Dokumentation for hhv. modtagne og afsendte emails via Gmail

Det store problem i sådanne sager er at beviser.

I skal bevise at I har fået en opgave fra jeres modpart.
At I har startet opgaven før I har dette bevis er jeres egen dumhed.

I har dog været så "heldige" at modparten med fremlæggelsen af sin annullering af ordren faktisk har sørget for netop dette bevis for modtagelse.

Det det komme ned til herefter er om I rent faktisk kunne tillade jer at starte opgaven eller ej, hvilket I skal kunne bevise.
For at bevise dette skal I dog kigge på teksten i den annullering af ordren, som jeres modpart har fremlagt.

Indikeres det i denne email at ordren kunne påbegyndes, så er det op til modparten at bevise at annulleringen er blevet modtaget.

Indikeres det i denne email at der ikke er nogen konkret ordre, så står I nok meget svagt.

Hej Wally,

Tak for hurtigt svar.
Jeg håber vores advokat vil kunne hjælpe os på denne konto.

Jeg er dog stadig interesseret i den tekniske del af sagen - altså vil det være muligt at finde dokumentation i form af "alle" indkomne mail hos os eller tilsvarende "alle" udgånede mails fra modpartens IP adresse?? Eller ling.....jeg er bestemt ikke ekspert på dette område.

Gmail burde kunne se noget i deres mail-server, og "sourcen" til den mail jeres kunde siger han har sendt kunne muligvis også sammen med resten af hans mail afsløre noget.... men hvis jeg skal anbefale noget vil jeg sige at i skal lave jeres egen mail-server ( domæne ) så har i helt og fuld adgang til ALT jeres mail, indkomne og afsendte helt ned på fil-system level ( har selv en SME-server stående på en lille fitpc, den har kørt UDEN nedbrud/vedligehold i +5 år )

Sidst var det nok også en god ide med en opstramning på arbejds-gangen :-)

Hej Martin,

Tak for dit indlæg.
Vi må fremadrettet finde en løsning med fuld adgang til ALT.

For lige at besvare dit sidste spørgsmål om hvad der kan graves frem, så vil jeg lige prøve at forklare hvordan internet mail virker.

Forestil dig at din kunde går på posthuset i et andet land og sender et brev til dig her i DK.
Posthuset stempler konvolutten og sender brevet videre i deres system, f.eks. til et hovedposthus, hvor de stempler konvolutten igen.
Da brevet er til et andet land vil det i de her terror-tider blive sendt hovedposthuset til en af politiets scanningsfaciliteter, der undersøger brevet for eksplosive elementer.
Er der fundet eksplosive elementer destrueres brevet, ellers stemples konvolutten og brevet sendes videre i systemet, f.eks. til toldmyndigheder, der kontrollerer om der er ting i det der er ulovlige at eksportere.
Er der ulovlige ting, så konfiskeres brevet og ellers stemples det og sendes tilbage i postsystemet til et posthus for internationale forsendelser.

I posthuset for internationale forsendelser stemples brevet og smides derefter på et fly mod Danmark.
I Danmark modtages brevet igen af en politi-enhed, der scanner der for farlige ting og er der ingen anmærkninger sendes det videre i systemet til toldmyndighederne.
Toldmyndighederne prøver at finde ud af om der er noget der skal fortoldes eller er ulovligt at indføre.
Er der ingen problemer, så sendes brevet videre med et stempel om at det fortoldet.
Brevet vil så komme til PostDanmarks modtagecentral, som stempler det og sender det videre til dit lokale posthus.
Dit lokale posthus stempler brevet og lægger det så i din postboks, som du så kontrollerer næste dag, hvor du finder brevet.

Internet mail virker som det normale postsystem beskrevet herover.
I stedet for politiets scannere, så har man virus scannere, som kan være styret af mailserverens ejer selv eller det kan være outsourcet til en ekstern udbyder.
I stedet for toldmyndigheder, så har man spamfiltre og scannere, som igen kan være styret af mailserverens ejer eller de kan være outsourcet.
Landene i det normale postsystem svarer til domænerne i internettets mailsystem, hvor PostDanmark, så i dit tilfælde vil svare til gMail og det andet land svarer til din kundens domæne med mailservere.

Når et brev kommer frem i det normale postsystem, så vil man ofte kunne se på stemplerne, hvor det har været igennem i systemet, dog er det ikke altid at alle stederne stempler, så det er ikke helt sikkert.
Det samme gør sig gældende på internettet, i det de forskellige servere en email passerer typisk efterlader en lille kommentar i emailens header.

Problemet i hele den her sag er at hvis brevet forsvinder et eller andet sted i systemet, så ved du ikke hvor.
Man kan begynde at eftersøge det, men det skal ske fra afsenderens ende ved at man kontakter ham og får at vide hvilket posthus det er sendt fra.
Så kontaktes dette posthus og man hører om de har modtaget brevet og hvis de har, så om det er blevet videresendt og i så fald til hvor.
Er det videresendt, så kontaktes næste sted og det hele gentages igen og igen indtil brevet findes.

Dette lyder alt sammen ret lige til, men hvis man prøver dette med et normalt brev så vil man nok hurtigt støde ind i forhindringer i form af posthuse, der ikke har tid eller bare ikke gider hjælpe en, og myndigheder, der ikke må pga. regler osv.

Derfor hvis man skal have bare lidt beviser for en aftale, så sørg altid for at have en bekræftelse af modtagelsen af en vigtig email, da man så har lidt ekstra bevis for at en email er modtaget.
Det er ikke altid nok i en evt. retssag, da en bekræftelse for modtagelse af en email ikke bekræfter indholdet, men det hjælper lidt.
Skal man være helt sikker, så skal emails fra begge parter i en kommunikation signeres med en digital signatur fra en anerkendt kilde, f.eks. NemID, da den vil bekræfte at emailsne er uændrede og fra de rigtige personer.

Digital signatur på emails er som sagt den bedste løsning, men ikke altid den nemmeste at få en kunde med på, så det er en afvejelse.
Alternativet kunne være skrevne bekræftelser eller simpelthen en acceptering af risiciene ved kun at få bekræftelser via usignerede emails, hvilket dog trods alt er bedre end slet ingen bekræftelser.

Tråden nedlægges.....tak for alle Jeres kommentarer....God dag.