IT giver styr på tid, materialeforbrug og e-faktura
Hos Amstrup EL er stifteren Christian Amstrup og hans 13 ansatte ikke bange for at tage ny teknologi i anvendelse. Så længe teknologien gør arbejdet nemmere og driften af elektrikerforretningen mere effektiv, så bliver den taget i anvendelse i den 5 år gamle virksomhed.
For Christian Amstrup er det vigtigt, at ny teknologi introduceres på en velovervejet måde. Det kan ikke betale sig at hasteindføre ny teknologi.
"Jeg har det sådan, at vi skal tage tingene i de rigtige tempi," siger Christian Amstrup, der sørger for, at medarbejderne føler sig fortrolige med den nye teknologi.
Den tilgang anvendte Amstrup EL eksempelvis for omkring 3 år siden, da virksomheden begyndte at registrere tids- og vareforbrug via små håndholdte computere, der er koblet op til det centrale økonomisystem.
Stille og rolig indkøringsperiode
"Vi gjorde det meget stille og roligt. Vi havde en lang indkøringsperiode, hvor vi startede med, at en enkelt mand blev udstyret med en pda (forkortelse for Personal Digital Assistant=håndholdt computer, red.). Vi ville ikke løbe ind i opstartsproblemer, så vi havde ikke travlt med at nå noget," forklarer Christian Amstrup.
Da den ene mand følte sig fortrolig og tilfreds med den håndholdte computer, blev de andre montører også udstyret med håndholdte computere.
"Når den ene mand var glad, kunne han give glæden og entusiasmen for pda'en videre til de andre," siger Christian Amstrup.
Eksakt opgørelse af materialer og tidsforbrug
Ved hjælp af den håndholdte computer registreres tid og materiale, der bruges i forbindelse med en opgave.
"Inden de går igang med en opgave, trykker de start og når de er færdige med en opgave, anvendes en stregkode-læser på pda'en til at registrere forbrugte varer og så trykker de afslut opgaven," forklarer Christian Amstrup.
Hjemme på kontoret i Humlebæk kan man se, at opgaven er færdig og i princippet kan Amstrup EL udskrive en faktura med det samme. Som oftest sker fakturaudskrivning dog kun en gang om ugen.
Christian Amstrup er tilfreds med systemet og har ikke nogen umiddelbare planer om at ændre på det eller tilføje noget nyt.
"Det fungerer som det skal. Dog er der ikke 3G-mobiltelefoni på de håndholdte computere; derfor er hastigheden ikke altid så hurtig. Det kunne være næste step at bytte terminaler ud med noget, der kører hurtigere," overvejer Christian Amstrup.
Alting-i-eet ikke godt
I princippet behøver montørerne, der kører rundt ude i marken, ikke at ringe ind på kontoret for at høre hvor de skal hen og hvad de skal lave. Det kan de se på deres pda'er. Nogle gange er det dog nødvendigt at tale med kontoret.
Selvom pda'en også kan anvendes som mobiltelefon, har medarbejderne også en mobiltelefon ved siden af.
"Der kan være spørgsmål om, hvad der står på pda-skærmen. Derfor er det rart at kunne ringe op på mobilen og samtidig kigge på pda-skærmen," siger Christian Amstrup, der ikke mener, at det altid giver mening at samle en masse funktioner i et apparat.
"Jeg kan godt lide, at tingene er adskilte."
Besparelsespotentiale
Amstrup EL har ikke opgjort hvor meget virksomheden sparer i tid og penge ved at benytte løsningen.
"Det er svært at sætte beløb på, men det betyder, at der aldrig bliver glemt noget. Så snart en kunde ringer og beder om en opgave, så bliver det tastet ind i systemet og en montør får opgaven tildelt," siger Christian Amstrup, der fremhæver, at systemet giver bedre kundeservice og faktureringsdisciplin.
"Vi glemmer aldrig at tage ud til kunden, hvilket er det vigtigste. Det næstvigtigste er, at vi heller aldrig glemmer at fakturere, fordi vi har en liste over igangværende arbejde. Afsluttede sager kan faktureres med det samme," fortæller Christian Amstrup.
e-faktura til offentlige kunder
Amstrup EL har mange offentlige kunder, hvilket betyder, at virksomheden skal sende e-fakturaer. I første omgang skete det ved hjælp af et læs-ind-bureau, men nu håndteres det af økonomisystemet.
"Vi anvendte Læs-ind-bureauer i starten. Vi smed alle fakturaer ned i en kuvert og sendte dem til bureauet. Det kostede en del penge. I dag håndteres det via vores økonomisystem, der integrerer med NemHandel. Det koster ikke noget," siger Christian Amstrup, der udover besparelsen per faktura også fremhæver, at kunderne får fakturaerne hurtigere.
"Nu har vores kunde fakturaen 2 minutter efter vi har trykket send på knappen. Det tog længere tid med læs-ind-bureauerne. Der kunne gå en uge, inden kunden havde fakturaen," forklarer Christian Amstrup.
NemHandel var en del af Mamut-økonomisystemet som Amstrup EL købte for omkring tre år siden, men det var først halvandet års tid siden, at virksomheden begyndte at benytte muligheden for at sende e-fakturaer direkte fra systemet i stedet for at anvende læs-ind-bureauer.
Først ville Christian Amstrup lige sikre sig, at selve økonomisystemet var på plads, ligesom projektet med pda'erne skulle køres ind.
Tingene skal tages i de rigtige tempi.
