Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 23. maj 2003.
Det er en vaskeægte foræring til projektledere, at de kan hente et værktøj til værdiestimering og en vejledning til business cases på digitalisering.
RENTABILITET
Rentabilitet behøver ikke længere være noget, man kun taler om eller gætter på.
Et værktøj til at lave business case-analyse på Digital Forvaltning-projekter er et nyt tilbud fra Deloitte & Touche Business Consulting og Den Digitale Taskforce til alle interesserede i den offentlige forvaltning, som gerne vil have afklaret økonomien i planlagte digitaliseringsprojekter. - Taskforcen er gået ind i samarbejdet, fordi der har været stor efterspørgsel blandt offentlige myndigheder efter en metode til at dokumentere effektiviseringsgevinster. Hvis man ikke kan dokumentere, at et projekt vil være rentabelt, kan det være svært overhovedet at få lov til at gå i gang, siger Flemming Christiansen, fuldmægtig i Den Digitale Taskforce. - Der ligger jo også en ramme for den offentlige udgiftsudvikling, og med værktøjet får man viden og dermed råderum til at træffe sine valg, siger han. Værktøjet leder brugeren igennem de grundlæggende trin i en Business Case-analyse. Det er udviklet internationalt af Deloitte & Touche til eGovernment-projekter.
- Vi ville gerne stille det til rådighed, og derfor har vi videreudviklet det og fordansket det i samarbejde med Taskforcen og en række offentlige myndigheder, siger Carsten Jørgensen, manager i Deloitte & Touche Business Consulting og leder af deres digital forvaltning-aktiviteter.
Om Deloitte & Touches bevæggrund for at gøre værktøjet til allemandseje i det offentlige siger han:
- Som konsulentvirksomhed vil vi selvfølgelig gerne være med til at sætte dagsordenen for udviklingen i den offentlige sektor. Hos Taskforcen er man glad for værktøjet.
- Det er et nyttigt redskab, og det kan i princippet bruges på ethvert it-projekt i den offentlige sektor undtagen de meget store infrastrukturprojekter. Her skal man nok lave supplerende analyser, siger Flemming Christiansen.
Testet på CMS-case
Dorte-Pia Ravnsbæk, projektleder for digital forvaltning i CFI (Center For Informatik), som er Miljøministeriets koncern it-funktion, har stået for to pilotforsøg med Business Case-værktøjet. Hun vurderer tidsforbruget for projektlederen til at være 30-40 timer pr. projekt: - Vi har prøvet værktøjet på en CMS-case (Content Manegement System) og en tilskudsordning. Jeg synes, at Business Case-værktøjet er godt og brugervenligt, og vi har besluttet at blive ved med at bruge det i CFI. - Selve udfyldelsen af skemaet tager ikke så lang tid. Der er også lagt faste formler ind for eksempel for diskontering. Det er arbejdsgangsanalyserne og det organisatoriske, man bruger mest tid på, siger Dorte-Pia Ravnsbæk. Værktøjet stiller krav om oplysninger, så man må starte med at skrive nogle estimater ind i de tomme felter i regnearket og så rette tallene i takt med, at man får lavet arbejdsgangsanalyser af, hvordan man aktuelt gør tingene, og hvad tidsforbruget er. - Det organisatoriske fokus er vigtigt. Med værktøjet fik vi en mulighed for at koble teknik og organisation bedre sammen og fik tidligt kigget på de organisatoriske konsekvenser. Værktøjet viser, om og hvor der kan være fornuft i arbejdsgangsomlægning, siger Dorte-Pia Ravnsbæk.
Hun peger på, at en virkelig stor fordel ved at bruge værktøjet konsekvent i den offentlige sektor er, at alle får en forståelse for, hvad man mener, når man siger "arbejdsgangsanalyse" og "Business Case". - Personligt har jeg også oplevet, at værktøjets fine beskrivelser af de økonomiske gevinster gør det legitimt også at tale om de ikke-økonomiske gevinster. Det bliver stuerent at medtage de bløde argumenter, når man allerede har undersøgt økonomien til bunds, siger Dorte-Pia Ravnsbæk. Ved hjælp af Business Case-værktøjet fik hun sandsynliggjort, at det vil være rentabelt inden for en treårig periode at købe et CMS-system på koncernniveau.
Testet på ESDH-projekt
I Ringsted kommune har udviklingskonsulent og ESDH-projektleder Henrik Nielsen testet Business Case-værktøjet på et stort ESDH-projekt (Elektronisk Sags Dokument Håndtering).
- Jeg synes, det er et godt dialogredskab. Det giver mig et godt redskab til at stille de rigtige spørgsmål til it-afdelingen, siger Henrik Nielsen, som ikke selv har it-baggrund. Ringsted Kommune er ikke færdig med at lave Business Case på ESDH-projektet, men har besluttet at fortsætte både med det og med at bruge værktøjet.
- Vi har valgt at fokusere på 12 arbejdsgangsanalyser som grundlag for vores Business Case, og dermed kommer vi helt ud i fagforvaltningerne. Når ESDH-projektet kommer ud af it-afdelingen og tættere på fagdirektørerne, bliver de meget mere engagerede, siger Henrik Nielsen. En anden fordel ved grundige arbejdsgangsanalyser er, at de giver mulighed for at pege mere direkte på, hvilke arbejdsprocesser der bliver overflødige. - Business Case-værktøjet giver mulighed for at hente gevinsterne der, hvor de opstår, i stedet for at bruge grønthøstermetoder, siger Henrik Nielsen.
Både Henrik Nielsen og Dorte-Pia Ravnsbæk ser det som en stor fordel, hvis værktøjets fælles systematikker og standardrammer bliver udbredt, så der kommer et sammenligningsgrundlag og et fælles sprog på tværs af forvaltningsgrænserne. - Hvis mange myndigheder begynder at bruge værktøjet, letter det samarbejde og kommunikation på tværs af hidtidige organisationsskel og gør det lettere at indgå i blandt andet servicefællesskaber, siger Carsten Jørgensen, Deloitte & Touche Business Consulting.
Business Case-værktøjet og tilhørende vejledninger (en stor til førstegangsbrugere og en Pixi-udgave for viderekomne) kan hentes på www.e-gov.dk
