Tilpasninger og udvikling direkte i ERP-systemerne har været ganske almindeligt, og måden ERP-systemer blev implementeret på. Men verdenen har ændret sig, og når ERP-branchen går cloud-vejen, betyder det at virksomhederne får helt nye muligheder, med hurtig tilgang af nye funktioner og hurtig tilgang til nye versioner af systemet.
”Vi snakker i dag om at ERP-systemerne er ’evergreen’. De er altid opdaterede, og har altid de nyeste funktioner. Men det betyder også at virksomhederne skal være gode til at dokumentere deres processer, så de kan få glæde af de nye funktioner og ændringer,” forklarer John Petersen, metodeansvarlig hos Columbus Danmark.
Samtidig skal virksomhederne være opmærksomme på, at løsningen også skal dokumenteres.
”Det er væsentligt så du løbende kan teste løsningen på en struktureret måde, og sikre at opgraderingen ikke resulterer i, at ERP-systemet går ned,” fortæller John Petersen.
Netop den hurtige og løbende opdatering af ERP-systemerne gør, at virksomhederne skal tænke og bruge systemerne anderledes, for hvis de har lavet udvikling gennem deres implementering, er det dyrt, måske endda umuligt at følge med og imødese opdateringer i ERP-systemet.
John Petersen, Methodology Manager, Columbus.
”Derfor er det vigtigt at din organisation er forandringsvillig, ellers ender du med ikke at få glæde af de nye funktioner, og skal måske vente mellem 5 til 10 år på at få adapteret disse ting ind i din tilpassede version,” pointerer John Petersen.
Fokus på processerne
Den gode implementering af et ERP-system handler derfor ikke kun om, at det bliver sat i drift, men at alle processer er dokumenterede. At der er styr på ejerskab og at virksomheden har fundet ud af, hvilke overordnede krav til implementeringen man har.
”Vi siger at der ikke skal være fokus på IT, men på processerne. For nøglen til succesfuld implementering er, at du tidligt i forløbet for indblik i forretningen. For det kan godt være at du er nødt til at gradbøje dine standarder og gå på kompromis nogle steder, for at få fordelen andre steder,” siger John Petersen.
Så forretningen skal vide, hvad der er dens mål. De skal vide hvad målsætningen med et nyt ERP-system er, og det skal være mere end blot ”nu kommer der en ny platform.”
Den fokus på målsætningen vil samtidig sikre at man godt kan være på forkant med IT, uden at man hele tiden skal ændre.
”Jo bedre en virksomhed kender sine processer og har fået dem dokumenteret, lagt ansvarsområder for processerne på de rigtige mennesker, jo tættere er de på at finde nøglen til en succesfuld implementering,” fremhæver John Petersen.
Men også leverandøren skal have øje på processerne og dokumentation. Det er nemlig nødvendigt at tænke det ind i implementeringen.
”Ellers vil man hurtigt opleve, at man nok kan gå i luften, men at fremtidige tilretninger vil blive et problem,” pointerer John Petersen.
Endelig er det vigtigt at der også er etableret ejerskab når det kommer til produkttest. For når produktet er konfigureret, så skal det testes.
”Og det er vigtigt at virksomheden tager denne investering. Partneren skal så vise, hvor der skal sættes ind, hvad man som kunde skal reagere på, og hvem der gør hvad. Der skal laves proces-test og der skal laves UA-test,” siger John Petersen og slutter:
”Det gode forløb er samspillet mellem leverandør og kunde, hvor rollerne er fordelt korrekt.”
Tre gode råd til implementeringen
- I skal sikre jer at der er ejerskab i alle led
- I skal sikre jer, at der er en sparringspartner og at ansvarsfordelingen er på plads
- I skal sikre jer, at processen er dokumenteret
Columbus Get Ready Package
For at gøre det let at komme i gang med implementeringsrejsen, har Columbus udviklet deres Get Ready Package. Det er en mulighed for at snuse til mulighederne i det cloud-baseret ERP-system, Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, hurtigt lære om mulighederne og minimere risiko og investering til et absolut minimum.
Columbus Get Ready Package indeholder
- En to-dages workshop, hvor det bliver gennemgået, hvordan Dynamics 365 for Finance & Operations justeres og tilpasses
- Adgang til Dynamics 365 for Finance & Operations, herunder 440 overordnede processer og 400 underliggende grupper af brugervenlige opgaveguides.
Læs mere om Columbus Get Ready Package her