Avatar billede CESkovgaard Mester
12. august 2018 - 20:56 Der er 4 kommentarer og
1 løsning

filstørrelse er meget for stor, oprydning

Jeg har flere gange oplevet at wordfiler er vokset til meget store størrelser.
Nogle gange har jeg kunnet få størrelsen ned ved at kopiere hele indholdet over i en anden fil, men det virker heller ikke hver gang.
Spørgsmålet er så: Hvordan gemmer jeg filen så den kun indeholder det nuværende indhold.

Lige nu har jeg fx en fil på 12 mb. den indeholder godt nok to små billeder (hver på ca 500 k) samt to almindelige sider tekst.
Jeg har haft skiftet billederne et par gange, så mit gæt er at de stadig ligger der et sted, men man kan jo så vidt jeg ved ikke komme tilbage til dem alligevel, så det må være totalt spild.
Avatar billede ole_madsen Ekspert
12. august 2018 - 21:20 #1
Først og fremmest - sørg for at gemme som .docx dokumenter i stedet for det gamle .doc - der er en del plads at spare her.

Dernæst - komprimering af billeder.. .- se https://support.office.com/da-dk/article/reducere-filst%C3%B8rrelsen-p%C3%A5-et-billede-i-microsoft-office-8db7211c-d958-457c-babd-194109eb9535
Avatar billede CESkovgaard Mester
12. august 2018 - 23:07 #2
Tak for rådet Ole. Det hjalp ikke så meget, men fik mig til at tænke.
Jeg ER gået over til kun at benytte .docx. Der er i øvrigt mange andre problemer med det gamle .doc format i Word fra 2010 og frem. jeg har bemærket at hvis jeg udskriver fx til .pdf (primo pdf), ombryder den anderledes end det oprindeligt blev vist.
Jeg kontrollerede billedstørrelserne igen og de var faktisk kun 150 dpi.
Problemet viste sig at være min dovenskab. Jeg har ofte blot ctrl-C, ctrl-V til at kopiere billeder ind. det viser sig at så gemmer Word filen som bitmap. Hvis jeg bruger 'indsæt billede' virker det meget bedre.

Anden halvdel af problemer har intet med billeder at gøre men med ren tekst (og ja vi taler om .docx filer). Ofte benytter jeg samme skabelon hvor jeg fjerner eksisterende tekst og indsætter ny i stedet. Ofte over 100 sider ad gangen.
Selvsagt bliver den gamle tekst hængende i baggrunden (til mulig fortryd), men når jeg gemmer og lukker filen, burte dette jo forsvinde. Det gør det som regel ikke.
Som nævnt i spørgsmålet kan jeg ofte fjerne problemet og bibeholde al tekst og formatering ved at benytte ctrl-A, ctrl-C, ctrl-V til et tomt dokument, men det burde jo ikke være nødvendigt. Har nogen en god ide til det?
Avatar billede Lene Fredborg Ekspert
13. august 2018 - 00:04 #3
Hvis din skabelon/dokumentet, du bruger som skabelon oprindeligt var et doc/dot-dokument, du har konverteret: I Word 2003 og tidligere versioner var der en ”Allow fast saves”-indstilling (hed måske ”Tillad hurtig gemning” eller noget i den retning i dansk version). Hvis den indstilling var slået til, ville Word gemme ændringer i et dokument uden at rydde op i tidligere version, hvis man f.eks. havde slettet indhold. Ændringerne blev i stedet føjet til internt i filen. Formålet var, som navnet på indstillingen siger, at gøre det hurtigere at gemme dokumenter. Det kunne gøre en lille forskel, da computere havde langt mindre ressourcer end nu. Resultatet var dog, at filstørrelsen kunne blive ved med at vokse. I tilfælde af et tidligere doc/dot-dokument, kan det muligvis fortsat slæbe rundt på sådanne efterladenskaber. Ud over at øge filstørrelsen, kunne resultatet også være, at dokumenter lettere gik i udu eller at andre programmer fik problemer med filerne. Metoden med at kopiere indhold over i et nyt dokument får ryddet op i det, der har hobet sig op.

Prøv at vælge Gem som. Du kan gemme med samme navn og dermed overskrive eksisterende dokument eller gemme med et nyt navn. Det vil sandsynligvis få dit/dine dokument(er) til at krympe i størrelse. Det vil normalt give ca. samme resultat som af kopiere indhold over i et nyt dokument.

Ud over, hvad du har fundet ud af mht. indsættelse af billeder: Sørg for, at indstillingen Filer > Indstillinger > Gem > Integrer skrifttyper i filen er slået FRA.

Endnu en ting, der betyder noget for filstørrelsen: Bruger du forskellige typografier til at formatere teksten eller ændrer du formatering ved at markere tekst og vælge f.eks. en anden skriftstørrelse, skrifttype m.m. Hvis du anvender sidstnævnte metode (direkte formatering), kommer dokumentet også til at indeholde en masse ekstra information om formatering, som fylder – og det bliver langt mere udsat for at få problemer på anden vis. Ud over gevinsten mht. filstørrelse er det markant hurtigere at sikre korrekt/professionel formatering ved systematisk brug af typografier.
Avatar billede CESkovgaard Mester
13. august 2018 - 01:08 #4
Mange tak for det uddybende svar Lene.
Jeg blev MEGET klogere.
Min største 'synd' er nok at jeg stort set aldrig benytter typografier, men altid direkte formatering. Desuden har jeg indstillingen 'integrer skrifttyper' slået til. Jeg mente at det var nødvendigt hvis jeg benyttede fonte der ikke var standard på alle maskiner.
Avatar billede Lene Fredborg Ekspert
13. august 2018 - 02:34 #5
Når du arbejder en del med Word, som du tilsyneladende gør, kan du ikke investere din tid bedre end i at sætte dig ind i brugen af typografier og derefter give dig til at bruge typografier systematisk og konsistent. Det vil gøre dit arbejde i Word så meget hurtigere og dine dokumenter bedre :-). Tiden i starten er hentet hjem lynhurtigt. Måske du kan finde information på min Word Tips blog, som kan være til nytte. Jeg har bla. skrevet et par helt grundlæggende artikler om fordelene ved at anvende typografier systematisk (https://www.thedoctools.com/wordtips/om-typografier-del1/ og https://www.thedoctools.com/wordtips/om-typografier-del2/)

Mht. fonte: Hvis en bruger åbner et Word-dokument, som anvender en font, der ikke er installeret, vil Word bruge en erstatningsfont. Det kan for meget specielle fonte ende med at blive f.eks. Courier, hvilket helt sikkert ser anderledes ud end den rigtige font. Men det fylder unødigt at gemme fonte i alle dokumenter. Jeg vil stærkt anbefale at bruge standardfonte i Word så vidt som overhovedet muligt, hvis det drejer sig om dokumenter, som skal deles mellem flere, mens de er i Word-format. Der findes et stort antal fonte i alle Office-versioner (varierer lidt mellem versioner). Hvis man skal være helt sikker, må man holde sig til standard Windows-fonte.

Her er f.eks. link til en liste af fonte, som findes i Office 2013: https://support.microsoft.com/en-us/help/2800393/fonts-that-are-installed-with-microsoft-office-2013-products
Avatar billede Ny bruger Nybegynder

Din løsning...

Tilladte BB-code-tags: [b]fed[/b] [i]kursiv[/i] [u]understreget[/u] Web- og emailadresser omdannes automatisk til links. Der sættes "nofollow" på alle links.

Loading billede Opret Preview
Kategori
Tag et kursus i Word og øg effektiviteten

Log ind eller opret profil

Hov!

For at kunne deltage på Computerworld Eksperten skal du være logget ind.

Det er heldigvis nemt at oprette en bruger: Det tager to minutter og du kan vælge at bruge enten e-mail, Facebook eller Google som login.

Du kan også logge ind via nedenstående tjenester