelse.
Man kan sige, at hele den offentlige sektor står over for en fælles digital ledelsesudfordring, som i øvrigt accentueres af den kommende strukturreform, der vil øge digitaliseringssamarbejdet på tværs af traditionelle myndighedsskel og fokus på servicefællesskaber.
Den nye udfordring vil afspejles i Den Digitale Taskforces fokusskift de kommende år. Hidtil har der ikke været et eneste projekt om ledelse og organisation, Taskforcen har heller ikke i praksis haft en rolle i forbindelse med digital ledelse, og der har derfor heller ikke været ansat medarbejdere med det som speciale. Nu er den første netop ansat.
- Vi skal fremover gå meget mere ind i ledelse og effektiv udnyttelse af it. Erfaringerne viser allerede, at de organisationer der har størst succes med digitalisering, er dem der har en ledelse, der går foran. Vi har nu nået den nødvendige modenhed til at sætte mere fokus på, hvordan man arbejder med kompetenceudvikling, organisationsudvikling og lederskab. Vi var bange for, at processen ville blive for diffus, hvis vi var startet med det, siger lederen af Den Digitale Taskforce, Thomas Nielsen.
Ny strategi
Han fortæller, at startskuddet til en ny strategi for projekt Digital Forvaltning allerede er gået på et brainstormingseminar med deltagere fra alle dele af den offentlige sektor, hvor retningslinierne for den nye strategi blev vedtaget.
- Den nuværende strategi blev lagt i 2001, så det er naturligt, at der nu tre år senere er brug for en ny strategi. Ifølge den nuværende strategi skal vi fremme digital forvaltning ved at igangsætte initiativer. I den nye strategi skal der stå meget mere om det organisatoriske aspekt og hvad ledelsens rolle er, siger Thomas Nielsen.
Og det er der brug for. Blandt de bud, som Computerworld har modtaget fra de konsulentvirksomheder, som rådgiver det offentlige, på hvad den offentlige sektors største udfordringer er i forbindelse med digitalisering, går ledelse, processer og organisation igen.
- Det er en stor udfordring at få skabt de rigtige ledelsesmæssige og organisatoriske forhold, så effektiviseringseffekten forbundet med digitalisering konkret kan indgå i det forretningsmæssige arbejde og derefter høstes. At forretningen og teknologien ledes fra to forskellige steder i forvaltningen udgør en barriere, så digitaliseringsprojekter ofte får teknologisk slagside, lyder det fra Nils Ole Klejnstrup, som er nordisk ansvarlig for e-government området hos IBM Business Consulting Services.
Organisation og ledelse
Niels Ole Klejnstrup ser det også som en stor udfordring at få den traditionelle offentlige ledelsesform ændret til et strategisk lederskab med fokus på digitalisering og modernisering.
- Det er vigtigt at se den offentlige sektor som en stor sammenhængende koncern, hvor man imødekommer borgernes forventninger om, at der er én indgang til det offentlige. Fordi det kræver tæt samarbejde og teknologisk samspil på tværs af sektorer og niveauer, kræver det også stærk topledelse på tværs af politiske og administrative strukturer og dyb teknologisk indsigt, siger Niels Ole Klejnstrup, IBM.
Mange myndigheder tænker også på sig selv som verdens centrum, og det står i vejen for en effektiv udnyttelse af it-investeringerne.
- Vi ser det som en af den offentlige sektors største udfordringer at tænke i processer frem for i strukturer og arbejde realistisk med den enkelte organisations digitale position. Ikke alle kan være i centrum i borgernes eller virksomhedernes bevidsthed på nettet. Og strukturkommissionen bevirker, at alle lige nu tænker mere i kommunestørrelser end i processer, siger underdirektør, IT Consulting Ejvind Jørgensen, PLS Rambøll Management.
Ejvind Jørgensen ser det som meget vigtigt at få slået hul på sektorgrænser, ressortområder og kassetænkning, som forhindrer at fornuftige tiltag gennemføres, fordi gevinsten falder et andet sted, end der hvor initiativet tages.
Integration og modernisering
Partner Peter Lorentz Nielsen, Devoteam Fischer & Lorenz opfordrer også til større helhedssyn.
- Det er en stor udfordring at komme den institutionelle sognementalitet til livs, for der er store potentialer i udvikling af servicefællesskaber. Men løsningerne skal ikke blot gå på tværs af stat, amt og kommuner. De skal starte - og slutte - hos brugerne: Virksomheder og borgere. Løsningerne skal tænkes fuldt og helt fra brugernes vinkel med optimal integration til de it-løsninger, de måtte have, siger Peter Lorentz Nielsen.
Deloitte & Touche understreger vigtigheden af de organisatoriske spørgsmål i forhold til at kunne høste både økonomiske og andre gevinster.
- En samtidig indsats i forhold til arbejdsmetoder og digitalisering af arbejdsprocesser har potentialet til på samme tid at øge kvaliteten i afgørelser og beslutninger, forbedre retssikkerheden for borgerne og øge effektiviteten. Det potentiale er der ikke ved en isoleret fokus på digitalisering, siger Carsten Jørgensen, manager, Deloitte & Touche Business Consulting.
Fra administrerende direktør hos Accenture, Jakob H. Kraglund, lyder rådet, at digitalisering bør være en integreret del af moderniseringsprocessen i den offentlige sektor. Ikke noget der ligger ved siden af eller ovenpå, men integreret.
- Og så er det en udfordring af træffe de upopulære beslutninger, der også skal til for at opnå resultater med digitalisering. For eksempel ændre på de organisatoriske rammer, sammenlægge organisationer, flytte opgaver og lignende, siger Jakob H. Kraglund, Accenture.
