Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. marts 2003.
Når myndighederne skal kommunikere elektronisk med hinanden via e-mail, eller ESDH-systemerne skal snakke sammen, bliver der brug for et elektronisk sagsforklæde med stamdata, der genereres automatisk.
NEDTÆLLING TIL EDAG
eDag den 1. september i år vil markere et kulturskift i den offentlige administration. Her får alle myndigheder ret til at sende dokumenter elektronisk til andre myndigheder - og kræve selv at få dokumenter elektronisk.
Men alle disse e-mails og dokumenter, som vil blive udvekslet elektronisk, kommer til at repræsentere et kæmpe registrerings- og arkiveringsragnarok, hvis processerne ikke automatiseres.
Et bud på en løsning kommer nu fra ScanJour, som er i gang med at udvikle en eFølgeseddel, der er en elektronisk udgave af det sagsforklæde med faktaoplysninger, der typisk følger en sag hos enhver myndighed.
Partner i Devoteam Fischer & Lorenz, Peter Lorentz Nielsen, kalder forsigtigt eFølgesedlen for en "killer-applikation" til eDag.
- Det bliver måske ikke den, der gør, at institutionerne kan leve op til alle regeringens sparekrav, men i hvert fald slipper man for en masse et to- og tre-dobbelt arbejde med at indscanne dokumenter og arkivere manuelt både i papirarkiver og elektroniske arkiver, siger Peter Lorentz Nielsen.
- Ud over den sparede tid vil de data, der automatisk overføres til ESDH-systemet fra eFølgesedlen være af en bedre kvalitet end indtastede data, siger Peter Lorentz Nielsen.
Pilotforsøg
Foreløbig har ScanJour, Dansk Internet Selskab og KMD fra leverandørsiden meldt sig som interesserede i at deltage i pilotforsøg med eFølgesedlen.
For ScanJours vedkommende bliver det Fyns Amt, der som den ene part skal afprøve det elektroniske forklæde - alias ScanJours eFølgeseddel - alias stamdatafølgesedlen med DokForm-gruppens udvekslingskerne.
- Vi holder lige nu møder med interesserede kommuner på Fyn. Vi vil meget gerne have flere med, siger sektionsleder i Fyns Amt, Carl Østergaard.
Et amt udveksler mange oplysninger med alle sine kommuner, så det vil være en stor fordel, hvis ESDH-systemerne kan snakke direkte med hinanden og sagerne automatisk registreres korrekt
- Vi skal skære seks procent i budgetterne de næste par år, så det er nødvendigt for os at rationalisere og effektivisere, selv om det er fyord, siger Carl Østergaard.
Fra kan til skal
Fyns Amt har netop taget de første symbolske skridt fra papirbaserede til digitale arbejdsgange, da man 1. marts makulerede det fortrykte brevpapir og gik over til e-mail som officielt internt kommunikationsmedie. Nu kan man ikke længere sende en mail i stedet for et stykke papir, nu skal man. Samtidig har amtet taget hul på ESDH, som indføres løbende i løbet af det næste år.
- 1. september (som også er eDag, red.) går vi så i gang med XML-følgesedlen med de samarbejdspartnere, som også har ESDH, og som vil være med, for det kræver ESDH-systemer i begge ender, hvis processerne skal automatiseres, så det hele bliver mere rationelt, siger Carl Østergaard.
Billedtekst:
ScanJour er i gang med at udvikle en eFølgeseddel, der er en elektronisk udgave af det sagsforklæde med faktaoplysninger, der typisk følger en sag hos enhver myndighed.
Boks:
XML
DokForm-gruppen er en af de mange standardiseringsgrupper under XML-projektet i Videnskabsministeriet.
Grupperne arbejder på at standardisere inden for forskellige områder.
DokForm-gruppens fokus er standardisering af metadata i forskellige offentlige dokumenttyper. DokForm-gruppens medlemmer orienterer sig internationalt gennem medlemskab af forskellige internationale XML-initiativer så der forhåbentlig opnås international interoperabilitet. Andre grupper under XML-projektet arbejder parallelt med at standardisere andre typer af information, for eksempel inden for områderne sundhed, energi, arbejdsmarked og trafik.
