Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) er gået over stregen.
Der er simpelthen blevet for meget papirarbejde. Så meget at selv ekspert-konsulenterne, der tjener penge på at hjælpe leverandørerne, er begyndt at stå helt af.
"Man kunne sagtens skære den kage meget mere tæt. Det bliver beskrevet som et dokumentationshelvede, og det vil jeg gerne gå med til at kalde det," siger John Stumpe, der er direktør for Propartner Consulting.
Han har mere end ti års erfaring med EU-udbud. De seneste to år har han som selvstændig hjulpet virksomheder med blandt andet at udfylde de papirer, der skal sendes ind til SKI, som efterfølgende vælger de bedst kvalificerede virksomheder.
Der hersker en del forvirring
Der har i løbet af den seneste tid været kritik af SKI's aftale 2.18, der har 17 delaftaler omkring it-løsninger og -vedligehold indenfor eksempelvis ERP, ESDH og CMS-løsninger.
Senest har Kenny Munck skrevet en længere klumme, hvori han beskriver det som noget af et dokumentationshelvede. Tilmed synes det som et nærmest umuligt job for SKI, at skulle kunne få behandlet alle tilbudsgivernes mange indsendte papirer.
For det bliver til en del papir, når virksomhederne skal skrive tilbud. Det mener John Stumpe også:
"Det er et usædvanligt stort arbejde, som ligger i at skulle udfylde SKI's krav. Og med de seneste ændringer omkring STORM eller servicetyper er der begyndt at herske en del forvirring," siger han og fortsætter:
"Jeg synes bestemt ikke, SKI har gjort det særligt nemt og enkelt for virksomhederne."
Fra 500 til 5000 tegn
En del af kritikken fra John Stumpe går på, at SKI nu i anden runde, hvor de bedst egnede leverandører skal findes, udskød afleveringsfristen med yderligere 14 dage.
SKI valgte, at en sektion, hvori man skal beskrive sine løsningers relevans i forhold til servicetyperne i STORM modellen fordelt på færdigudviklet programmel, kundespecifik konfiguration og specialudviklet programmel, pludselig gik fra 500 tegn til 5000 tegn.
"Det er jo en væsentlig ændring for mange tilbudsgivere, der er i skarp konkurrence med andre leverandører. Hov, hvor meget mere skriver konkurrenten nu?" siger John Stumpe.
Han fortæller videre, at der således er mange virksomheder, der ser sig nødt til at beskrive alt ned til mindste detalje, så de ikke står i et dårligere lys end konkurrenten.
John Stumpe forklarer videre, at SKI har oplyst, at tilbudsgivernes relevansbeskrivelser senere indgår i en kvalificering til de senere miniudbud, som er en del af rammeaftalen, hvilket pludseligt stiller krav om meget brede besvarelser for ikke at begrænse konkurrencen.
"I realiteten gør det bare, at disse besvarelser er ubrugelige," siger han prompte.
Godtepose for de specialiserede konsulenter?
Der er selvsagt mange virksomheder, der henter hjælp fra konsulenter, der har specialiseret sig i tilbudsskrivning - og man skulle derfor tro, at komplicerede og uigennemsigtige krav fra SKI var noget af en godtepose for folk som John Stumpe.
Men sådan ser han det slet ikke selv.
"Det er lidt ligesom at gå ned til en købmand, og selvom han er den sidste i byen, der har mælk, så vil du jo stadig ikke give 100 kroner for den. Der er jo et niveau for, hvad sådan en opgave kan bære. Hvis du konkurrerer om at få en aftale til 2 millioner om året, så bruger du jo ikke en million på konsulentrådgivning for stadig kun at have en chance for at vinde den," siger han.
Det er derfor et meget reelt spørgsmål ifølge konsulenten, hvorvidt SKI tager højde for det arbejde, virksomhederne skal lægge i et udbud, og hvor meget de kan få ud i den anden ende.
Kan SKI overhovedet nå at læse det hele igennem?
Kenny Munck opstiller i sin klumme et regnestykke for, hvor mange sider en SKI-kvalificering kunne komme op på, og hvor meget SKI i teorien så skulle læse igennem i alt.
Han kommer op på svimlende 150.000-250.000 sider i regnearksformat.
John Stumpe mener ikke, at der er tale om helt så meget papirarbejde, men erkender, at der må være tale om en ret stor arbejdsbyrde.
"Det er et interessant regnestykke, Kenny stiller op. Selvom jeg ikke tror, at vi kommer op på helt så mange sider, så viser det bare, at vi har at gøre med ufatteligt meget dokumentation. Du skal tænke på, at der er 92 virksomheder tilbage, som alle laver et stort arbejde for at komme på aftalerne."
Vi gør alle hinanden en bjørnetjeneste
Virksomheder bør ikke udfylde maksimum af, hvad SKI tillader. I stedet råder John Stumpe sine kunder til at være skarpe og strukturerede i forhold til besvarelserne.
"Jeg synes altså, at man står stærkest, hvis man er i stand til at beskrive sin relevans af en given funktion så kort og præcist som muligt. Hvis man bruger 20 sider på det, så begynder man jo nærmest at tage forbehold ind i sin tekst," siger han og fortsætter:
"Jeg synes, vi alle gør hinanden en bjørnetjeneste. Enten skal man ramme helt specifikt, eller også skal man generalisere i et sådant omfang, at man kan sætte spørgsmålstegn ved, om der er nogen relevans tilbage. Det er direkte en hindring for konkurrence - lig med dine og mine skattepenge."
Lad os nu se, om SKI kan holde tidsplanen
Han mener, at SKI's krav er blevet for komplicerede, og det har skabt forvirring blandt mange virksomheder og konsulenter, hvorfor alle forsøger at gardere sig hele vejen rundt.
Det kan derfor godt blive en del arbejde for SKI.
"Det er absolut sandsynligt, at SKI bliver overrasket over mængden, der skal læses. Og lad os se, om de når det i henhold til tidsplanen," siger han og kommer med et direkte opråb til SKI:
"Hold nu fast i den oprindelige præmis. Beskriv relevansen med få ord, eksempelvis de oprindelige 500 tegn, evaluer så om kriteriet er opfyldt eller ej og lad det være op til den endelige evaluering i forbindelse med miniudbuddene, om man skal gå dybere ned i relevansen. Det ville gøre det lettere for alle parter, og dermed også gøre konkurrencen endnu bedre."
Her er SKI's svar
SKI's udbudsdirektør, Christian Lunding, skrev denne kommentar til Computerworld efter at have modtaget kritikken.
"Det er desværre ikke muligt for mig til pressen at udtale mig konkret om det igangværende udbud 02.18. Vores kommunikation omkring spørgsmål til udbuddet sker - grundet hensynet til ligebehandling af tilbudsgiverne - direkte gennem vores udbudssystem".
Han aviser dog, at omfanget af tilbuddene skulle være så omfattende, som kritikkerne antyder.
"Jeg vil dog gerne igen afvise, at omfanget er så omfattende som beskrevet i Computerworld. Omfanget er sådan, at det sikrer de bedste løsninger for vores kunder, hvilket både leverandørerne og SKI er interesseret i. Tilbuddene bliver evalueret hen over sommeren af SKI samt eksterne konsulenter," skriver udbudsdirektør Christian Lunding.
Læs også:
SKI må simpelthen have fået en ordentlig SKI på
