Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 1. november 2002.
It-cheferne i kommunerne er ofte alene om arbejdet med digital forvaltning, fordi politikerne svigter deres ansvar som
visionsmagere.
ERFARINGER
- Jeg undrer mig sådan over, at mange kommuner ikke udnytter de tekniske muligheder, der ligger lige for fødderne af dem. Hvorfor indfører de ikke mere selvbetjening og digital forvaltning, når de nu kunne gøre det med enkle midler, siger Danny Søgaard.
Hans undren er velunderbygget, for han har som afslutning på sit statskundsskabsstudium ved Aarhus Universitet brugt et år på at undersøge og skrive speciale om 40 repræsentative danske kommuners vej til digital forvaltning.
Danny Søgaard skynder sig dog at understrege, at hovedindtrykket er godt: Det går fremad med digital forvaltning ude i kommunerne. Der er ingen, der ikke er i gang, og mange steder blomstrer entusiasmen.
- Der er bare store forskelle på, hvad de enkelte kommuner gør. Når man ser det udefra, er det ikke til at forstå, at kommunerne ikke samarbejder mere og lærer af hinanden, siger Danny Søgaard.
Efterlyser digital signatur
Vel vidende, at der ikke findes nemme løsninger inden for digital forvaltning, råder Danny Søgaard alligevel kommunerne til at danne netværk og bruge hinandens erfaringer, frem for, at alle landets kommuner hver især køber dyr konsulentbistand.
60 procent af kommunerne siger, at manglen på digital signatur er årsagen til, at de ikke udnytter mulighederne for digital selvbetjening mere, end tilfældet er.
- I mange tilfælde er det en dårlig undskyldning, for der er mange områder, hvor digital signatur slet ikke er nødvendig. Det drejer sig oftere om manglende ressourcer, siger Danny Søgaard.
Det kan nemlig være svært for kommunerne at overskue, hvordan de skal få integreret digital forvaltning som en naturlig del af kommunens opgaver. For digital forvaltning er ikke et selvstændigt forvaltningsområde.
- For mig at se handler digital forvaltning i kommunerne ikke bare om, hvordan man skal løse opgaverne i kommunerne fremover, men også om hvilke opgaver, der skal løses, siger Danny Søgaard.
Et godt eksempel er administrationen af folkepensionen, som kommunerne sidder med hver for sig. Her kunne en kommune med fordel have samarbejde med andre kommuner, der ligner den selv i størrelse og befolkningssammensætning. Med digital forvaltning betyder afstande og geografi ikke længere noget.
- Set fra borgernes synspunkt er det godt at have kort til rådhuset, hvis man kommer der fysisk, men set fra et økonomisk synspunkt er den korte afstand i fremtiden i bedste fald overflødig og i værste fald unødvendigt dyr, siger Danny Søgaard.
- Det ligger jo lige for at bruge it til at samarbejde i det offentlige og spare en masse penge, hvilket Finansministeriet også presser på for. Vi skal jo vælge, hvad vi vil med at være verdens førende it-nation. Vil vi bare være det - eller vil vi bruge det til noget?
Den gode digitale forvaltning er en helhedsløsning set fra borgerens synsvinkel.
Her kunne www.danmark.dk's livssyklus være et forbillede.
Set fra borgerens synspunkt er den store fordel, at man kun behøver at give oplysninger om for eksempel en indkomstændring Èt sted, for eksempel på en personlig hjemmeside hos kommunen, i stedet for at skulle fortælle det samme til skatteforvaltningen, pladsanvisningen og boligkontoret.
- Men underligt nok laver kommunerne ikke brugerundersøgelser, nogle laver ikke en gang simple log-analyser, så de kan se, hvor brugerne har været. Og 16 ud af 40 kommuner siger, at de ikke ved, om deres digital forvaltnings-løsninger har øget borgernes tilfredshed med den kommunale service, siger Danny Søgaard.
- Jeg tror, det hænger sammen med, at kommunale forvaltninger traditionelt er meget plejer-orienterede. Digital forvaltning er så nyt, at de ikke ved, hvad de skal stille op med det. Nogle af kommunerne føler, at det bliver presset ned over hovedet på dem, siger han.
Politikere og ledere svigter
Digital forvaltning-strategier bliver - når de ellers findes - i høj grad brugt til styring, men mange politikere og kommunale ledere gør ikke deres del af arbejdet: Nemlig at have visionerne.
- Politikerne burde have visionerne, men de diskuterer ofte enkeltsager i stedet for at være ideskabere. Og politikerne ved ikke noget om digital forvaltning. Hvis der er nogen, der snakker it'sk til dem, er de lost, siger Danny Søgaard.
Derfor er det oftest overladt til de kommunale it-chefer både at have visionerne og lave planerne for digital forvaltning. Nogle steder kommer kommunaldirektøren dog også på banen.
Om det betyder noget for løsningerne afhænger meget af, hvor it-cheferne har deres visioner fra, mener Danny Søgaard.
- Mange har tydeligvis deres visioner fra Finansministeriet. Når man kigger på tværs af kommunerne springer det i øjnene, at de har deres informationer fra samme kilde, for næsten alle ønsker som førsteprioritet at opnå serviceforbedringer. Effektivitetsforbedringer kommer ind på en andenplads. Først på tredjepladsen kommer større videndeling i kommunen, selv om det faktisk er forudsætningen for at opnå de to første mål, siger Danny Søgaard.
Han har også bemærket, at alle har læst den publikation, hvor der står, at digital forvaltning er 20 procent teknik og 80 procent organisation.
- Det mener jeg er en vild underdrivelse af teknikkens rolle, siger Danny Søgaard.
Den gode strategi
De store og rige kommuner har oftere en digital forvaltning-strategi end de små og fattige.
En del af forklaringen er, at det er de høje indkomstgrupper i befolkningen, der er først til at bruge internet-mulighederne, og derfor kommer der et større forventningspres på de rige kommuner. Til gengæld kan nogle af de mindste kommuner måske godt overskue at lave digital forvaltning uden at skulle udarbejde en strategi for det.
Vil en kommune indføre digital strategi på forbilledlig vis, bør den med et lidt dyrt ord have en integrations-handlings-strategi.
- Der skal være fokus på teknologi, omgivelser, organisation, opgaver og ledelse i lige store doser.
Helhedssynet giver den bedste løsning, fordi man så ser kommunen som en organisation, hvor it bruges til at understøtte organisationsudviklingen, siger Danny Søgaard.
Han har også undersøgt, om der var medarbejderbarrierer, som kunne stå i vejen for digital forvaltning, men det viste sig ikke at være noget stort problem i praksis.
Tendensen var dog klar: Jo mere kommunen ofrede på systematisk efteruddannelse, jo mindre var medarbejdernes modstand mod digital forvaltning.
Billedtekst:
Danny Søgaard er nyudklækket cand. scient. pol. på et speciale om indførelse og udbredelse af digital forvaltning i danske kommuner. Da han ringede til de 40 danske kommuner, han har undersøgt, og bad om at tale med den ansvarlige for digital forvaltning, blev der nogle gange meget, meget stille i den anden ende af røret.
Foto: Torben Klint
Boks:
40 kommuner undersøgt
Danny Søgaard udvalgte tilfældigt 40 kommuner til sin undersøgelse af udbredelsen af digital forvaltning i Danmark. Der er taget højde for geografisk spredning, størrelse og beskatningsgrundlag for at gøre undersøgelsen repræsentativ. De undersøgte kommuner er: Sindal, Them, Holsted, Nørhald, Blåvandshuk, Lemvig, Sydthy, Vejen,
Tønder, Hadsten,
Brønderselv, Ålborg, Holstebor, Århus,
Esbjerg, Tommerup, Langeskov, Broby,
Assens, Søndersø,
Nyborg, Otterup,
Kerteminde, Middelfart, Odense, Rudbjerg, Stenlille, Ravnsborg, Ramsø, Sydfalster,
Maribo, Nakskov,
Skælskør, Karlebo,
Ledøje-Smørum,
Korsør, Slagelse,
Næstved, Gentofte, Ringsted.
De store kommuner har flere penge at bruge på digital forvaltning. En selvbetjeningsløsning koster nogenlunde det samme, hvad enten den skal betjene 10.000 eller 40.000 borgere - men i forhold til kommunens totale budget vil den veje meget tungere i den lille kommunes budget.
Boks:
Kun halvdelen har strategi
30 kommuner ud af 40 (75 procent) har en it-strategi, 21 af disse har tillige en df-strategi (digital forvaltning).
Ingen kommuner uden it-strategi har en df-strategi. 10 kommuner (25 procent) har hverken en it- eller en df-strategi
