Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. oktober 2004.
SAMMEN ELLLER SOLO: Det fællesoffentlige projekt for elektronisk sags- og dokumenthåndtering, FESD, mundede i sommer ud i rammeaftaler med tre leverandører. I den kommende tid melder spørgsmålet sig hos talrige offentlige institutioner, om de skal vælge en standardiseret FESD-løsning eller bruge tid, penge og kræfter på et selvstændigt udbud.
Boks:
Nationalmuseet er gået i udbud
Kort tid efter åbningen af de fællesoffentlige rammekontrakter for køb af systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering har Nationalmuseet besluttet sig for alligevel at gennemføre sit eget udbud.
- Man kan selvfølgelig undre sig over, at en statslig institution vælger at gå i udbud, når der lige er lavet en hyldevare på det samme område. Men det skyldes, at journalisering, der er centralt for FESD, benytter vi ikke så meget. Vores udbud er af en integreret systempakke, hvor intranet er indgangsvinklen. For Nationalmuseet er i bund og grund en forskningsinstitution, hvor videndeling er et helt centralt element, siger Nationalmuseets it-chef, Steen Weidemann.
Intranet indgår imidlertid i samtlige FESD-løsninger, og Nationalmuseet har da også efter drøftelser med FESD-enheden fået lov til at genbruge kravspecifikationerne, som udmundede i de fælles rammekontrakter, til sit eget udbud.
Arbejdsgrupper på Nationalmuseet har holdt kravspecifikationerne op mod museets egen hverdag og ikke fundet det nødvendigt at foretage synderlige ændringer, og Steen Weidemann siger, at FESD-kravene er lavet så generelle, at de kan dække hele den offentlige sektor.
- På den måde kan man sige, at FESD-folkene har gjort et rigtig godt stykke arbejde. Og det kan da også godt være, vi ender med en hyldevare gennem rammekontrakten. Vi ved endnu ikke, hvilke fem leverandører, der bliver prækvalificeret; der kan godt være FESD-leverandører iblandt dem.
Nationalmuseet har 450 pc-installationer. Journaliseringen har hidtil foregået centralt blandt få medarbejdere, men der foregår overvejelser om, hvorvidt den skal decentraliseres i forbindelse med implementeringen af et nyt system.
Blandt dem der undrer sig over, at Nationalmuseet vælger at bruge kræfter på et udbud, er FESD-projektleder Lars Frelle-Petersen.
- Der er ingen fornuftig forklaring på det, for intranet er inkluderet i rammekontraktløsningerne. Den eneste forskel til en intranet-centreret løsning er præsentationsformen. Der er et ekstremt stort ressourceforbrug i at lave udbud, selv om det camoufleres ved, at mange ikke tæller deres eget forbrug med i regnskabet. Som selvejende institution kan Nationalmuseet gøre, hvad de vil, og i FESD-sammenhæng spiller de ingen rolle med bare en snes administrative arbejdspladser. Men man kan da stille det spørgsmål, om udbuddet ikke bliver lige så dyrt, som det køb, de skal foretage, siger Lars Frelle-Petersen.
Han er indstationeret i Den Digitale Taskforce af Finansministeriet, hvis departementschef, Karsten Dybvad, har været på banen med en kraftig opfordring om at udnytte de offentlige ressourcer bedre ved hjælp af rammeaftalerne.
Nationalmuseet har tidligere markeret sig som individualist på it-området, da det i 2001 gik enegang med sit økonomisystem. Mens Økonomistyrelsen investerede i at få rullet Navision Stat ud i hele sektoren, valgte Nationalmuseet at satse på Damgaards Axapta-løsning, fordi Navision Stat ifølge økonomidirektør Ebbe Holmboe ikke var stort nok til at dække museets behov. hjort
Boks:
Glostrup går i gang
Glostrup Kommune er blandt de ombejlede. Kommunen skal anskaffe et nyt system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering og er netop gået i gang med at afdække projektets omfang og lodde stemningen på markedet.
Endnu inden den otte mand store arbejdsgruppe i Glostrup er begyndt at se på mulige løsninger står det klart, at FESD-rammeaftalerne bliver overvejet. Det samme gør den kommunale kerneleverandør KMD med sit KMD Sag-system. Kommunen er heller ikke blind for markedets øvrige leverandører.
For arbejdsgruppen er der frygteligt mange overvejelser at gøre sig i bestræbelserne på at stille mulighederne op mod hinanden og træffe et fornuftigt valg. Glostrup Kommunes it-chef Henrik Nellager siger:
- Man skal have gode grunde til bare at forkaste FESD. Omvendt er det relevant at spørge, om de er langt nok i udviklingen. Og hvor er FESD-aftalerne om et halvt år eller fem år? FESD-tanken er mest sympatisk, hvis den er vedholdende, og en tovholder fortsat sørger for videreudvikling af systemerne.
I Glostrup har man foreløbig talt med FESD-enheden og med KMD.
- KMD siger, man skal gå en anden vej. De vil noget andet end FESD-folkene. Hvor stor forskellen er på de to veje, tør jeg ikke udtale mig om på nuværende tidspunkt. Men den strategisk overordnede forskel er nok mindre, end KMD vil gøre den til. KMD fortæller os, at de har KMD Sag, som tænker ESDH på en integreret måde, i og med at KMD Sag er en overbygning til alle deres fagsystemer. Men jeg tænker, at et ESDH-system kan være en lige så god overbygning, hvis integrationen til fagsystemerne er på plads. Måden at anskue tingene på er ikke så forskellig, det er blot tilgangen i praksis.
Som de fleste kommuner har Glostrup flere hundrede fagsystemer fra KMD, og arbejdsgruppen tænker derfor i høj grad på integration.
- KMD Sag har en fordel, i og med at KMD nemmere kan integrere med deres egne fagsystemer. Men KMD Sag er ikke et færdigt produkt; det ligger et stykke ude i fremtiden. Derudover er et formål med FESD også at gøre brugerne mere leverandøruafhængige. Og det gør man jo ikke, hvis man går KMD-vejen. Så låser man sig tværtimod endnu mere fast til én leverandør, pointerer Henrik Nellager.
Hans holdning er, at man bør gå efter en standardiseret løsning i det omfang, man kan. Og snarere tænke i organisationsændringer end tilpasninger af systemerne. Arbejdsgruppen får hele tiden nye problemstillinger.
- Accenture-sagerne er vi naturligvis nødt til at overveje. Vi ser ikke kun på produktet, men også leverandøren. Det er klart, at man vil have en ordentlig samarbejdspartner, siger Henrik Nellager.
Hovedoverskrifterne for, hvad arbejdsgruppe i Glostrup ser på, er:
• Leverandørens stabilitet og kompetencer
• Systemets muligheder - funktionalitet og brugervenlighed
• Perspektiver for integration til andre systemer
• Modularisering og leverandøruafhængighed
Prisen spiller også ind. Men, som Glostrups it-chef udtrykker det, så er det mindst lige så vigtigt, at man får, hvad man vil have, og systemet kan leve op de krav, man har. hjort
Boks:
Rigspolitiet overvejer FESD
Rigspolitiet overvejer seriøst at vælge en FESD-løsning til at afløse det udskiftningsmodne Polsas-system. Det vil i givet fald blive den hidtil største installation med omkring 10.000 arbejdspladser fordelt på 360 adresser.
- Der er klare fordele ved at bruge den fællesoffentlige rammekontrakt, så det er vi i gang med intensive undersøgelser af, siger Vicerigspolitichef Peter Carpentier.
Han tilføjer, at en passus i finansloven ligefrem kræver, at politiet skal overveje, i hvilket omfang indkøbet af et nyt sagsstyringssystem kan ske gennem FESD-projektet.
- Fordelen er frem for alt, at vi slipper for at gå i en omstændelig udbudsrunde, der vil være både kompliceret, dyr og tidskrævende. Omvendt er det det naturligvis en forudsætning, at FESD-konceptet er tilstrækkeligt robust til at være omdrejningspunkt for vores systemer. Det er vi i gang med at analysere, siger Peter Carpentier.
Politiet har søgt bistand hos både FESD-enheden, der som en del af Projekt Digital Forvaltning har stået for arbejdet med rammeaftalerne, og konsulenter fra rådgivningsfirmaet PLS.
Afløseren for Polsas skal kunne meget. Polsas er kernesystem for en række andre systemer, frem for alt det automatiske trafikkontrolsystem ATKS, der håndterer kolossale datamængder med over 400.000 sager (bøder) om året. Hertil kommer politiets generelle sager - mere end en halv million årligt. Polsas integrerer ydermere til hovedparten af politiets øvrige systemer såsom krimininalregister, motorregister, pas, kørekort med mere.
- Det forudsætter, at man på fornuftig vis kan lave de fornødne integrationer og opnå de virksomhedsunderstøttende kernefunktionaliteter, politiet har i Polsas i dag, påpeger Peter Carpentier.
For politiet bliver udgiften til et nyt sagsstyringssystem i størrelsesordenen godt og vel 100 millioner kroner, vurderer analysehuset Gartner. hjort
Billedtekst:
Nationalmuseet er en af de statslige institutioner, der vælger at gå i offentlig udbud fremfor at vælge en standardiseret FESD-løsning.
Foto: Scanpix
Billedtekst:
Glostrup kommune har ikke valgt side endnu. - Man skal have gode grunde til bare at forkaste FESD. Omvendt er det relevant at spørge, om de er langt nok i udviklingen, siger kommunens it-chef Henrik Nellager.
