Dokumenthåndtering til idrætsforening

Hej,
Jeg er i tvivl om dette er den rigtige kategori jeg har postet i, men kunne umiddelbart ikke finde et bedre alternativ

Mit spørgsmål går på at jeg repræsentere en handicap idrætsforening på Frederiksberg som står overfor at skulle se på mulighederne for at optimere/viderudvikle både vores kommunikation udadtil (sponsorer, samarbejdspartnere, medier, politikere etc) i form af nyhedsbreve og opdateringer omkring hvad der sker i klubben Men også indadtil (medlemmer, frivillige, trænere bestyrelse etc.) omkring mødeindkaldelser, referater, kalenderoversigt for de forskellige udvalg.
Ligeledes skal vi have opdateret vores hjemmeside til et mere nemmere/tidssvarende CMS system hvor vi let kan oprette/redigere nyhedsopslag - og integrere disse med diverse sociale medier (Facebook, Google+ etc.)

I klubben er vi 2 idrætsafdelinger, kørestolsrugby og atletik. Derudover er vi en bestyrelse, samt pr udvalg. Yderligere har vi på tværs af disse 2 afdelinger en masse frivillige som er en kæmpe uundværlig rygrad i hele klubben som vi trækker på til stævner, sociale arrangementer etc.
Alle disse skal kunne kommunikere sammen dog med forskellige rettigheder. Det er f.eks. ikke altid at atletik skal se rugbys kalender, i forbindelse med et rugbystævne. Men PR udvalget skal f.eks kunne se alle kommende stævner/arrangementer så man kan planlægge invitationer, presseopmærksomhed vedr disse arrangementer.
Mit spørgsmål går derfor på hvordan dette kunne gøres.
Skal man holde den interne og eksterne kommunikation adskilt eller kan det hele håndteres via klubbens hjemmeside CMS på internt niveau.?
Skal man have specifikke programmer til nyhedsbrev, email etc.?
Kan man bruge Google Apps?
Hvad er der af ulemper og fordele

Jeg håber nogle vil være behjælpelige
På vegne af Frederiksberg handicap idrætsforening
- Peter Tejlmand