Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 2. juli 2004.
IT Governance i praksis: Voksende krav til en stadig mere presset it-afdeling udløste handling i Rynkeby.
Saftproducenten Rynkeby har omkring 250 medarbejdere. De fem sidder i it-afdelingen. Og dem er der så meget bud efter, at ledelsen har sat et omfattende strategisk arbejde i værk for at få styr på it-styringen og prioriteret de omsiggribende projekter.
- Vi oplevede, at it-afdelingen var en knap ressource, vi alle stillede store krav til, som den dårligt kunne honorere. Kravene accelererede - der var ingen grænser for, hvad vi burde gøre. Vi vil gerne det hele, men er også nødt til at begrænse os, for det er jo ikke lønsomt at løbe efter alt, hvad der rører sig. Så vi skal finde balancen, siger Poul Erik Nielsen, der er økonomichef hos Rynkeby.
Behovet for en prioritering af de mange opgaver var det element, der satte gang i it-strategiprocessen. Hjulpet af at den eksisterende it-plan efterhånden havde syv-otte år på bagen.
Konsulenter blev kaldt ind udefra, og Rynkeby valgte COBIT modellen som værktøj til at få skruet it-styringen på plads. Foreløbig har det taget tre-fire måneder at køre den indledende proces igennem. Man har formuleret hovedlinierne i en strategi og gennemført de overordnede prioriteringer på basis af en status, interviews og spørgeskemaundersøgelser. Hele tiden med den øverste ledelse som sponsor for arbejdet.
Et væld af opgaver
- Da vi blev spurgt, hvilke opgaver vi bør klare, nåede vi helt op på 60. Dem samlede vi sammen i større klumper, så vi havde 10-12 stykker at fokusere på. Derefter værdisatte vi dem - ud fra deres vigtighed, lønsomhed, hvor mange ressourcer de ville kræve osv. Det materiale brugte vi til at prioritere beslutningerne - med en tidshorisont på tre år.
Poul Erik Nielsen fortæller, hvordan man boksede med behovene for et projektstyringssystem, pc'er til sælgerne, en opgradering af ledelsesinformationssystemet, en række systemer til kvalitets- og leverandørstyring med mere.
- Det var meget svært at prioritere. Men nødvendigt, siger han og henviser til, at den lille it-afdeling bruger godt halvdelen af sin tid på den daglige drift og altså kun har begrænset tid til udviklingsopgaver.
Som produktionsvirksomhed har Rynkeby også brug for it-afdelingen til produktionsrelaterede opgaver såsom stregkodesystemer til labels og robotstyrede lagre.
It-bemandingen vurderes hele tiden, siger økonomichefen. Han slår dog også fast, at "i en virksomhed som vores er man nødt til hele tiden at prøve at gøre tingene optimalt og bruge ressourcerne bedst muligt".
Første fase af styringsprojektet er afsluttet for Rynkeby, men der ligger stadig et stort arbejde forude.
- Nu skal vi videre med it-strategien gennem COBIT-standarden. Her står en masse ting, som vi yderligere skal detaljere og tilpasse vores virksomhed. Så der ligger mange mandemåneder foran it-afdelingen, før vi har en komplet strategi med præcist udformede politikker. Men det giver klarhed, at der er "commitment" fra den øverste ledelse, som har taget stilling til en række overordnede prioriteringer. Og det er godt, fastslår Poul Erik Nielsen.
Rent praktisk er man hos Rynkeby lige nu optaget af at udruste alle salgsfolk med en lille bærbar computer til at tage med ud.
Inden for det seneste halve år har man indført et workflowsystem til elektronisk fakturabehandling. En intern Citrix-løsning er indført på alle pc'er.
Det absolut største og mest ressourcekrævende it-projekt har man arbejdet med at implementere gennem hele det seneste år. Det er udløst af en investering i et stort højlager, som er komplet it-styret gennem et WMS - Warehouse Management System, der sender robotter rundt efter varerne fra lagerreoler i syv-otte etager fra 15.000 pallepladser.
hjort
