Indkøb og bogholderi er under konstant pres for at optimere håndteringen af stadig flere og mere komplekse processer. Gerne parallelt med, at ressourcerne bliver færre og kravene til ledelsesinformation og compliance stiger. Elektroniske processer kan være svære at gennemskue når først de kører, og samtidig er en betydelig del af de opgaver, der skal håndteres, manuelt krævende og måske endda papirbaserede, hvilket gør det svært at optimere, standardisere og skalere indsatsen.
”I vore samtaler med kunderne hører vi ofte, at mange oplever et udpræget behov for at overskue, konsolidere og få bedre styr på en række specifikke underprocesser. Herunder at optimere indgående og udgående fakturaer samt indkøbsordrer og modtagelse og håndtering af indkomne ordrer. Blot for at nævne de udfordringer der giver virksomhederne størst hovedpine,” siger Bo Bærentsen, som er Business Manager Nordic hos xSuite.
Virksomheden har længe været blandt de førende specialister indenfor automatisering og optimering af dokumenthåndtering. xSuite leverer pakketerede og SAP-verificerede automatiseringsløsninger til SAP-kunder og hjælper i dag mere end 1.200 SMVer, koncerner og myndigheder verden over.
Læs mere: Sådan får du succes med procesautomatisering
Process mining giver datadrevent grundlag for succes
”Ofte får man det indtryk, at automatisering handler om digitalisering for digitaliseringens skyld. Det passer ikke – og man må aldrig glemme, at det her handler om mennesker og om, hvordan vi kan hjælpe med at gøre deres arbejde lettere. Derfor går vi altid til arbejdet med en vis ydmyghed,” understreger Bo Bærentsen.
Process mining et vigtigt element i xSuites bestræbelser på først at identificere en virksomheds digitale fodspor, som er det digitale aftryk processer afsætter i en virksomheds IT-system. Det gør det muligt at grave ned i virksomhedens arbejdsgange og gennemskue, hvilken betydning det har i kroner og ører at automatisere én proces frem for en anden – og hvilke praktiske konsekvenser indsatsen vil kunne få.
”Vi har et stærkt værktøj til at lave proces analyser med, der giver os et godt udgangspunkt for at arbejde systematisk med processer, der afviger fra standard. Herunder i eksempelvis valg af leverandører eller i den måde, man opdaterer masterdata på,” siger Bo Bærentsen.
Det giver i sidste ende grundlag for at kortlægge, tilpasse og understøtte de processer, der findes i virksomheden. Samt for at gennemskue, om der eksisterer digitale arbejdsgange, der er uhensigtsmæssige og som derfor bør laves om. Først herefter sætter man ind med en egentlig automatisering.
Læs mere: Sådan får du succes med procesautomatisering
Indsats kræver tillid og vedholdenhed
”Det er vigtigt, at man ikke opfatter automatisering af kerneprocesser som en enkeltstående opgave man rykker ind og løser, for så ellers at skynde sig videre til næste brandpunkt. Det tager tid, det kræver tillid og som partner skal man være med hele vejen. De fleste af vore kunder har vi samarbejdet med i mange år, og her er oftere tale om et tæt partnerskab, mere end om et klassisk kunde-klientforhold,” siger Bo Bærentsen.
”Mange af vore kunder oplever, at de tidligere har forsøgt at identificere ”pains” og potentielle løsninger ved at spørge rundt i virksomheden. Men resultatet er uvægerligt, at konklusionerne bliver sporadiske og subjektive. Vi gør derimod indsatsen datadrevent og støber et solidt faktabaseret fundament for den videre indsats,” tilføjer han.
Resultatet er en indsigt, som dels er mere værdifuld og retvisende end den, virksomheden oplevede at opnå på egen hånd. Desuden går indsatsen på tværs af virksomheden og af de data- og videnssiloer, der eksisterer i enhver organisation.
Afgørende at sikre organisatorisk opbakning
I automatiseringsindsatsen anvender xSuite sin egenudviklede software, der er certificeret mod SAP S/4HANA. Groft sagt henter og bringer løsningen SAP-dokumenter som fakturaer og ordrer, hvilket eksempelvis giver grundlag for at implementere ”touchless” fakturahåndtering og automatisering af workflows, såsom generering af indkøbsordrer. Desuden rummer løsningen cloudbaseret kunde-/leverandørportal med integreret fuldtekst-søgning, så man hurtigt kan lave opslag på eksempelvis kundehistorik, betalinger og ordrestatus.
En anden og mindst lige så vigtige del af indsatsen er at drive forandringerne og sikre bred, organisatorisk opbakning.
”Derfor lægger vi stor vægt på at igangsætte og facilitere en organisatorisk proces, der sikrer at både ledelse, IT og de pågældende medarbejdere er tæt involverede og har fælles fokus. Endelig måler og monitorerer vi på de automatiserede processer for at sikre, at man nu også har opnået de ønskede gevinster,” siger Bo Bærentsen.
”Endelig er det vigtigt at fortælle succeshistorierne i organisationen; det er med til at sikre opbakning til både de gennemførte forandringer og til dem som er ansvarlige for forandringerne. For igen: En IT-løsning kan være nok så god, men har du ikke menneskene og organisationen med dig, så er værdien ret begrænset,” understreger han.
Læs mere: Sådan får du succes med procesautomatisering