Kalender i Excel

Hej alle eksperter. Jeg skal lave en kalender i Excel og jeg har luret lidt på diverse løsninger der tidligere er givet herinde, men jeg kan ikke finde en som møder de krav jeg har til min kalender.
Sagen er den, at jeg skal lave en oversigtskalender for 6 kollegaer på mit arbejde. De 6 kollegaer er i et team og de har brug for at kunne se hvornår hinanden er på arbejde og hvilke opgaver de forskellige har de forskellige dage. Jeg havde forestillet mig noget i stil med følgende:
- Kalenderen skal selvfølgelig være på et helt år, men som udgangspunkt skal et skærmbillede være 2 uger.
- Hver medarbejder har 1 kolonne (dato og uge nr. ku så evt. stå til venstre)
- Der er følgende forskellige kategorier for arbejdsopgaver:
"Ikke på job, Udedag, Intern dag, Halv dag, Ledig, Weekend, Helligdag", hver kategori skal for overskuelighedens skyld have sin egen farve.
HER KOMMER PROBLEMET:
- De skal ikke bare ku vælge en kategori for den pågældende dag, men de skal ku skrive en fri tekst (så kategorierne bliver kun brugt som baggrundsfarver i felterne til at give overblik)
Jeg har tidligere haft lavet en løsning hvor jeg via en Datavalideringsliste (over katergorierne) og et vba script der søgte på kategorierne og indsatte en bestemt baggrundsfarve i cellen når den fandt den. Men min udfordring er at mine kollegaer gerne vil ha mulighed for at skrive en kommentar/fri tekst under hver dag og kun vil ha kategorier til at blive vist som farve for overskuelighedens skyld. Gir det mening?

Jeg håber min lange smøre giver mening. Har I nogle gode forslag til hvordan jeg løser dette kalenderproblem???

Jeg vil meget gerne uddybe de forskellige ting hvis I har spørgsmål.

På forhånd tak :-)