Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 23. maj 2003.
E-mail-revolutionen har allerede givet os digital forvaltning. Nu skal vi bare have sat den i system. Man kan roligt gå i gang med mindre end en forkromet fuld ESDH-løsning. Ofte kommer man rigtig langt med at rydde op og anskaffe et fælles elektronisk arkiv.
ELEKTRONISK ARKIV
Det gælder først og fremmest om at få afskaffet rodet og den nogle gange tre-firedobbelte arkivering og etablere et fælles elektronisk arkiv. Så er man kommet et afgørende skridt hen imod digitalisering, mener partner Peter Lorentz Nielsen, Devoteam Fischer & Lorenz. Han mener, at brugen af e-mail allerede har indført digital forvaltning ad bagvejen. Når mængden af e-mail pludselig er fire-fem gange så stor som den skriftlige kommunikation, så har e-mail-
revolutionen allerede undermineret den papirbaserede sagsbehandling. - Tager man konsekvensen og etablerer elektronisk arkiv, er det slet ikke sikkert, at fuld ESDH med avanceret workflow og sagsstyring er nødvendigt i første omgang. Det afgørende er at afskaffe papirarkivet, siger Peter Lorentz Nielsen.
Gå bare i gang
- Måske er løsningen ikke perfekt, men fremfor at investere store summer i nye it-løsninger så brug dog det, I har, og gå i gang med det organisatoriske og udvikling af nye arbejdsrutiner. Den udfordring bliver ikke mindre af at vente, lyder hans råd til de institutioner, som lige nu overvejer deres
digitaliseringsstrategi. Peter Lorentz Nielsen mener ikke, at brugerne tager skade af at leve med en mindre end perfekt funktionalitet i en periode. Det skader ikke digitaliseringsprocessen. - Men jeg kender ingen, der har fortrudt afskaffelsen af papirarkivet, også selv om it-løsningen havde visse mangler, siger han. Det gør man heller ikke i Videnskabsministeriet, hvor papirarkivet forsvandt i oktober 2002. - For os har det fælles elektroniske arkiv været afgørende. Som offentlig institution med pligt til aflevering til Statens Arkiver kommer man til at køre med dobbelt-arkivering, lige indtil man får alt samlet i et elektronisk arkiv. Der er ikke meget digitalisering over at være nødt til at printe alle e-mails ud, siger specialkonsulent Olav Green-Pedersen, Videnskabsministeriet.
Øger videndeling
- Så det har været meget væsentligt at etablere et fælles elektronisk arkiv efter tillladelse fra Statens Arkiver. Det har vist sig at være en stor fordel både for den enkelte, for grupper, der skal samarbejde, og for videndelingen i organisationen. Ting bliver ikke længere bare væk, så ingen kan finde dem, siger Olav Green-Pedersen.
Hertil kommer så den gevinst, at dobbeltarbejde og rod kan afskaffes. I mange organisationer er der mindst fire, men ofte op til syv arkivtyper, men ingen af dem er komplette: Der er det fælles elektroniske arkiv, hvor man kan finde visse dokumenter. Så er der det personlige elektroniske arkiv på hver enkelt medarbejders pc. Hertil kommer det personlige e-mail-arkiv, som hver medarbejder har. Alle har desuden et officielt papirarkiv, og hertil kommer de mange personlige småarkiver. - Der kommer meget mere orden og driftstabilitet, hvis alt gemmes i et fælles elektronisk arkiv. Der sker et afgørende kvantespring hen imod videndeling i organisationen. Arkivet skaber også kontakt mellem folk, der arbejder med det samme, siger Peter Lorentz Nielsen. Hertil kommer, at åbenhed i en organisation nedbryder eksisterende hierarkier, fordi man kan kigge hinanden i kortene. Når yngstemanden kan få adgang til samme overblik som ledelsen, så er der nogle magtbastioner, der falder. Del og hersk-ledelse bliver sværere, og magtudøvelse ved hjælp af tilbageholdelse af information virker heller ikke mere. - I videnorganisationer er det fælles elektroniske arkiv mere centralt for digitalisering end ESDH, siger Peter Lorentz
Nielsen.
Boks:
FESD-projektet
For at fremme indførelsen af elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) i den offentlige sektor har bestyrelsen for projekt Digital Forvaltning igangsat et fællesoffentligt sags- og dokumenthåndteringsinitiativ, FESD-projektet. 11 offentlige organisationer, såkaldte særtog, deltager her i et fælles udbud på tværs af stat, amter og kommuner. Projektkonkurrencen, hvor syv af oprindeligt otte tilbudsgivere blev prækvalificeret, har deadline for aflevering af tilbud den 26. maj. I august ventes et til tre tilbud at blive valgt, og i 2004 begynder implementeringen af systemerne i særtogene. Herefter vil andre offentlige organisationer få de udvalgte tilbudt til den pris, FESD-udvalget kan få forhandlet med leverandørerne.
