Distribuering af mail pba. Worddokument og adressedatabase

Det virker nemmest hvis du i dit mailprogram opretter en gruppe med de modtagere, du ønsker at sende til.

Når du har skrevet Word-dokumentet og gemt det vælger du:
Filer->Send til->Distributionsliste
Klik på Adresse-knappen, og vælg den liste du oprettede i Outlook Express
Udfyld felterne Emne: og Tekst:
Klik på knappen Distribuer

det skaber dog 2 problemer, hvis jeg har forstået det ret:
1) min ansøgning (worddokumentet) smides på som attachment
2) jeg kan ikke angive modtager i selve mailen, med mindre man kan flette fra distributionslisten?

Som et alternativ til distributionslisten i Word, som mange har problemer med kan jeg anbefale at du efter du har gemt Word-dokumentet skifter til Outlook Express.
Opretter en ny mail og vedhæfter Word-dokumentet, og adresserer dokumentet til de ønskede modtagere i BCC-linien. Så kan de enkelte modtagere af mailen ikke se, hvem der har modtaget den.

Problem nr. 1:
Så vidt jeg kan se af dit spørgsmål, ønsker du netop at dokumentet vedhæftes. Så hvad er problemet???

jeg vil måske også det umulige:
1. lave en email, udformet som en ansøgning
2. angive modtagerens navn, adresse og kontaktperson først i teksten
3. et attachment (CV)
4. sende emailen til X antal virksomheder, ud fra en distributionsliste eller andet
5. modtagerens navn og adresse skal flettes fra distributionslisten ned i mailen

Kan det lade sig gøre?

Nej det kan det ikke.

Du kan ikke vedhæfte yderligere filer, når du sender til distributionsliste.

der kunne man jo bare bruge sit attachment (CV) som udgangspunkt og skrive sin ansøgning i Tekst feltet i distributionslisten?

Nej, for så kan du ikke skrive modtagerens navn, adresse og kontaktperson i selve teksten, som du ønsker.

tak for indsatsen Erik, men mit problem er endnu ikke løst. Jeg skal nok ha' fat i et program, der er lavet til formålet. Det jeg efterlyser er jo faktisk Words brevfletfunktion, bare til email med mulighed for attachment.

For jeg ikke et brugbart bud, er pointene naturligvis dine ;)

Min kollega der er Word ekspert har ladet mig fortælle at man i Word kan bruge brevfletning, og som "email". Hun har lige beskevet det for én der skulle bruge det, jeg ser om jeg kan vriste den fra hende...

Here you go:

Jeg forudsætter at du har en eksisterende database - f.eks. en Excel-fil.



I Word vælger du nu Funktioner, Breve og forsendelser, Guiden Brevfletning...
En 6-trins-guide aktiveres og du kan i højre side af skærmbillede gå frem og tilbage mellem de enkelte trin
En centralt punkt er allerede på første trin, hvor du vælger at det skal munde ud i et sæt e-mails.




Trin 2: Udpegning af hoveddokument
Trin 3: Udpegning af den database, som du vil lægge til grund for fletningen
Trin 4: Indsættelse af fletfelterne på relevante steder i dokumentet. Brug den, som hedder "Flere elementer...". Valgmulighederne her afspejler de felter, som er din database. Hver gang et felt er indsat, skal du vælge Luk i dialogboksen.
Trin 5: Gennemsyn af værket
Trin 6: Igen en boks, som rummer specielle valgmuligheder, når du har valgt at flette til e-mails:

PS hvis du ønsker vejledningen med billeder, så angiv din email adresse, så sender jeg den til dig.

Den metode har jeg overvejet; men den lever desværre heller ikke op til alle dine krav.

Du kan ikke både have det flettede dokument som selve e-mailen, og så vedhæfte et datablad.

Forslag til løsning:

Opret i Word en datakilde med oplysninger om modtagerne, email-adresse, firmanavn, adresse, kontaktperson m.m.
Opret et Word-dokument med din ansøgning på den første side, og datablad som side 2.
Indsæt ved hjælp af flettekoder oplysninger om modtager m.m. i dokumentet.
Flet til elektronisk post, og vælg at vedhæfte filen.

Det eneste du kan indsætte i mailen herudover er titel.

Vær opmærksom på at beskrivelsen af brevfletning herover er til Office XP. Tidligere versioner er noget anderledes.

mile: er det Office XP vi snakker om, jeg kan ikke finde Breve og forsendelser i Office 2000 Premium?

Erik: det er uhåndterbart for mig, jeg har et Excell Ark med 200+ poster.

Jeg hælder nok til miles forslag - istedet for et attachment kan jeg indsætte et hyperlink til CV på hjemmeside...

Håber det er ok jeg gi'r lidt til jer begge ; )

I Word2000 hedder det ikke Breve og forsendelse. Som jeg skrev tidligere er der stor forskel på brevfletning i XP og tidligere versioner (det er ikke blevet lettere)

Når du allerede har en Excel-fil med alle data i, kan den udmærket bruges som udgangspunkt for brevfletningen.

Sådan skal du gøre i Word2000:
- Åbn dokumentet med din ansøgning med CV indsat som side 2
- Vælg Funktioner->Brevfletning
- I afsnittet om Hoveddokument klikker du på knappen Opret, og vælger Standardbreve efterfulgt af Aktivt vindue
- I afsnittet om Datakilde klikker du på knappen Hent data, og vælger Åbn datakilde, og vælger dit Excel-ark med firmanavnene, efterfulgt af Hele regnearket
- Klik på knappen Rediger hoveddokument
- Indsæt oplysningerne fra datakilden ved at klikke på knappen Indsæt fletfelt yderst til venstre i værktøjslinien Brevfletning, vælg de oplkysninger der skal indsættes en af gangen.
- Vælg Funktioner->Brevfletning, og klik på knappen Flet
- Vælg at flette til Elektronisk post, og klik på knappen Indstillinger for at vælge hvilket felt (kolonne) der indeholder email-adressen
- Indtast den ønskede Titel til mailen, og vælg at indsætte dokumentet som vedhæftet fil

Håber jeg fik det hele med. Sidder ikke lige ved en Word2000-installation nu.

takker for svarene og indsatsen Erik!!! (der ryger dog lige 5 point til mile)