Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 23. maj 2003.
forventninger og fakta
Lavthængende frugt eller lange udsigter til at høste gevinster af digital forvaltning.
Synspunkterne er mange, og uenigheden er stor, når tal og formodede besparelser fyger rundt i luften, som de har gjort det i denne uge i forbindelse med starten på Finansministeriets årlige forhandlinger med amter og kommuner om det næste års budgetsamarbejde. På Dagbladet Børsen har man regnet sig frem til, at besparelsespotentialet er 7.000-25.000 job i hele den offentlige sektor i løbet af de næste par år efter indførelse af digital forvaltning.
Fakta er, at offentlige institutioner til dato kun "i ringe grad" har oplevet at få økonomiske og ressourcemæssige besparelser ud af at indføre digital forvaltning. Det fremgår af undersøgelsen Digitalisering 2003, som er foretaget af PLS Rambøll Management blandt 388 ledende politikere og embedsmænd i stat, amt og kommune.
Undersøgelsen er netop offentliggjort og afslører et markant svælg mellem de få, faktiske rationaliseringsgevinster og især Venstre-politikernes (ifølge undersøgelsen) høje forventninger til, at der kan spares over 30 procent på personalet på de områder, hvor der indføres digital forvaltning.
Mange faktorer
Forventninger er interessante, men fakta er nok nærmere, at det er umuligt at forudsige størrelsen af besparelserne og mulighederne for personalereduktioner i den offentlige forvaltning på nuværende tidspunkt.
Kun 14 procent af undersøgelsens institutioner har opstillet målbare målsætninger for besparelser som følge af indførelsen af digital forvaltning, og langt fra alle husker at følge op og faktisk måle på resultaterne.
På nogle områder, som for eksempel sygedagpengeområdet, er alle aktører i det offentlige dog enige om, at rationaliseringspotentialet er "massivt". Men på mange andre områder vil eventuelle besparelser eller mindre mandskabsforbrug afhænge af rigtig mange forskellige faktorer. For eksempel den nuværende effektivitet, samarbejdspartnere, it-leverandør(er), outsourcing, strategiarbejdets kvalitet, de organisatoriske forandringer, som foretages, organisationens kultur, medlemskab af servicefællesskaber, udnyttelsesgrad af it og så videre.
KMD kører i øjeblikket et benchmarking-projekt på lønadministration på det samme KMD-system i seks forskellige kommuner. - Vi ved fra andre analyser, at der kan være meget stor forskel i produktiviteten fra kommune til kommune. Antal behandlede lønsager pr. medarbejder kan svinge mellem 300 og 1.000 pr. år. Det bliver spændende at se resultaterne fra den aktuelle benchmarking, hvor man også måler på andre indikatorer for eksempel kvalitet, siger udviklingschef Per Aalbæk Nielsen, KMD.
Han fortæller, at KMD fra i år har sat ekstra fokus på at forbedre kundernes udbytte af deres it-systemer - nye som gamle. - Der kan være store gevinster at hente ved at udnytte de it-systemer bedre, som man allerede har, frem for at købe nye. Det vil vi gerne hjælpe kunderne med, siger Per Aalbæk Nielsen. Han opfordrer kommuner og andre offentlige kunder til altid at være agtpågivende over for deres it-leverandører og fokusere mere på ROI på både eksisterende systemer og nye digitaliseringsprojekter. - Både for os og for vores kunder handler det jo om at yde bedre service og samtidig effektivisere ved hjælp af it, siger KMD-udviklingschefen.
Ansigt-til-ansigt-tid
Fra Den Digitale Taskforce, som sidder med facitlisten til digitalisering i hånden, lyder det:
- I Taskforcen står vi på et serviceben og et effektiviseringsben. Digital forvaltning går ud på både at skabe bedre servicekvalitet og effektivisere ved hjælp af it. Endemålet er at skabe en bedre offentlig forvaltning, siger Flemming Christiansen, fuldmægtig i taskforcen.
At det er nødvendigt at høste gevinster, er de fleste enige om. Men der er stor uenighed om, hvor vidt og i hvor høj grad det er muligt. Men i 2010, når hele 68-generationen er gået på pension, skal meget færre erhvervsaktive trække hele læsset. Så er det enten højere skatter - hvad den nuværende VK-regering bestemt ikke vil lægge ryg til planer om - eller højere effektivitet, så der kan frigøres ressourcer til de tunge serviceområder.
- På serviceområder som børnepasning, skoleområdet og ældreområdet kan digital forvaltning give store gevinster, hvis man kan rationalisere og dermed øge ansigt-til-ansigt-
tiden, altså den tid for eksempel en hjemmehjælper hos klienterne, siger Per Aalbæk Nielsen, KMD.
- Hvis man kan øge ansigt-til-ansigt-tiden fra 50 til eksempelvis 65 procent af arbejdstiden, så kan man yde mere service for de samme penge. Man slipper for at ansætte yderligere et antal hjemmehjælpere, siger han.
It-investeringer
Men så er der jo lige den nødvendige it-investering, der også skal med i regnestykket.
En investering i digital forvaltning er sjældent tjent hjem før efter nogle år, viser erfaringerne. De viser også, at man ikke skal tage som en selvfølge, at der er gevinster at høste, medmindre der allerede er sket en medarbejderreduktion efter grønthøstermetoden, så de tilbageværende medarbejdere er tvunget til at være mere effektive. Ellers kan gevinster nemt gå op i røg.
- Erfaringer fra mange it-projekter viser, at hvis gevinster ikke synliggøres, så forsvinder de. At udarbejde en business case er ofte en forudsætning for at høste gevinster. Man skal vide, om der er gevinster at høste og hvor for at kunne gøre det. Gevinster fremkommer først og fremmest ved at analysere på omlægning af forretningsgange i organisationen, siger fuldmægtig Flemming Christiansen, Den Digitale Taskforce.
- For at høste gevinster af digital forvaltning skal der typisk stilles konkrete krav om dokumenterbar effektivisering, siger partner Peter Lorentz Nielsen, Devoteam Fischer & Lorenz.
- Det er også nødvendigt med ledelsesfokus og ledelsesengagement i at afskaffe dobbeltarbejdet og rodet ved at have både papirarkiv og elektronisk arkiv, siger han.
Peter Lorentz Nielsen ser desuden investeringer i it-arkitektur, regelforenkling, organisationsomlægninger og digitale servicefællesskaber med eServices, hvor computerne gør arbejdet, som forudsætninger for at høste gevinster. Endelig skal man også huske kompetenceudvikling hos de offentligt ansatte, hvis man ønsker at rationalisere.
- Digitalisering kræver investeringer. Der er kun en meget lille margen, så det er meget nemt at gøre digital forvaltning uøkonomisk. Man skal holde tungen meget lige i munden, hvis digital forvaltning ikke blot bliver dyrere forvaltning, men skal være både bedre og billigere, siger Peter Lorentz Nielsen, Devoteam.
Mindre arbejde og færre fejl
It-direktør i BIT (Beskæftigelsesministeriets IT-koncernfunktion) Michael Wright tror på, at det er både nødvendigt og muligt at opnå rationalisering og servicekvalitetsforbedring på en gang ved digitalisering:
- Det er jo selve kernen i digital forvaltning. Og der bliver mindre arbejde og færre fejl, når vi sætter it til at gøre noget af arbejdet. Samtidig med at folk får bedre service, når de kan tilmelde og framelde sig som ledige på nettet, får sagsbehandlerne mere tid til at vejlede folk.
- Jeg mener godt, at den offentlige forvaltning kan blive mere effektiv. Det er også nødvendigt for at leve op til de årlige besparelser på finansloven. Men det forudsætter i mange tilfælde, at vi gør det sammen i servicefællesskaber på tværs i staten og i hele den offentlige sektor, siger Michael Wright.
Billedtekst:
Effektivisering og bedre servicekvalitet ved
hjælp af digitalisering - det er jo hele to ting
på en gang. Det kan virkelig ikke lade sig gøre
- eller kan det? Jo, måske, hvis man holder
tungen lige i munden.
Boks:
EDOL-projektet
KL har siden begyndelsen af 2002 haft et projekt om Effektivisering gennem Digitalisering, Organsationsudvikling og Ledelse (EDOL). Alt materiale fra projektet kan findes på www.kl.dk
Læs også side 26-27
