Gemme mails i filstruktur på server

Vi vil gerne kunne arkivere vores mails i vores filstruktur på serveren, så alle medarbejdere kan se mails, når de slår op på kunden i stifinder/explorer.
Vi kunne godt tænke os, at man automatisk fik en box frem, når man sendte en mail, hvor den spørger hvor man vil gemme mailen. Hvis man så kunne nøjes med at taste et kundenummer ville det være fedt i stedet for, at skulle klikke sig vej gennem filstrukturen. Kan det lade sig gøre? Hører gerne om mulige smarte løsninger.
Vi bruger Outlook 2010 og alle medarbejdere logger på firmaets "skrivebord" for at arbejde. Det er også herfra at alle programmer afvikles.