IF eller VBA? "Kommunikation" mellem mange filer

Hej I kloge mennesker :)
Jeg er ved at forsøge at lave en rapport over min virksomheds samlede malingsforbrug, da dette er (endnu) et krav fra myndighederne og håber på jeres hjælp.
For hvert skib der bliver malet, laves der en rapport (Excel), hvor man ud fra rullelister laver en opgørelse over hvor meget maling der er blevet brugt, f.eks.
Malingstype 88:     5 l.
Malingstype 36:     10,5 l.
Malingstype 45:     2 l.
Malingstype 67:     30 l.
På rapporten angives også HVOR arbejdet er udført (rulleliste), f.eks. ”Dok x”.
Det tricky er, hvordan jeg får samlet disse data, således at jeg får en komplet oversigt over hvor meget af de forskellige malingstyper, der er blevet brugt på de forskellige lokationer (der er 5 forskellige beliggenheder). Jeg skal altså kunne oplyse præcis hvor meget af de forskellige malingstyper, der samlet er blevet brugt i Dok x osv.
Det nemmeste er vel, at jeg i ”samlearket” for Dok x skal have lavet en ”IF”-formel, som går ind og tager data fra de rapporter hvor Dok X er angivet som lokation? Men synes ikke helt jeg kan regne den ud, da det jo bliver flere 100 ark, der skal indgå i sammentællingen. Og nu til det helt store spørgsmål: For hvert nyt skib der males oprettes der jo en ny rapport; er det muligt at samlearket på en måde automatisk kan tage disse data med (måske ud fra en skabelon)? Skal jeg ud i noget VBA? Forventer ikke en komplet løsning på mine spørgsmål, men ville blive meget glad, for et par hints :)