26. november 2016 - 23:05Der er
9 kommentarer og 2 løsninger
Office som redskab til komplette tilbud
I mit arbejde har jeg lidt brug for en ide til hvordan jeg kunne optimere min hverdag.
Jeg sælger en app til vagtbranchen gennem Guardtools, og kunne godt bruge nogle hurtige ja/nej svar.
Jeg har idag udformet et stort excelark, hvor jeg ved hver ny kunde har en række spørgsmål jeg stiller som behovsafdækning. Navne, Cvr, tlf, web, opstart, indhold (beregner et antal licenser), kredstid, kredsbiler osv.
Når jeg trykker print, så printes hele kontrakten med de ark der skal bruges. De faner jeg arbejder med er følgende: Kunderafdækning Prisliste Samlet tilbud Licensmodel eller SaaS model (2 former for licens, hvor den der vælges, printes med)
Hertil har jeg et word dokument med en standardkontrakt.
Alle dele samles idag i et pdf dokument, som idag redigeres med adobe xi samt pdf tools.
Vi har Office 365 Business, så håber i alt til trods vil hjælpe mig (tænker ms supporten formentlig vil kunne svare, men har før brugt forummet her til andre private opgaver fra studietiden)
Idag kopiere jeg arket til en ny mappe, indfylder data, og så retter jeg kontrakt til med ekstra info. Sidste side er fx specifikke ting om tilbuddet. Herefter printer jeg alle filer. Og fjerner så de sidder der er for meget.
Så til spørgsmålene. Jeg ville gerne gøre opgaven med kontraktudfyldning meget nemmere. Så... 1. Kan man i acces (som jeg pt endnu ikke har arbejdet med) lave en kundedatabase, hvor alle kundeinfo trækkes fra, og hvor afdækningen foregår?
1.1, Kan man så få excel og word til at trække disse info? (Tænker kæder kunne virker, men de brydes jo ved nydannede dokumenter) - som underpunkt til denne, tænker jeg at en kontrakt får navn osv og at tilbudsarkene tilføjer alle ordrelinier, samt beregner hvilken prismodel der er bedst med mine gamle formler, og dermed selv vælger det rigtige ark. Men da arket dannes automatisk, frygter jeg om kæder til acces kundedatabasen kan flyttes med, hvis jeg nu har den liggende i en dropbox, eller på onedrive. 1.2. Kan dokumentet flyttes med hvis dette ligger på onedrive/dropbox, uden kæder eller links laver fejl? Acces dokumentet forestiller jeg mig bliver min kunde database, så denne fil ændres og flyttes ikke. Men skal virke på flere enheder, og kunne danne kontrakter på flere enheder/computere.
2. SKal jeg holde mig fra makroer? Dokumentet er til intern brug, men overvejer virkelig en Print knap, istedet for den normale print, og så fjern sider der ikke skal bruges. Kunne også bruge makroer til at skifte sprog, eller valuta, da vi handler i 14 lande.
3. Da vi jo har outlook, tænker jeg en form email, kunne autokreeres. Er dette korrekt?
4. Kan man i excel eller acces, lave et ordrelinieark? Så man fx klikker af hvilke produkter der ønskes købt, og den så automatisk tilføjer dem til det samlede tilbudsark med antal og pris, trukket fra prislisten.
Mange spørgsmål ;-) Men til det omkring Access database, og brug af den sammen med dit Excel, og Word. Hvis ikke du har brugt Access før, vil jeg mene at det er den "gale" vej at gå. Du kan jo sagtens bruge Excel, til at agere database. Excel har jo et værktøj til dette formål, i form af tabel værktøjet. Og så er du jo lidt der hvor du arbejder i forvejen, og skal ikke koble en funktion (Access) mere på, som nok vil give dig problemer.
Og resten af de ting du nævner (selv om der er flere punkter), ser da umiddelbart ud til at lade sig gøre fra Excel ;-)
Årsagen til jeg tænker acces ind i det, er fordi jeg idag bruger excel som kundedatabase. Men har brug for at kunne trykke på en knap der reelt skaber et helt nyt kundeforhold, komplet med ny kontrakt, ny tilbudsberegner osv. Hvis jeg kopiere excel arket som idag, virker kæderne ikke.
En anden ting var at bruge acces til at lave kundeaftaler, således hvergang en ny kunde er oprettet, laves der en kalender note om at kontakte kunden om 14 dage. Når status ændres, tilføjes endnu engang en ny automatisk opdatering, som alt kan ses fra databasen. Databasen i acces skal også kunne give et hurtigt overbliv over kunder, hvad de betaler nu, samt gå direkte til deres kontrakt mappe.
De sidste dele er årsagen til jeg tænkte acces. Men reelt er jeg godt med på excel faktisk kan en stor del af det.
Søger iøvrigt også en måde at excel automatisk kan tilføje ordreliner ud fra afkrydsede felter. Så krydses produkt 1,3 og 6,7,8 af, opdateres dette automatisk i tilbuddet. Tænker der skal en række funktioner til i excel for dette?
Vedr. Access, der findes mange templates på nettet. Måske en du kan bruge. De fleste er godt nok på engelsk. Du kan jo prøve at Google Access templates, og du får et hav af databaser. For at bruge dem skal du have Access på din PC(Koster 8-900 kr) Fås b.la. hos egear.dk
#2 - Som jeg (stadig) ser det du skriver, med at trykke på en knap, og så oprettes en ny kunde, og hvad deraf følger; så er det stadig Excel jeg ville blive i, hvis jeg tænker i "dine baner". Jeg kan ikke umiddelbart se Access som komme ind i billedet, og give dig en fordel og lave noget, som du ikke væsentligt nemmere kan lave i Excel. Hvis dine datamængder var mega store, ja så var der måske et argument, men sådan læser jeg ikke i diine spørgsmål.
Og nu hvor du netop har Office365, er du jo så at sige kørende i Skyen ,og har de fordele som du gerne vil bruge til det andet du omtalte, netop i den nye Excel. Fordelen i den, er jo også, at den opdateres hver måned (hvis du har abonnements udgaven), og dermed også kan høste fordele af de nye funktioner som netop er på vej, omkring det at arbjede i Skyen, og binde enheder sammen.
Og det du nævner, med at du gerne vil kunne se et hurtigt overblik på dine kunder, og status på dem, kan du (også) stadig se i Excel. Det er kun et spørgsmål om at opstille Excel på den rigtige måde, og "sende" forespørgslen den rigtige vej rundt.
"3 - Det er nok bedre, at du opretter det du eftersøger, i et nyt selvstændigt spørgsmål. Ellers blir' spørgsmålene, til noget sammenrodet noget. Men at lave funktionen som du omtaler, kan laves med VBA.
Måske ville det være en god ide at få udarbejdet en model af det "optimale system" - således at du ville kunne se hvordan de databærende værktøjer (forskellige Applikationer - f.eks. Word, Excel, evt. Access, Outlook) kunne ligge i bagrunden og brugergrænseflader forrest - såkaldte Userforms - programmerede dialogbokse m.v.
Med hensyn til dit spørgsmål 4 i #1, og igen formuleret i #3, kan det løses med en lille makro og et par hjælpeark.
Jeg har tidligere hjulpet en spørger med en lignende opgave. Der var 20 faneblade med op til 100 varer på hvert faneblad. Ved at indtaste antal af varer kunne disse overføres til et tilbudsbrev som: antal, varebeskrivelse(lille eller flere linjer) samt pris.
Løsningen er ikke blev vist her på "Eksperten", da der indgik fortrolige oplysninger i firmaet lister. Så løsningen blev udarbejdet med direkte kommunikation mellem mig og spørger..
Den opgave jeg har løst, er klaret med VBA. Der er en del kopieringer, sletninger og sorteringer, der skal udføres i den rigtige rækkefølge for at det kan lykkes.
Nogle steder virker det ikke med at slette i celler, hvorimod det virker med en kopiering af tomme celler til de områder der skal slettes.
Formatering eller undladelse af formatering er andre parametre der skal være på plads for at få opstillet en tilbudsliste hvor beskrivelsen af de enkelte emner fylder mere end 1 linje.
Hvis du er interesseret vil jeg gerne prøve at beskrive hvad jeg har gjort, men det er en større proces, så det vil tage et stykke tid.
Hvis du vil have en løsning uden VBA. Kan jeg ikke hjælpe dig.
De makroer jeg anvender er alle lavet med makrooptageren, idet jeg ikke, som nogle af "eksperterne" er i stand til direkte at programmere mig til et resultat.
Jeg laver makroerne i små bidder, og skriver dem derefter sammen i den rækkefølge de skal ekekveres.
Jeg har lavet en lille beskrivelse af hvad jeg har gjort. Den fylder en del. og er ikke egnet til et indlæg her på siden, så jeg sende en mail direkte til dig.
Synes godt om
Ny brugerNybegynder
Din løsning...
Tilladte BB-code-tags: [b]fed[/b] [i]kursiv[/i] [u]understreget[/u] Web- og emailadresser omdannes automatisk til links. Der sættes "nofollow" på alle links.
