Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 23. maj 2003.
Uden en strategi for digital forvaltning, der er forankret hos top-
ledelsen og fagmedarbejderne, ingen succes med projekterne.
STRATEGIARBEJDE
Det er næsten for banalt at sige, at en strategi er nødvendig, når en offentlig forvaltning digitaliseres, og at strategien er topledelsens ansvar. Men det er - hører Computerworld igen og igen - stadig et reelt problem for eksempel i kommunerne, at en strategi for digital forvaltning enten ikke findes eller ikke er forankret hos ledelsen.
Kommunalpolitikerne er, lyder det, ofte ikke opmærksomme på deres ansvar for at have visioner, og kommunaldirektøren tager måske ikke lige initiativ til at omsætte visionerne - såfremt de foreligger - til en operationel strategi.
Men uden strategi, ingen succes.- Ingen institutioner har mig bekendt gennemført et digital forvaltnings-projekt med succes uden at have haft en strategi, siger partner Peter Lorentz Nielsen, Devoteam Fischer & Lorenz.
- Jeg har svært ved at forestille mig, at man kan høste gevinster af digitalisering uden en strategi, siger Management Consultant Anders Find, Netstrategen.
Det har vi ikke folk til
Strategiens forankring hos topledelsen er vigtig, blandt andet fordi det giver bedre sikkerhed for, at der tages udgangspunkt i de administrative processer fremfor i teknologien og dens besnærende muligheder, når der skal digitaliseres.- Strategiarbejdet er ikke noget, topledelsen kan delegere til it-chefen eller til en projektmedarbejder. Det er forvaltningens arbejdsgange, der skal laves om, så strategien skal tage udgangspunkt i forretningen. Men det har topledelsen rundt omkring været længe om at forstå, fordi man altid har været vant til at have folk til det, der har med it at gøre, siger Peter Lorentz Nielsen. Han mener dog, at tiøren er ved at falde i hjørnekontorerne og med den også den mentale strategibarriere for digital forvaltning. - Ingen offentlig ledelse tør længere sige, at de ikke vil have digital forvaltning. Det er blevet for moderne, siger Peter Lorentz Nielsen.
Ildsjæle brænder ud
Det vigtigste ved en strategi for digital forvaltning er, at den kommunikerer, at den er let omsættelig til handling og indeholder målbare elementer og succeskriterier, mener Anders Find fra Netstrategen. - Strategien skal sætte retningen, fokusere indsatsen og skabe konsistens, så alle i organisationen trækker i samme retning. Og så er det meget vigtigt, at strategien opsamler erfaringer fra tidligere digitaliseringsprojekter, så de ikke går tabt, siger han. Ofte har ildsjæle i en organisation nemlig stået for det tidlige digitaliseringsarbejde. Men når de brænder ud på et tidspunkt, er det vigtigt, at deres engagement og viden samt eventuelle spredte småstrategier erstattes og opsamles i en ny, overordnet strategi. Anders Find mener også, at strategi-arbejdet ikke må laves af it-chefen, i hvert fald ikke alene. - At formulere en strategi er en tværorganistorisk proces, hvor mange interessenter bør deltage, og hvor det forretningsmæssige skal være i højsædet, siger Anders Find.
Boks:
Forskningsministeriet som ESDH-pioner
Allerede i midten af 1990'erne - hvor dette foto af specialkonsulent Olav Green-Pedersen stammer fra - var det daværende Forskningsministerium begyndt at tænke i digitaliseringsbaner.
- Vi var pionerer, og markedet for ESDH-systemer var kun i sin vorden, så vi var igennem et forløb, som jeg ikke håber, vi skal igennem igen i dag, siger Olav-Green Pedersen, som dengang var ESDH-projektleder og i dag koordinerer Videnskabsministeriets deltagelse i FESD-særtoget på koncern-it plan.
For nok gav pionerindsatsen dem ESDH før mange andre, men det på den tid avancerede Doc2000 fra ICL (i dag Fujitsu Invia) kan i dag ikke nær så meget som de efterfølgende generationer af ESDH-systemer, der i dag er meget mere modne. - For eksempel står systemet svagt på egentlig sagsstyring, fortæller Olav Green-Pedersen.
Det er med henblik på at få et nyt ESDH-system - og denne gang til både departementet og de tre styrelser - at Videnskabsministeriet nu deltager i FESD'en og regner med at anskaffe det vindende system i 2004.
Olav Green-Pedersen mener i dag, at det gav nogle uvurderlige erfaringer at være ESDH-pioner.
- Men det var ikke derfor, vi gjorde det. Det lå dengang i luften, at Forskningsministeriet skulle gå forrest. Skulle vi udelukkende have varetaget egne interesser, skulle vi have ventet to-tre år på, at markedet blev modent, for det kostede både øretæver og arbejde at være først, siger han.
Den væsentligste gevinst ved pionerarbjedet er nok, at Videnskabsministeriet sidste år i oktober endeligegyldigt kunne afskaffe papirarkivet og gå over til fuld elektronisk arkivering.
ARKIVFOTO: TORBEN NIELSEN
