Det er stort set umuligt at have en virksomhed, hvis man ikke sender eller modtager fakturaer jævnligt. Man kan nærmest kalde fakturering for fundamentet i enhver virksomhed. Men når en faktura er betalt, ryger den blot ind i bogholderiet, hvor den ligger og samler støv. Det behøver dog ikke at være sådan. Faktisk kan data fra virksomhedens fakturaer bruges enormt effektivt. Det mener Flemming Beltoft, direktør i mySupply, der igennem de seneste år har arbejdet på at udvikle en løsning til at håndtere elektroniske dokumenter. “Alle fakturaer er efterhånden digitale. En faktura indeholder en række informationer, som man sjældent gør noget ved, men som man sagtens kan bruge, hvis man formår at gøre det rigtigt,” siger han. Hvis man formår at udnytte machine learning-teknologierne til at bruge data fra fakturaerne, er der en række områder, hvor man kan effektivisere forretningen. Det kan blandt andet være ved at forudsige, hvor en faktura skal konteres i bogholderiet. Der modtages ofte faktura for de samme varer gentagne gange. Ved at se på kontering af tidligere fakturaer kan der foretages en automatisk kontering af den ankomne faktura.
Der vil ligeledes være mulighed for at validere prisen på en given vare i forhold til den historiske pris for varen og tjekke, om der er for stor afvigelse. “Hvis man bruger data fra fakturaerne til at se på de historiske prisændringer for varen, kan man også lettere forudse, om man selv skal til at ændre på prisen på sit produkt.
Det kan man for eksempel gøre ved at sammenligne prisen på varen i de anvendte styklister,” siger Flemming Beltoft. Denne form for virtuel kontraktstyring kan også bruges til at undersøge, om en leverandør overholder de aftaler, der er lavet. Det kan være manuelt omkostningstungt at styre kontrakterne.
Undgå at blive snydt
Man kan også bruge fakturahistorikkerne og machine learning til mere sikkerhedsmæssige aspekter. Ved at kontrollere leverandøren og betalingsforholdene mod tidligere fakturaer kan det kontrolleres, om det er en kendt leverandør, og om deres betalingsforhold er ændret. “Det er alment kendt, at der modtages fake fakturaer i en virksomhed fra virksomheder, som man ikke har en aftale med, eller hvor kontonummeret pludselig er anderledes. De kommer gerne i ferieperioder, for så er det måske en anden medarbejder, der skal tage sig af den. Og det er let at lave en faktura, der ser ægte ud,” siger Flemming Beltoft. Hvis man derimod har en kunstig intelligens
til at scanne fakturaerne, kan den også opdage, hvis noget ikke stemmer. Der kan selvfølgelig være mange grunde til, at et kontonummer ændrer sig, eller der kommer en ny leverandør, som skal betales. Derfor er det smart at have et system, som gør opmærksom, hvis der skal kigges en ekstra gang på en faktura for at validere, at den er god nok. Samtidig kan man også spare penge ved at styre virksomhedens leverandøraftaler. Det kan for eksempel være telefonabonnementer, hvor der tjekkes for, om der er abonnementer, der ikke benyttes længere.
Hvorfor smutter kunden?
Ligesom man kan holde øje med sine leverandørers historiske prisændringer og aftaler, kan man også holde øje med sine egne kunder. Har man for eksempel en kunde, der tidligere har købt relativt jævnligt i virksomheden, men som pludselig ikke er vendt tilbage, kan det derfor opdages hurtigt ved hjælp af teknikken. “Hvis der pludselig ikke er aktivitet fra en kunde, som plejer at være der, kan det skyldes mange ting. Men det kan for eksempel være et signal til, at en af virksomhedens sælgere lige skal lægge en føler ud hos kunden. Det kan jo være, de har fundet en ny leverandør, og så vil man selvfølgelig gerne vinde kunden tilbage,” siger Flemming Beltoft.
Kan også bruges andre steder
Der er mange medarbejdertimer at spare, hvis et program selv kan finde frem til uregelmæssigheder i faktureringerne. Det er timer, som medarbejderne kan bruge på opgaver, der kan tilføre virksomheden endnu mere værdi. Og ifølge Flemming Beltoft er det bestemt ikke usandsynligt, at lignende teknologier i fremtiden bliver koblet på andre typer af dokumenter i en virksomhed.
“Det kan faktisk bruges til alle typer dokumenter, man regelmæssigt får ind i sin virksomhed. Det kræver blot, at man finder frem til, hvilken type data det vil være gavnligt at indsamle.
læs mere her
