Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 4. oktober 2002.
Mange virksomheder vælger at spare på hardware, når budgetterne bliver mindre, men det er meget kortsigtet løsning. Det er langt mere effektivt at fokusere på de personrelaterede omkostninger.
I tider, hvor den økonomiske udvikling ikke længere er så aggressiv som tidligere (for nu at sige det på den måde) er der en tendens til at fokusere på at holde udgifterne i ro. Det gælder også IT-investeringerne.
Det seneste IT-investeringsindeks fra IDC og IT Branchen viser, at nordiske virksomheder holder vejret og ikke forventer væsentligt forøgede IT udgifter over de næste 6-12 måneder.
Når man skal spare, er der mange virksomheder, der med det samme ser på hardwareudgifterne. Man skærer ned på udskiftninger af for eksempel pc'er og opgradering af servere. Det er en usædvanlig dårlig ide! Af flere årsager.
Besparelser på hardware har det med at indhente budgetterne igen. Mange hardwareinvesteringer kan udskydes, men ikke ret længe. Så det batter noget lige nu, men ikke på længere sigt.
Samtidig udgør hardware kun 20 procent af IT budgettet i nordiske virksomheder, og andelen er endda faldende. Tænker du kortsigtet, tænker du derfor på at hente besparelsen på hardware.
Outsourcing som strategisk beslutning
Der er andre virksomheder, som i stedet tænker i retning af outsourcing som en vej til at spare penge. Men her skal man nok lytte til erfaringerne fra virksomhederne. De siger samstemmende, at outsourcing kan være en god ide, hvis det er en strategisk beslutning - men man skal ikke forvente at spare mange penge på det.
Men det tror nordiske virksomheder, der ikke har outsourcet endnu. En ny IDC-undersøgelse viser, at når man er på vej til at outsource, er de vigtigste årsager at fokusere på virksomhedens kernekompetencer samt besparelser på IT-budgettet. Men når virksomhederne så har outsourcet, hvad siger de så? Jo, nu er det i stedet adgang til ressourcer samt stadig at fokusere på kernekompetencerne. Til gengæld er begrundelsen "spare penge" røget helt ud af listen!
Det er da en erkendelse, der vil noget!
Samtidig er det virksomhedernes erfaring, at outsourcing får de IT-ansvarlige til at fokusere på, hvordan IT anvendes i virksomheden, og at nogle af processerne og aktiviteterne måske kan forbedres.
Det er her, vi har nøglen til en mere fundamental omkostningsfokusering, der kan medføre væsentlige besparelser. I gennemsnit bruger nordiske virksomheder 40 procent af deres IT-budgetter på personale og hertil kommer yderligere 22 procent til eksterne IT-services, der også ofte er personaleydelser. Det er samtidig den del af budgettet, der vokser mest! Hardware falder i pris - men de ansatte skal have mere i løn!
Fokus på personrelaterede udgifter
Men hvad betyder det at spare på personudgifterne?
Det er netop præcist et spørgsmål om at se på, om visse manuelle processer kan erstattes med IT-baserede løsninger - det er jo ret beset vel også derfor en IT-afdeling er sat i søen.
Der er en række områder, man umiddelbart kan tage fat på:
¥ Administration af systemerne (management): Der har i mange år været ganske glimrende værktøjer til systemadministration, men mange virksomheder er endnu ikke på højde med disse.
¥ Brugersupport kan være en dyr post på budgettet. Her kunne man se på dels de værktøjer, som brugersupport anvender, og desuden gå til kilden og forbedre medarbejdernes muligheder for at løse opgaverne uden hjælp fra brugersupport.
¥ Integration: De fleste virksomheder har brug for at integrere data fra forskellige systemer, og dette gøres i mange tilfælde mere eller mindre manuelt (der er manuelle dele i processen).
Bare et enkelt eksempel:
En stor forskningsinstitution indførte et nyt integreret projektsystem der - foruden at hjælpe brugerne bedre - også betød at vedligeholdelsen af systemet faldt fra fire personer til en halv person. Udgiften til systemet var tjent hjem på under et år.
Det intelligente er derfor at fokusere på de person-relaterede omkostninger på IT området som den permanente og markante mulighed for besparelser. Selv om det jo er en udfordring for IT-afdelingen at lede en sådan proces!
Boks:
Gennemsnitlig fordeling af IT-budgettet i nordiske virksomheder
Kilde: IDC
