Her får du et unikt indblik i, hvordan topchefer fra CSC og Skat udveksler mails, når et millionstort it-projekt er på katastrofekurs.
De udvalgte mails, som Computerworld har fået aktindsigt i, stammer fra perioden primo juli 2011 til ultimo august 2011.
Hovedpersonerne er koncerndirektør Jesper Skovhus Poulsen, der sidder i Skats fire mand store direktion og administerende direktør Carsten Lind fra CSC Danmark.
Emnet for den til tider hårde diskussion er et it-system til omkring 200 millioner kroner.
Allerede i juli nedfælder Skats Jesper Skovhus Poulsen en stribe kritiske forhold.
Læs: "Den første gnidning" på næste side.
Den første gnidning
I kølvandet på strejken hos CSC talte koncerndirektøren hos Skat med Carsten Lind, hvor han gjorde det klart, at leveringen af debitor-motoren er afgørende for det fremtidige samarbejde.
Det understreger Jesper Skovhus Poulsen igen i en mail ugen efter.
Mail 7. juli 10:15
Fra: Jesper Skovhus Poulsen
Til: Carsten Lind
Kære Carsten Lind
Både da vi talte i telefonen i sidste uge og på mit mode med Kai Dahl-Jensen og Jens Fuchs den 24. juni forsøgte jeg at være ret præcis om, at CSCs leverancer på debitormotor, nedlukningsaftale på fase 1 samt afviklingen af batch job efter strejken kommer til at spille en afgørende rolle for, hvordan vi ser den fremtidige samarbejdsrelation med CSC.
Allerede i sidste weekend var der problemer - i forbindelse med at selskabsselvangivelser skulle indberettes var der ikke adgang til NTSE, og vel at mærke uden at det blev eskaleret som aftalt i organisationen.
Som du ved, er en dokumenteret stabil drift af NTSE en af de afgørende forudsætninger for, at Skatteministeriet vil gå ind i en nedlukningsaftale omkring systemmoderniseringens fase 1. De øvrige vilkår for en sådan aftale har været drøftet flere gange på direktørniveau. Vi er opmærksomme på, at I - på grund af strejken - har haft visse vanskeligheder med at byde ind med bidrag til nediukningsaftalen, men så meget desto more er vi nødt til at få den proces færdigt hurtigt.
På mødet den 24. juni aftalte vi, at CSC som element i en kommende nedlukningsaftale senest den 1. juli skulle levere en funktionsdygtig første udgave af en central sikkerhedsløsning. Det blev endvidere aftalt, at CSC senest den 1. juli skulle fremsende et dokument (letter of intent) med jeres commitment til nedlukningsaftalen, når det som følge af strejken endnu ikke havde været muligt at afslutte selve aftalearbejdet.
Vi har ikke modtaget noget af det lovede.
I forhold til det vi drøftede i telefonen, synes leg det er ret bekymrende, at vi endnu en gang - efter de mange møder der har været afholdt - skal bruge kræfter på at få lavet den nødvendige nedlukningsaftale. Jeg mener fortsat ikke, at der er grundlag for at diskutere det fremadrettede, så længe der er så massive problemer med tidligere leverancer.
Da vi ikke har fået det aftalte udspil, må vi nu tage de nødvendige skridt for at sikre en tilstrækkelig understøttelse af vores forretning. I forhold til CSC er alternativet nu at vende tilbage til den oprindelige kontrakt.
Jeg håber du vil gå ind i sagen, så vi kan komme videre.
Med venlig hilsen
Jesper Skovhus Poulsen
Blot ti minutter efter svarer CSC-topchef Carsten Lind.
Mail 7. juli 10:25
Fra: Carsten Lind
Til: Jesper Skovhus Poulsen
Jesper
Klart utilfredsstillende. Vender tilbage snarest.
Vh
Carsten Lind
En uge efter sender topchefen en længere redegørelse i nedenstående mail.
Mail 14. juli 14:39
Fra: Carsten Lind
Til: Jesper Skovhus Poulsen
Hermed mit skriftlige svar vedrørende driftsproblemerne på NTSE samt nedlukningsaftalen på SKAT F1 som vi diskuterede pr. telefon i slutningen at sidste uge.
Det er klart at begge forhold er stærkt utilfredsstillende for både Skatteministeriet og for CSC - og for vores ønske om at forbedre samarbejdet med SKAT og jeg beklager det meget.
Med hensyn til driftsproblernerne pa NTSE, som medførte at systemet ikke var tilgængeligt fra (forrige) lørdag aften til
mandag morgen, så har jeg modtaget en kopi af den årsagsanalyserapport der beskriver hændelsen. Der er desværre tale om et sammenfald of tekniske problemer og manglende overholdelse of CSC's interne procedurer for håndteringen af kritiske drifishændelser.
Konkret var den tekniske årsag til problemet en logningskomponent, som lørdag morgen gik baglås og forårsagede at den ene halvdel of systemet (det "ene ben") blev utilgængeligt.
Driftspersonalet blev varskoet om dette og forsøgte via genstart af centrale dele af systemet at reetablere det. Det lykkedes imidlertid ikke hverken umiddelbart eller i løbet af eftermiddagen. Sagen blev samtidig rejst som en prioritet 2 sag (skulle have været prioritet 1 som er kritiske sager).
Lørdag aften skete en tilsvarende hændelse på det "andet ben" med det resultat at NTSE nu var helt utilgængeligt. Samme procedure blev fulgt, men sagen forblev fejlagtigt en prioritet 2 sag, med den konsekvens at den ikke blev eskaleret til de medarbejdere der til daglig er medvirkende til at fejlsøge på NTSE samt kan sikre at sådanne mere komplekse problemer løses hurtigt.
Konsekvensen var at NTSE systemet først kom tilbage i fuld og normal drift mandag morgen, hvilket naturligvis er dybt utilfredsstillende.
I forbindelse med årsagsanalysen er der iværksat initiativer der skal sikre at:
• Driftspersonelet udfører en korrekt prioritering at indkomne sager.
• Såvel Prioritet 1 og Prioritet 2 sager fremover sendes (7*24) per SMS nøgle-personer på vores SKAT Account, sã de har mulighed for at sikre korrekt indgriben ved en sådan sag.
• Vi implementerer inden udgangen at juli en rettelse for at undgå fejlen i den berørte logningskomponent.
Med hensyn til nedtukningen af SKAT F1, så skal jeg stærkt beklage at vi ikke har meldt tilbage til Skat, som lovet per
1. juli.
Som jeg vurderer de hidtidige forhandlinger, er der særligt følgende udeståender for at vi kan lave en aftale eller første omgang et 'Letter of Intent' herom:
•Levering af fase 1 af en revideret sikkerhedsløsning (som jeg erfarer skulle være leveret )
•Tilsagn om levering af fase 2 of sikkerhedsløsningen.
•En model for overdragelse af SKAT F1 Portalen til Netcompany med henblik på at Netcompany retter deres udestående fejl og i samarbejde med SKAT tilpasser og idriftsætter Portalen efter.
Som diskuteret er det meget positivt du vil hjælpe mig til at få aftale om tilkøb al ydelser/timer baseret pa jeres behov som en del af nedlukningsaftaten.
Jeg håber du får en god ferie, selv er jeg på rejse i Rusland i næste uge men du er naturligvis altid velkommen til at
ringe eller skrive.
Ser frem til at komme videre i dialogen efter sommer
Best Regards
CARSTEN LIND
Mail-boksen hos CSC-bossen afslører imidlertid, at dialog bliver der rigeligt af efter sommerferien.
Læs "Skat træt af "papirløse møder" på næste side.
Skat træt af "papirløse møder"
Efter sommerferien ser det fortsat sort ud.
Skats koncerndirektør ønsker derfor, at Carsten Lind deltager i et møde om sagen.
Kalenderen er for tiden fyldt op, men Carsten Lind lover, at et møde bliver sat op snarest.
Den 14. august sender CSCs nye chef for public, Jens Schmidt, en beroligende mail til Jesper Skovhus Poulsen.
Den nye CSC-chef skriver blandt andet, at selskabet er 80 procent færdige med test-delen.
Mail 14. august 22:42
Fra: Jens Schmidt
Til: Jesper Skovhus Poulsen
Kære Jesper Skovhus
tak for din mail af 8/8 til Carsten Lind.
Det er desværre korrekt at fremdriften over sommerferien ikke har bragt os så langt frem som vi havde planlagt og tidligere
kornmunikeret til Skat. Det beklager jeg på CSC's vegne.
Der har dog ifølge de ansvarlige ledere i CSC været en klar fremdrift på en række områder:
• Selv om vi ikke som lovet nået at afslutte SIT testen pr. 1/8, er vi trods alt gået fra en færdiggørelsesgrad på ca. 40% til
80% slut juli
• Tilsvarende var Prodtiktionsmiljøet, som skal anvendes forbindelse med piloten, forventet klar den 20 juli. Miljøet blev
klarmeldt den 12/8, således at datakonvertering ift. pilot kan påbegyndes denne week-end med med en håndterbar
forsinkelse.
På TKT testen (performance test) er miljøet fuldt etableret og alle data er konverteret til selve performance testen
• Vi haft betydelig fremdrift ift. at etablere den nødvendige struktur og organisation der skal understøtte DMO systemet.
[i]• [/i]Derudover har CSC udvidet projekt bemandingen med yderligere CSC senior SAP ekspertise samt andre centrale roller.
Jeg har naturligvis spurgt mit team om DMO vil være klar til DMR go-live den 30/10. Baseret på ovenstående fremdrift og
aktioner gør at vi mener at vi kan færdiggøre og idriftsætte DMO så DMR kan tages i anvendelse ultimo oktober. Vi her planlagt
en idriftsættelse af DMO den 15/10/2011.
Med hensyn til DMI, så er testeren forsinket men dog godt undervejs. Vi forventer at kunne indgå i integrations testen med EFI per den 5/9 som planlagt. Dog vil der være områder uden for integrationsområderne der først afsluttes i løbet at september.
Vedrørende SKAT F1 så har vi i starten af juli leveret fase 1 af den nye sikkerhedsløsning til SKAT's test — og der er arbejdet
videre med forslag til en aftale vedrørende nedlukningen, ligesom der i denne uge har været en drøftelse mellem Preben
Kristiansen og Kristian Vengsgaard fra SKAT og undertegnede og Jens Fuchs fra CSC, og der er aftalt at modes i næste uge for at
komme videre med hensyn til at nå en endelig aftale.
Vi kommer sorn aftalt i Skatteministeriet mandag kl. 10:00 hvor vi naturligvis vil uddybe ovenstående.
Med venlig hilsen
Jens Schmidt
Nordisk Direktør
CSC
Men mailen beroliger ikke Skats topchef. I hvert fald sender han en mail til Carsten Lind.
Her gør topembedsmanden det klart, at han er træt af "papirløse møder" med CSC-medarbejdere, der løber fra det, de lover.
Han vil kort sagt nu tale med bossen.
Mail 15. august 09:08
Fra Jesper Skovhus Poulsen
Til: Carsten Lind
Kære Carsten
Jeg må indrømme, at jeg efterhånden finder det formålsløst at deltage i flere papirløse møder, hvor forskellige grupperinger af dine medarbejdere fremlægger mere eller mindre realistiske milepælsplaner og laver aftaler, som alligevel afmeldes på efterfølgende møder i projekterne.
Jeg har behov for, at vi holder kontinuiteten i forhold til, at de aftaler vi laver, afklares på højeste niveau.
Jeg beder derfor min sekretær om at sætte et møde op hurtigst muligt. Når man ser på betydningen for os af de projekter, der er nødlidende, og som drøftes møderne, bør det kunne prioriteres.
Jeg deltager ikke i noget møde i dag.
Sagen er allerede oppe på højeste niveau, mener Carsten Lind. Det fremgår af en mail sendt samme formiddag.
Mail 15. august 10:45
Fra: Carsten Lind
Til: Jesper Skovhus Poulsen
Kære Jesper,
Jeg anser nu Jens Schmidt der er ny Nordisk Direktør for vores Public Sector og medlem af direktionen som værende
højeste niveau og ikke nogen medarbejder. Jens rapporterer til undertegnede og har som sagt ansvaret for vores forretninger i Puclic.
Endvidere vil Erik Hechmann der er nyansat Projekt Direktør fremadrettet og i partnerskab med Jens Schmidt involvere sig i projekternes gennernførsel.
Saledes er det forhold at jeg ikke deltager på statusmøder absolut ikke noget udtryk for du og skat ikke har toppriontet. Lad os gerne tage overordnet opfølgningsmøde snarest efter dagens operationelle møde, herunder afklare governance.
Best Regards
CARSTEN LIND
Vice President & COO Nordic Region, CEO Denmark
CSC
Siden lader det til, at dagsordenen for et møde bliver udarbejdet.
Mail 18. august 18:20
Fra: Jesper Skovhus Poulsen
Til: Carsten Lind
Emne: Agenda
1. Status Skat
2. Status CSC-4spla41
3. Governance/samarbejde
- kildekode
- kvalitetssikring
- betingede tilsagn
4. Juridisk spor
5. Kritiske milepæle
Med venlig hilsen
Jesper
Dagsordenen får dog Carsten Lind til lige at sende en forespørgsel omkring "det juridiske spor" tilbage omkring fire timer senere.
Mail 18. august 23:19
Fra: Carsten Lind
Til: Jesper Skovhus Poulsen
Hej Jesper
Jeg ved der er et møde tidligere på dagen angående F1 lukning, vi kunne bede deltagerne på dette møde kort fremlægge hvor langt man er nået. Overordnet status og kritiske milepæle på Debitor er en selvfølge. Jeg vil gerne forstå hvad der ligger i juridisk spor?
Som nævnt har jeg brugt kræfter på etableringen at vores nye public team som tager detaljerne og driver projekterne...så dem vil jeg gerne skubbe fremad om man så må sige.
Endvidere vil jeg bede min PA kontakte din PA for at aftale en middag en aften i nær fremtid ihht hvad kalenderen tillader.
Jeg ser frem til mødet
Med venlig hilsen
CARSTEN LIND
Af det materiale, Computerworld har modtaget, fremgår det ikke, om mødet blev afholdt, hvilke punkter, der blev taget op, eller om Carsten Lind nogensinde fik forklaret, hvad der ligger i det "juridiske spor".
Men fem dage senere drøner en møg-ubehaglig mail ind hos Skats koncerndirektør.
Her er chok-meldingen fra CSC
Stik imod tidligere udmeldinger om at CSC er nået igennem 80 procent af testene, fortæller CSC nu noget helt andet, ifølge Skats opfattelse.
Af en vedhæftet statusoversigt over projektets fremdrift fremgår det nemlig, at blot 11,5 procent af de såkaldte system integrations tests foreløbigt er gennemført per 22. august.
Mail 23. august 13:43
Fra: Jens Schmidt
Til: Jesper Skovhus Poulsen og Thomas Fredenslund
Kære Jesper Skovhus,
cc Thomas Fredenslund
det er med stor beklagelse, at CSC ikke har kunnet leveret de relevante teststatistikker inden for de ønskede frister.
Det er med den dybeste beklagelse, at de tal vedrørende færddiggørelsesgrad af test, som vi tidligere bar leveret til Skat ikke har været de relevante og dækkende i forhold til at vurdere graden at færdiggøreise af test (SIT test) med henblik på i fællesskab at vurdere idriftssættelse til oktober 2011.
Vi fremsender hermed (som attachment) den analyse og opgørelse, som jeg netop har modtaget, og som hele vores
test team, inklusive vore internationale eksperter på projektet, samt relevante personer i CSC's ledelse, herunder Carsten Lind og Jens Fuchs har været med til at gennemgå.
Jeg må jo erkende, at det synes at være åbent for fortolkning fra Skats side, hvordan det kan indtræffe, at CSC fremsender data til Skat, som er ukorrekte .
Jeg kan imidlertid forsikre dig om, at jeg ikke har fremsendt informationer mod bedre vidende, og jeg kan også forsikre dig om, at det heller ikke vil ske i fremtiden.
I den konkrete sag har jeg tænkt mig at forfølge helt til bunds, hvordan de ukorrekte tal har kunnet finde vej gennem flere led i CSC og frem til Skat uden at der er foretaget tilstrækkelig kvalitetssikret og korrektion undervejs.
Med venlig hilsen
Jens Schmidt
Videresendt er mail fra Steve Atherton fra CSC Programme Executive, hvor opgørelsen og status angiveligt stammer fra.
Denne mail er sendt internt til CSC-folkene Carsten Lind, Jens Fuchs, Erik Hechmann, Robert Bunker, Lars Moberg og Julian P. Fuller den 23. august klokken 12:39.
Du kan læse CSC´s udlægning af hændelsen her.
Skat: I fører os bag lyset
Næsten morgen besvarer Skats koncerndirektør Jesper Skovhus Poulsen CSC-mailen med direkte beskyldninger om, at CSC bevidst har kastet slør over sandheden.
Mail 24. august 09:05
Fra: Jesper Skovhus Poulsen
Til: Jens Schmidt; Carsten Lind
Kære Carsten
Det her fremsendte mere end bekræfter vores mest bange anelser. Jeg skal ikke lægge skjul på, at jeg kun kan opfatte det hidtidige forløb som et bevidst forsøg på at kaste slør over den reelle situation i projektet. Så ringe er jeres projektmodeller næppe.
Det I her fremlægger er så langt fra det vi hidtil har hørt og lagt til grund i både tid og ikke mindst i risiko profil, at jeg oplever det som en ny situation.
Jeg har behov for for at vide, om det i her fremsender er udtryk for din indstilling til en plan vi som kunde kan være tilfredse med og trygge ved.
Med venlig hilsen
Jesper
Udfaldet af samarbejdet hænger altså i den iskolde luft.
T.o.
En uge senere viser endnu en mail fra Skat-direktøren til Carsten Lind, hvad den foreløbige udgang bliver.
Vi skriver den 31. august, og der har ifølge Skats arkiver været mail-tavshed til og fra Carsten Lind i en lille uges tid, når det gælder Debitor-systemet.
Men om formiddagen modtager CSC-topchefen en mail med en vedhæftet fil.
Mail 31. august 10:23
Fra: Jesper Skovhus Poulsen
Til: Carsten Lind
T.o
Jesper
Med venlig hilsen
Jesper
Vedhæftet er en pressemeddelelse med overskriften "Skatteministeriet udsætter ibrugtagning af nyt køretøjsregister
til 2012"
Carsten Lind svarer under en time efter på orienteringen per mail.
Mail 31. august 11:09
Fra: Carsten Lind
Til Jesper Skovhus Poulsen
Jesper,
Jeg sætter pris på at du sender dette inden offentliggørelse...tak!
Best Regards
CARSTEN LIND
Siden medelte Skat ud til offentligheden, at it-systemet er udsat på ubestemt tid. Faktisk har man pudset et eksternt firma på at gennemgå CSCs arbejde.
Det kan du læse mere om her.
