Guide: Sådan bliver du supereffektiv til at arbejde hjemmefra
Da Yahoos topchef, Marissa Mayer, for nylig nedlagde forbud mod telearbejde, sendte det chokbølger gennem hele forretningsverdenen. Kommentatorerne var hurtige til at vælge side: De, der støtter muligheden for at arbejde hjemmefra, insisterer på, at sådanne ordninger kan "gøre dig mere produktive," mens de, der støtter Mayers beslutning, hævder, at man med telearbejde får en blanding af det værste fra både arbejde og privatliv.
Begge synspunkter har dog fat i noget. Hvis man telearbejder på den rigtige måde, kan man spare utallige timer, som ellers ville blive spildt på at pendle, ligesom man kan nyde et mere stabilt liv og udføre sine arbejdsopgaver bedre. Men gør man det forkert, kan det være meget belastende at arbejde hjemmefra.
Det har jeg personlig erfaring med, da jeg har arbejdet hjemmefra de sidste syv år - fire af dem ironisk nok som medarbejder hos Yahoo.
Hvis du følger disse otte råd, kan du få telearbejdet til at fungere både for dig og din arbejdsgiver.
Sørg for at netforbindelsen er i orden
Du skænker nok ikke internetforbindelsen på kontoret mange tanker - men når du er ved at udstyre hjemmearbejdspladsen, er overvejelser om båndbredde helt afgørende. Tjek om din internetudbyder tilbyder opgraderinger med højere båndbredde. I visse områder er det muligt at få service på linje med produkter til erhverv med båndbredde på 50 eller 100 megabit per sekund, hvilket vil være langt bedre end de almindelige hastigheder til forbrugere.
Det samme gælder din mobiltelefon. Hvis støj på linjen irriterer alle deltagere ved telefonmøder, så undersøg alternativer: Tilføj en fastnettelefon, skift teleselskab eller brug en VoIP-tjeneste som Skype (hvis din internetforbindelse er hurtig nok). Du kan også justere din routers Quality of Service-indstillinger (QoS) for at dedikere mere båndbredde til bestemte formål såsom VoIP-opkald.
Hvis filoverførsler mellem lokale computere går for langsomt, kan det være nødvendigt at opgradere dit lokale Wi-Fi-netværk til 802.11n eller 802.11ac.
Hvis du arbejder uden for virksomhedsnetværket og dets backup-tjenester, så sørg for at lave sikkerhedskopier af dine data regelmæssigt - faktisk helst i realtid. Til det formål kan det være uvurderligt at tilføje en netværkstilsluttet harddisk (NAS) til dit hjemmenetværk, fordi den giver dig et centralt sted at opbevare filer og har ofte et indbygget system til spejling eller anden form for backup.
Hvis du ikke kan presse en højere ydeevne ud af dit netværk og heller ikke har mulighed for at opgradere, så sørg for, at hverken nassende naboer eller unødvendigt udstyr hopper på din router og æder båndbredden.
De fleste trådløse routere kan vise en liste over alle enheder, der har forbindelse til dem. Nægt adgang for enheder, der virker mistænkelige, og sørg for, at enheder, der kan tænkes at sluge båndbredde, er slukket i løbet af arbejdsdagen.
Sørg for sikkerheden
En central bekymring med hensyn til telearbejde er, at medarbejderne mister kontrollen over de data, de tilgår. Det er for eksempel en dårlig idé at lade likviditetsregnskabet for næste kvartal være åbent på sin bærbar, der står på cafébordet, mens man lige bestiller en kop kaffe til.
En løsning er at lade alle data blive på serverne på kontoret og så kun tilgå dem via fjernadgang. Det skaber selvfølgelig blot nye sikkerhedsmæssige udfordringer: Hvordan sikrer man forbindelsen mellem hjemmet og kontoret?
En af de mest effektive tilgange er at bruge et virtuelt privat netværk. VPN'er var tidligere komplekse og svære at opsætte, men kan i dag let anvendes af selv den mindste virksomhed som en sikker tunnel igennem nettet.
Der findes VPN'er i både hardware- og software-udgaver til både pc'er og smartphones. Du er nødt til at samarbejde med din arbejdsgiver om det, men opsætningen består som regel blot af nogle valgmuligheder via en webbaseret grænseflade.
Hvis dit arbejde indebærer, at du nogle gange er på farten - og din virksomhed ikke i forvejen benytter sig af løsninger såsom Google Drev eller Microsoft SkyDrive - så overvej at gemme filer på Dropbox, Box eller Evernote, så du har adgang til dem fra en hvilken som helst pc.
Det er hurtigere at finde et dokument fra disse tjenester end at logge på et VPN for at få adgang til harddisken på kontoret. Du skal dog lige sikre dig, at det ikke er brud på din virksomheds sikkerhedspolitik at gemme virksomhedsdata på sådanne cloud-baserede tjenester.
Vis at du er til stede
For hvert minut der går, uden at du har ringet tilbage eller svaret på en e-mail, stiger kollegernes mistanke om, at du blot danderer den, når du arbejder hjemmefra.
Derfor bør du holder nøje øje med din indbakke og undlade at lade opringninger gå på voicemail, med mindre du i forvejen har et vigtigt opkald i røret.
Det giver tidsspilde at aflytte beskeder, og det kan genere medarbejdere, som ellers blot ville have stukket hovedet forbi dit skrivebord med et hurtigt spørgsmål.
Med instant messaging kan dine kolleger altid komme i kontakt med dig. Google Talk er populær til tekst-, stemme- og videochat og kan integrere med Google Apps for Business. Microsofts Office 365-løsninger til erhverv indeholder chat i kraft af Lync-klienten.
Hvis du har kolleger eller kunder, der bruger flere forskellige tjenester, kan programmer, der kan benytte flere forskellige protokoller såsom Digsby eller Trillian, spare dig for at skulle installere adskillige klienter. Sørg blot for at indstille status for, hvornår du er og ikke er til stede, og svar omgående på indkommende beskeder.
Skype bliver mere og mere populær hos virksomheder med adskillige afdelingskontorer og telearbejdere. Med Skypes gruppechat for betalende brugere eller med en gratis tjeneste såsom Imo.im kan du let holde forbindelsen med kollegerne.
Med værktøjer til videokonference såsom WebEx og Adobe Connect foregår kommunikationen ansigt til ansigt, hvilket giver et aspekt, som mangler ved skriftlig chat. De gør også skærmdeling mulig, hvilket er meget nyttigt i forbindelse med onlinesamarbejde.
Sæt tid af til arbejde
Som regel anbefales det i forhold til telearbejde, at man holder sig til at arbejde inden for specifikke perioder, der er sat af som arbejdstid, så man ikke blander privatliv og arbejde sammen.
Dette råd er desværre næsten umuligt at følge i praksis.
Mange, der arbejder hjemmefra, har tendens til at få uforholdsmæssigt lange arbejdsdage - men på den anden side er det en fordel at arbejde hjemmefra, hvis man er tvunget til at arbejde længe.
Det kan stadig være hårdt at skulle arbejde videre efter middagen eller være klar til et telefonmøde klokken seks om morgenen, men det er alt andet lige nemmere, når man slipper for turen frem og tilbage fra kontoret.
Ikke desto mindre er det en udbredt mistanke, at telearbejdere hele tiden løber fra pligterne - og i stedet lige ordner vasketøjet, køber ind, tager en lur eller går en tur med hunden - og for komme denne fordom til livs kan det føles, som om man er nødt til at lægge flere timer og gøre et bedre stykke arbejde, end hvis man havde været på kontoret.
Skab et dedikeret arbejdsrum
Det er let at blive lokket hen i sofaen med en bærbar i skødet. Det samme gælder for køkkenbordet. Her er der sandsynligvis heller ingen, der forstyrrer dig i løbet af dagen. Men undgå alligevel at forsøge at arbejde fra disse steder i dit hjem.
Skab i stedet en dedikeret arbejdsplads. Det betyder ikke, at du nødvendigvis skal rydde et helt rum, som sættes af til kontor (selvom det selvfølgelig ikke ville skade), men du bør i det mindste sætte et veldefineret område af som arbejdsplads. Det kan være et hjørne i soveværelset eller stuen eller en alkove i gangen, hvor der er plads til et lille skrivebord.
Hvis du er nødt til at arbejde ved køkkenbordet, så lav det om til kontorplads hver morgen ved at fjerne dugen, avisen og salt- og peberkværnen.
Dette lille ritual vil markere starten på arbejdsdagen og udgøre en psykologisk overgang til en arbejdssituation.
Efterlign dit vante arbejdsmiljø
Du ville ikke møde op på arbejde i træningstøj eller uden at have børstet tænder, vel? (Med mindre du er journalist, selvfølgelig.)
Det bør du heller ikke gøre, selvom du blot møder på hjemmekontoret. Ud over at gøre dig selv præsentabel før arbejde bør du udstyre din hjemmearbejdsplads med ting, der hører til på en traditionel kontorarbejdsplads såsom kuglepenne, post-it notes, et rigtigt tastatur og mus samt en ordentlig kontorstol.
Mange, der arbejder hjemmefra, har det med, ikke alene at arbejde hvor end de nu lige sidder, men også at ignorere deres arbejdsplads' ergonomi.
Brug rigtige kontormøbler og placer din computer på en ergonomisk forsvarlig måde.
Hvis du bruger bærbar (det gør de fleste telearbejdere), så brug en docking-station eller stander, så skærmen kommer op i den rette højde, hvor toppen af skærmen er i øjenhøjde.
Invester i to skærme, hvis det er muligt. Og brug et komfortabelt tastatur og mus.
Spis frokost ude
Når man arbejder hjemmefra, kan hjemmet blive som et fængsel, hvis man ikke sørger for at komme lidt ud i løbet af dagen. Du vågner, gør dig klar, arbejder, spiser, går i bad og går i seng igen - måske helt uden at åbne din hoveddør.
Det kan godt være, at du kan holde den kørende i et produktivt gear i et stykke tid, men før eller siden vil rastløsheden tage over.
Kuren er dog ganske enkel: Kom udenfor i frokostpausen. Stræk benene (telearbejdere får ofte for lidt motion) og løb nogle hurtige ærinder.
Du vil vende tilbage til skrivebordet med fornyet energi sandsynligvis uden at være gået glip af noget vigtigt. Men tag alligevel for god ordens skyld din smartphone med dig.
Log af Facebook
Seriøst.
Oversat af Thomas Bøndergaard
