Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 30. maj 2003.
Miljøministeriet var først i den offentlige forvaltning til at indføre koncern-it. Nu forbereder ministeriet de næste kvantespring i videreudviklingen af dets it-funk-tion efter at have høstet en betydelig rationaliseringsgevinst.
miljøministeriet
Den offentlige sektor er ved at tilnærme sig den private - komplet med tilhørende markedsorientering, og it er vokset fra intelligent skrivemaskine til strategisk instrument. Det er to basale byggesten, som ligger til grund for indførelsen af koncern-it i den offentlige sektor, forklarer Simon Gjedde, chefen for Miljøministeriets Center for Informatik (CFI). Miljøministeriet besluttede sig for koncern-it-modellen for tre år siden og satte den i drift samme år. - Vores klare og pragmatiske mål var på en gang at spare penge og professionalisere vores it-afdeling. Og det har vi gjort, fastslår Simon Gjedde. Besparelsen er til at tage og føle på. Efter budgetterne blev fredet de første år for at få ro til at få strukturen på plads, er der i det tredje år udløst en besparelse på 25 procent på personalet og 20 procent på driften. Kernen i arbejdet er standardisering af systemer og ydelser og at synliggøre og rationalisere omkostningerne, lyder hans forklaring, der antyder, at det har handlet mere om sund fornuft end stor kunst. De mere spændende elementer venter forude: - Gennem de seneste 24 måneder har vi flyttet folk og slået budgetter sammen. Fint. Men det er de næste 24 måneder, der virkelig bliver interessante. Der kommer til at ske uhyggeligt meget. Hvor mange koncern-it-funktioner vil der overhovedet være om 24 til 36 måneder?
Særlig disciplin
Svaret vil formentlig materialisere sig i takt med, at de fremtidige "drivere" for it vinder indpas. Simon Gjedde nævner cross-sourcing (samarbejde mellem ministerier) og outsourcing, charge-back og ASP (Application Service Provider) som eksempler. Miljøministeriet har ikke outsourcet it-driften, men benytter SLA'er (Service Level Agreements) med en række leverandører og er ved at skabe dets egen forretningsmæssige struktur for at kunne måle sig op mod private it-virksomheder. Alle de ministerielle enheder køber it-ydelser hos CFI og betaler med en del af deres budgetter. Prisfastsættelsen er en ganske særlig disciplin. Allerførst afleverede hver styrelse et gennemsnit af de seneste tre års it-budgetter, men systemet har udviklet sig betydeligt siden da - i retning af at se på antallet af brugere og se på en mere aktivitetsbaseret omsætning i lyset af tunge og lette brugere. Simon Gjedde stræber hen imod en markedsorienteret prisfastsættelse. - Man skal være i stand til at byde mod eksterne leverandører. Det kræver dygtig økonomistyring, konstaterer han.
Detaljer fremgår klart
En grundlæggende forudsætning for at få succes med at indføre koncern-it er, at forventningerne mellem brugerne og it-afdelingen er afklaret i en serviceaftale. Hvad er forventningerne, og hvad koster det? Der skal være grundige beskrivelser af ydelser og mulighed for at måle på resultaterne, understreger it-chefen. Miljøministeriet lagde ud med en hoved-SLA uden megen variation fra institution til institution, men er nu på vej til at lave aftaler på tværs af logisk opdelte it-områder. En aftale på netværk, en anden på økonomisystemer, en tredje på office og så videre, hvor detaljer om svartider, oppetider med mere klart fremgår. - Det letter prisfastsættelsen. Så den type aftaler er vi ved at skrive i øjeblikket, fortæller Simon Gjedde. Forretningselementet vinder ind på ny - Simon Gjedde nævner med tanke på de målbare resultater, at man også kan vælge at knytte resultatløn for it-chefer til aftalerne. Endnu et udtryk for tilnærmelsen mellem den offentlige og private sektor. Spørger man i departementet, hersker der tilfredshed med it-koncern-projektet. - Alle har fået en besparelse og fået reduceret deres betalinger. Til gengæld får de en standardiseret ydelse. De kan tilvælge særlige ydelser, men gør det stort set ikke, eftersom det koster ekstra, konstaterer afdelingschef Jesper Jarmbæk, som i øvrigt har hjulpet
Beskæftigelsesministeriet med at tilrettelægge organisationsændringen, da det sidste år indførte en enhedsorganisation. Han lægger vægt på, at Miljøministeriets evne til at lave en bredt funderet, fremadrettet digital strategi bygger på de tidligere it-strategier, ministeriet har udarbejdet. Den første blev skrevet helt tilbage i 1989. De udgjorde sammen med et velfungerende samarbejde på tværs et godt grundlag. - Det har gjort indførelsen af koncern-it meget lettere, for man behøvede ikke at træffe de store, heroiske valg. Det var sket gradvist i årene forinden, siger Jesper Jarmbæk.
Stordriftsfordele
I sin levetid har CFI allerede haft udskiftning i kundekredsen. Først forsvandt Energistyrelsen - en væsentlig kunde - over til Økonomi- og Erhvervsstyrelsen, og dernæst kom Kort- og Matrikelstyrelsen til som ny kunde.
Flytningen af enheder fra det ene ministeriums koncern-it til det andet kombineret med det grundlæggende stordriftselement giver anledning til spørgsmål om, hvorvidt man ikke kunne lave et fælles koncern-it-center for flere - måske samtlige - ministerier. Jesper Jarmbæk svarer:
- Stordriftsfordele skal ses i forhold til manglende lokalkendskab. Det skaber begrænsninger. Men jeg kunne godt se for eksempel to ministerier, der ligner hinanden, have en fælles koncern-it-funktion.
