Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den CTO d. 5. maj 2006.
Arla Foods samler adgangen til en række ERP-systemer og andre it-systemer i en portal, der dækker hele koncernen. Projektet indebærer en international strømlining af både it-systemer og forretningsprocesser.
Et utal af forskellige ERP-systemer og forskellige forretningsprocesser i mejerigiganten Arla Foods' datterselskaber var med til at skabe store problemer både for it-afdelingen og for hele virksomheden.
Det førte til beslutningen om en koncernomspændende portalløsning under navnet "My Workplace" for at få et fælles it-system og ensartede forretningsprocesser i hele koncernen. Indførelsen af portalen har været en succes, men vejen til at kvalitetssikre og konsolidere den bagvedliggende it-infrastruktur og stamdata har været lang og stenet.
Arla Foods har en vækststrategi, der bygger på globale opkøb. En følge af virksomhedsopkøbene var, at man med i købet fik mange forskellige ERP-systemer og forretningsprocesser, der typisk var tilpasset lokale behov, og ikke umiddelbart ville kunne integreres med hinanden.
- Vi havde rigtig mange forskellige ERP-systemer, der fungerede som ø-løsninger ude i selskaberne, og rapporteringen fra selskaberne foregik på mange forskellige måder. Det kunne for eksempel være med til at forsinke udarbejdelsen af vores årsregnskab, og situationen kunne ikke fortsætte på den måde, forklarer portalarkitekt Jonn Tholstrup-Bendtsen, der er ansvarlig for udviklingen af portalløsningen.
I dag har Arla Foods to primære ERP-systemer, idet Arla før fusionen med MD Foods havde implementeret ERP-systemet Movex fra Intentia. Det ville være en enormt omfattende og dyr opgave at fase det system ud, så systemet fastholdes som det er, mens alle nyudviklinger sker i SAP R/3.
I 2002 iværksatte koncernen under navnet "Ett Arla" et meget omfattende forretningsprojekt. Projektet, der stadig er i fuld gang, har til formål at sikre, at alle selskaberne i koncernen benytter sig af de samme forretningsprocesser og it-systemer.
For at det skulle kunne lade sig gøre valgte Arla at satse på en portalløsning til alle medarbejdere. Løsningen bygger på SAP R/3 og SAP's udviklingsplatform NetWeaver.
Formålet med My Workplace er at sikre alle 23.000 medarbejdere let adgang til de informationer, de har brug for. Portalen skal desuden give medarbejderne adgang til selvbetjeningsfaciliteter, hvor det er muligt at indtaste oplysninger i elektroniske formularer som for eksempel kørselsregnskab. Portalen giver også adgang til et internt jobmarked og værktøjer til at samarbejde i projekter.
Ikke mindst vigtigt er portalens rolle som platform for ledelsesinformation, der skal skabe indsigt og handling hos medarbejderne. Ledelsen kan således via portalen eksempelvis orientere medarbejderne om fusionsforhandlinger, koncernstrategi, Arlas etiske program og kommentere historier i medierne. På denne måde kommer My Workplace til at fungere som informationsmotorvejen i hele koncernen.
At indføre portalløsningen har ikke udelukkende været en dans på roser. Der har været masser af problemer undervejs, som stort set alle kan henføres til it-infrastrukturen.
- Det er nødvendigt at tænke alt ind omkring infrastrukturen, når man etablerer en portal. Den er et veritabelt udstillingsvindue for alle de infrastrukturmæssige dårligdomme, som måtte findes. Vi oplevede for eksempel problemer med routere, som medførte, at vi måtte ud med en bærbar pc og undersøge alle routerne hos vores driftsleverandør for at finde problemet.
Som et andet succeskriterium nævner Jonn Tholstrup-Bendtsen, at det er nødvendigt at have styr på stamdata for brugernes roller. Arlas it-afdeling har haft et omfattende arbejde med at rense de data om brugerne, der ligger i HR-systemet og anvendes i portalløsningen.
Også mindre detaljer, som for eksempel en opdatering til Windows XP SP2 på klienterne, har kunnet afstedkomme problemer, fordi den nye Service Pack anvendte en opdateret Java-klient.
For it-organisationen hos Arla har den store udfordring været kompetencerne i afdelingen, fordi den nye it-arkitektur bryder grundlæggende med den traditionelle transaktionsorienterede tænkning.
- Eksempelvis HR-specialister, som har været vant til at arbejde med transaktioner, skal pludselig til at arbejde med services. Det har været en stor opgave at få dem til at forstå denne omstilling. SOA stiller krav til it-organisationen om at have medarbejdere, der kan overskue hele virksomhedens it-arkitektur, pointerer Jonn Tholstrup-Bendtsen.
Portalen binder alle Arlas applikationer og systemer sammen og indekserer indholdet. De cirka 8.000 pc-brugere verden over har en fælles, ensartet brugergrænseflade, ligesom Arla for øjeblikket arbejder med at indføre storskærme til at informere medarbejdere, der ikke har adgang til en pc. Storskærmsløsningen vil desuden også kunne anvendes til at sende reklamer ud til kunder i detailhandelsbutikker.
Brugernes adgang til systemerne er rollebaseret og foregår ved hjælp af et enkelt password. Adgangsrettighederne til forskellige applikationer styres med Microsoft Active Directory, og applikationerne i portalen afvikles på tynde Citrix-klienter.
Brugerne har online-adgang til rapporter og andre data. My Workplace rummer også en række håndbøger, der er forenklede og ensartede i forhold til tidligere papirudgaver.
Ved etableringen af portalen er der tænkt i en komponent- og serviceorienteret arkitektur (SOA), hvor komponenter kan genbruges i forbindelse med nye tjenester. Som centrum i denne arkitektur anvendes NetWeaver både til orkestrering af nye applikationer og arbejdsprocesser. Portalens ensartede brugergrænseflade gør det nemt for brugerne at arbejde med nye processer, fordi indgangen er den samme, selv om indholdet ændres.
Som eksempel på dette nævner Jonn Tholstrup-Bendtsen en ændring i en salgsproces, der kan foretages lynhurtigt:
- Portalen giver os en meget kraftig motor til at gå på tværs af processer, og udviklingsværktøjerne i NetWeaver gør det lettere at ændre en proces via portalen, forklarer han.
Som følge af My Workplace har Arla kunnet nedlægge et ugentligt papirbaseret nyhedsbrev til 14.000 medarbejdere i Danmark og Sverige og har fjernet et antal lokale telefonbøger. Også PowerPoint-præsentationer af organisationsstrukturen er forsvundet til fordel for et koncernomspændende organisationsdiagram, som er tilgængeligt online.
En række Notes-baserede intranet er elimineret. Omkostningerne til håndtering af fakturaer er reduceret betydeligt, fordi de godkendes elektronisk. Endelig er Arla sluppet af med hundredvis af applikationer ved at luge ud blandt dem, der dækkede de samme processer og ved den lejlighed optimere processerne.
- Alt i alt vil jeg trods problemerne undervejs sige, at projektet har været en rejse, som har været værd at begive sig ud på, siger Jonn Tholstrup-Bendtsen.
Billedtekst:
Jonn Tholstrup-Bendtsen, Arla Foods: - Forude ligger mange guldklumper midt på vejen og bare venter på, at vi samler dem op. Foto: Claus Haagensen/Chili
Boks:
ARlas portalerfaringer
Sæt fokus på efterfølgende drift.
Forretningsindhold kræver fælles projekter.
Involvering af infrastruktur er afgørende.
Erfarne konsulenter, der tager ansvar, er afgørende.
Muligheder og konsekvenser af portalen skal illustreres for kollegerne. Arbejd visuelt.
Beslutninger truffet tidligt i projektet har størst konsekvens og træffes på grundlag af mindst viden.
En portalløsning er ikke en applikation, men en infrastruktur.
OriginalModTime: 04-05-2006 08:50:18
