Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 8. marts 2002.
Det er ikke længere utopisk at anskaffe et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering uden at få en IT-skandale på halsen. Men man skal få styr på e-posten.
Sporene behøver ikke at skræmme længere. Det viser en ny undersøgelse af markedet, kunderne og leverandørerne af systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
Analysen er udført af konsulentfirmaet Siticom Fischer & Lorenz. Partner Søren Nielsen sammenfatter resultatet således:
- Pionerkunderne kunne ikke købe færdige systemer, men måtte have dem bygget. Første generation af systemer var ikke modne, men nu er der ved at være en række modne systemer på markedet med en ny og mere robust arkitektur, som er meget nemmere at have med at gøre. Dermed er der i dag meget bedre tekniske muligheder for at få succes med at indføre elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
E-post
Ifølge partnerne Søren Nielsen og Peter Lorentz Nielsen hos Siticom er modenheden af systemerne også afgørende, når det drejer sig om håndtering af e-mails.
Det er slående, at der har været stor fokus på indscanning af ind- og udgående post hos både leverandører og kunder, mens fokus burde have ligget på e-post.
- De gamle systemer tog ikke højde for, at e-post også skal registreres og arkiveres. I dag kommer der flere e-mails ind, som burde journaliseres, end fysiske breve, og det skal systemerne nu kunne håndtere. Det at arkivere en e-mail skal være den nemmeste måde at slippe af med den på, siger Søren Nielsen.
- 10-20 procent af det offentliges e-post burde registreres, men det sker formentlig kun for omkring en femtedel, siger Peter Lorentz Nielsen.
Sagen eller arkivet
Et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem er ikke en entydig størrelse. For eksempel er der grundlæggende to slags, nemlig de der tager udgangspunkt i et elektronisk arkiv og de, der er baseret på sagsstyring. Men grundlæggende er alle systemerne i det hele taget ret forskellige, og det gør det svært at vælge.
- Kunderne skal se grundigt på deres behov, og så skal de skære ind til benet. Jo mere man vil have integreret i systemet, jo større er risikoen for at det segner under sin egen vægt og de lange svartider, siger Søren Nielsen.
Han fortæller, at det hidtil har været sådan, at systemer med udgangspunkt i sagsstyring har været sværere at have med at gøre, når det drejer sig om integration, og at der derfor har været mange fiaskoer i det offentlige, hvor man typisk har valgt den slags systemer. I private virksomheder er der ikke traditionel sagsbehandling, så her har man haft succes med at tage udgangspunkt i e-arkivet, og det er nemmere.
De to slags systemer er dog ifølge Søren Nielsen nu ved at nærme sig hinanden.
For mange om bordet
- Men 20 leverandører om det danske offentlige marked er for mange, der er formentlig højst plads til 10, siger Søren Nielsen.
Han laver et hurtigt overslag:
- Hvis vi regner med 150.000 hardcore papirflyttere i den offentlige sektor og en løbende årlig licenspris på 5.000 kroner, så giver det en omsætning på 750 millioner kroner om året. Heraf vil 20 procent gå til systemudvikling. Resten af omsætningen vil kunne holde 150 mand hos otte-ti leverandører i gang med systemvedligeholdelse. Ikke flere, siger Søren Nielsen.Der findes i dag cirka 20 leverandører på det danske marked. >
nuværende 20 leverandører.
Boks:
Leverandører af elektroniske sags- og
dokumenthåndteringssystemer
Private sektor Offentlige sektor
TietoEnator ScanJour
Traen Informationssystemer Software Innovation
Mærsk Data VM-data
Cap Gemini ICL
CSC KMD
IBM EDB Gruppen
WM-data Ementor
Leverandørerne er identificeret af Siticom Fischer & Lorenz, som dem de oftest støder på i markedet. I forbindelse med analysen har Siticom blandt andet talt med TDC, Arbejdsdirektoratet, Eltra, DI, Folketingets ombudsmand, Slangerup Kommune og Patent- og Varemærkestyrelsen.
