I slutningen af 2009 havde virksomheden Knud E. Dan besøg af en konsulent fra Apps People, der fortalte om mulighederne for at lade Google Apps erstatte Knud E. Dans eksisterende Exchange-server og Office-pakker på medarbejdernes pc'er.
Konsulentens oplysninger gjorde stort indtryk på administrerende direktør Preben Dige Pedersen fra Knud E. Dan.
Slipper for serverbøvl og dyre konsulenter
"Vi blev meget fascinerede af Google Apps. Vi kunne se rigtigt mange muligheder. Da det efterhånden er nogle bedagede servere, vi har stående, tænker vi på at få lagt mest muligt væk herfra," siger Preben Dige Pedersen.
Knud E. Dan har ikke nogen it-person ansat, så ved at omlægge it-systemerne til online-systemer kan Knud E. Dan spare penge på servere, software og konsulent-udgifter.
"Vi har ikke lavet beregninger på, hvor meget vi kan spare, men det er helt åbenlyst, at det er billigere at lægge hele Exchange-funktionen op i Google Apps," siger Preben Dige Pedersen.
"Vi har ingen it-mand ansat. Hver gang vi skulle have skruet på Exchange-serveren, skulle vi betale vores it-leverandør. Det er ikke billigt," forklarer Preben Dige Pedersen, der også sparer penge til Office-licenser.
10 måneder med gode erfaringer
"Det er helt indlysende, at vi kommer til at spare penge, når vi ikke skal købe en OEM-licens (Original Equipment Manufacturer-licens - licens for software præinstalleret på en pc, red.) til Office-pakken, hver gang vi køber en ny arbejdsstation. Bare arbejdsstationen kan komme på internettet, er vi kørende," siger Preben Dige Pedersen med henvisning til, at det blot kræver en browser og en internetforbindelse for at anvende den onlinebaserede email-tjeneste Gmail og online kontorpakke Google Docs.
Knud E. Dan erstattede Microsofts Exchange og Office-pakke med Googles online-programmer i december 2009. Her 10 måneder efter er Preben Dige Pedersen godt tilfreds med ændringen.
"Vi har udelukkende positive erfaringer," lyder det fra den administrerende direktør.
Samme version af programmer
Ud over at Preben Dige Pedersen sparer penge på skiftet, er der også en række sidegevinster.
"Førhen købte vi altid OEM Office-licenser, der kom med en ny maskine. På den måde har man ofte op til tre forskellige versioner af Office-pakken. Så kræver det noget data-disciplin, at alle skal huske at gemme i den ældste version, så man kan kigge på hinandens dokumenter. Det problem har vi slet ikke, da vi alle kører med samme version," siger Preben Dige Pedersen.
Der kommer også opgraderinger til Googles systemer, men da det sker centralt, vil alle brugere køre på den samme version.
Nem løsning på backup
Googles centrale løsning giver også en nem løsning på backup-problematikken, mener Preben Dige Pedersen.
"Førhen tog vi backup på bånd. Det er lidt bøvlet. Nu slipper vi for at tænke på backup," siger Preben Dige Pedersen, der betaler Google for at tage sig af backuppen.
Nem webadgang i stedet for besværlig VPN
Da Knud E. Dan og søsterselskaberne Idekemi og smøremidler.dk har kontorer i både Vejle og Greve, og de i alt 25 medarbejdere også har mulighed for at arbejde hjemmefra, skal det være nemt at tilgå it-systemerne fra forskellige steder i Danmark. Det er noget, som Google-løsningen bestemt sørger for, mener Prebem Dige Pedersen.
"Da vi har en geografisk spredning og anvender hjemmearbejdspladser, er det særdeles anvendeligt, at man bare skal bruge et password og brugernavn for at få adgang.
Det er nemmere end at jonglere med adgang udefra gennem vores firewall og ind på serveren via VPN-tunneller og den slags. Det har vi haft i flere år, inden vi startede på Google," siger Preben Dige Pedersen.
Han finder webadgangen nemmere end VPN-adgangen: "Det her fungerer bare."
Endelig er der også en ren funktionalitetsmæssig forbedring i Google Docs i forhold til Microsoft Office.
"Der kan eksempelvis være flere, der redigerer i et dokument på én gang. I realtid kan man se de ændringer, som de andre laver," forklarer Preben Dige Pedersen.
Vil af med gamle, strømslugende servere
Foruden Exchange-serveren har Knud E. Dan også en filserver og en server til et Navision økonomisystem.
"Vi har stadig vores filserver i huset. Der har vi alle vores gode gamle filer, der ligger på hver deres drev. Planen er, at vi skal have loadet alle de gamle dokumenter op i Google," siger Preben Dige Pedersen, der håber at kunne skille sig af med filserveren, ligesom også Navision-serveren skal ud af huset.
"Vi anvender Navision på en helt anden server. Den kan vi selvfølgelig ikke få op i Google-skyen, men vi er i gang med at finde en hosted løsning, så den ikke skal stå hos os," siger Preben Dige Pedersen og fortsætter:
"De er efterhånden noget bedagede, de der servere, og de befinder sig i et rum, hvor temperaturen egentlig er for høj, så vi regner ikke med, at de holder så farligt længe. Inden de bryder sammen, skal vi have fundet en løsning med outsourcing. Vi kan se, at vi får et rum ledigt, som vi kan bruge til noget andet fornuftigt. Vi sparer el, blandt andet på at køle rummet om sommeren."
Ideen er at slippe af med al server-isenkrammet, "så det ikke er os, der skal vedligeholde og købe nyt og så videre."
Den kritiske internetforbindelse
Preben Dige Pedersen er meget positiv over for Google-løsningen, men det lykkes da Business Center at få presset lidt kritiske ord ud af den tilfredse direktør.
"Vi har haft problemer med hastigheden på nettet.
Den bliver mere og mere vigtig. TDC har åbenbart nedprioriteret det her industriområde, selvom vi ikke mener, at vi ligger i udkantsdanmark. Vi har været handicappet af, at vi ikke kunne få mere end 8 (Mbit/sekund, red.) ned og 1 (Mbit/sekund, red.) op. Det er for lidt. Vi har været nødt til at investere i fiber-forbindelser, som skulle blive gravet ned i de næste par måneder," siger Preben Dige Pedersen.
Når virksomheden Knud E. Dan har sin fiberforbindelse, vil virksomheden også begynde at anvende IP-telefoni.
"Vi kommer til at spare noget på vores eksisterende telefoni."
Gammeldags filstruktur overflødig
En anden udfordring for Knud E. Dan er de gamle dokumenter i Microsoft-format, som virksomheden igennem tiden har samlet sammen. Virksomheden fylder 50 år i år, og Preben Dige Pedersen skønner, at filserveren indeholder dokumenter fra de seneste 15 år.
Mens emails fra Exchange-serveren automatisk kunne sendes op til Gmail, kræver det en lidt mere manuel proces, når det gælder doklumenterne.
"Alle emails uploades med et lille program, så man har fuld historik i sin email. Skal dokumenterne op, kræver det en lidt mere aktiv indsats. Vi mangler et program, der kan gøre det nemt for os at bevare mappe-strukturen fra filserveren," siger Preben Dige Pedersen.
Spørgsmåler er dog, om den gennem mange år velkendte mappestruktur egentlig er nødvendig.
"Efterhånden som vi bliver fortrolige med, hvordan det fungerer, så lærer vi, at det måske ikke er så nødvendigt at bevare den gamle mappestruktur for at kunne finde tingene. Google har en formidabel søgemaskine. Hvis du skal finde en mail eller et dokument, søger du blot på samme måde i Googles søgemaskine. Det skal man lige vænne sig til, før man føler sig tryg ved at opløse mappestrukturen. Men man kan trygt stole på, at det er muligt at finde dokumenterne," siger Preben Dige Pedersen.
Ingen problemer med filformat
Knud E. Dan har ikke oplevet problemer med at konvertere mellem Microsofts og Googles filformater.
"Google udveksler fuldstændigt gnidningsløst mellem Excel og Spreradsheet og Word og Doc og så videre. Der er også mulighed for at gemme i Word og Excel-format, så det kan læses af alle, hvis det eksempelvis skal sendes ud af huset," beretter Preben Dige Pedersen.
Han ser Google-løsningen som første skridt mod en total anvendelse af online-systemer for Knud E. Dan:
"Vi er ikke i tvivl om, at det er den vej, vi skal."
