Da infrastruktur og forretningssystemer begyndte at rykke i skyen, ventede mange at cloud computing ville forandre den måde, vi arbejder med IT-systemer på. Mange håbede også, at drift, vedligehold og administration ville blive en dans på roser.
Første profeti holdt stik. Forudsigelse nummer to forblev en ønskedrøm.
”Jeg møder stadig virksomheder med Dynamics 365, som tror at cloud drift er garanti for stabilitet og oppetid,” siger René Skindbjerg Nielsen, IT Driftschef, Columbus Application & Operations.
”Og ja: Microsoft garanterer ganske rigtigt oppetid og tilgængelighed på 99,7 procent, men de tager kun ansvar for infrastrukturen. Du har selv ansvar for data, konfiguration, overvågning og drift af applikationen og så videre. Det kommer stadig bag på mange,” konstaterer han.
Småfejl kan give spildte arbejdsdage, tomme lastbiler og tab
Derfor kan fejl eller ubalance i konfiguration, ressourcetildeling, database eller noget helt fjerde let få virksomhedens ERP-løsningen til at performe dårligt. Mulighederne er utallige, og småfejl kan hurtigt udvikle sig fra irritationsmomenter til en kostbar affære.
”Vi bliver ofte bedt om at præsentere vores UpTime service hos kunder hvor f.eks. nattelige batchjob ikke er kørt færdigt. Det kan skyldes både at jobbet over tid er begyndt at køre langsommere og langsommere og derfor til sidst ikke længere kan nå at køre færdigt i løbet af natten, men det kan også skyldes, at der er sket en eller anden form for låsning i databasen, som har forhindret jobbet i at kunne blive færdigt,” fortæller René Skindbjerg Nielsen.
”Jeg har været hos en kunde hvor ”master planning” job ikke blev kørt og dermed stod hele virksomhedens produktion stille og det var ikke muligt at køre ud med varer den dag,” husker René Skindbjerg Nielsen.
Denne hændelse illustrerer tydeligt, hvor vigtigt det er at holde øje med sin Dynamics 365. Også når Microsoft overholder sine forpligtelser til punkt og prikke.
Behov for indsigt, disciplin og respekt for de klassiske driftsdyder
”Her er tale om en integreret applikationsstruktur, som skal monitoreres, administreres og løbende tilpasses. Det kræver indsigt, disciplin og respekt for de klassiske driftsdyder,” siger René Skindbjerg Nielsen.
For virksomhederne er udfordringen imidlertid, at selv en relativt ”ren” og standardiseret Dynamics 365 er ekstremt kompleks, og dertil kommer alle integrationerne. Derfor har selv dygtige IT-driftsansvarlige reelt ikke en chance for at identificere problemerne på forkant – eller for at udbedre dem, når situationen er blevet akut, forklarer han.
Konstant overvågning kan spare penge – og tage problemer i opløbet
Derfor har Columbus gennem nogle år tilbudt kunderne en service ved navn ”UpTime for Dynamics 365,” der rummer en lang række services fra monitorering til administrative, sikkerhedsmæssige og opdateringsmæssig karaktér. Tjenesten omfatter blandt meget andet konstant overvågning af, om applikation, database, batchjobs og integrationer osv. kører, som de skal.
”Vi kigger også løbende på, om der skal skaleres op et eller andet sted – eller omvendt måske kan spares penge på at nedskalere visse ressourcer. Vi kommer også med anbefalinger om, hvilke håndtag man bør overveje at dreje på 3-6 måneder ud i tiden for at tage potentielle problemer i opløbet,” forklarer René Skindbjerg Nielsen.
Han konstaterer dog, at der stadig er virksomheder som har den opfattelse, at dette er unødvendigt, da deres ERP kører helt fint.
Der er også mange ERP-løsninger som kører fint her og nu. Men det sker nærmest aldrig at disse kører fejlfrit uden database låsninger eller fejlede batchjob.
Når jeg holder foredrag eller mødes med kunder og taler om disse databaselåsninger, konfliktende batchjobs eller andre performance issues, så sidder der altid en eller flere og nikker genkendende. Og vi ser mange flere fordele for virksomhederne ved at reagere proaktivet og fange disse udfordringer i opløbet end at skulle kæmpe for at få disse rettet ind, når først ulykken er indtruffet,” konstaterer René Skindbjerg Nielsen.
Specialisterne er blevet bedre til at skrive rapporter til ikke-teknikere
Vi har ligeledes en øget fokus på at kunderne ikke nødvendigvis selv har alle de tekniske ressourcer in-house længere og derfor er vores fokus på rapporteringen blevet yderlige styrket de sidste år, således at kunder og samarbejdes partnere har fået nemmere ved at forstå de ellers meget tekniske anbefalinger fra vores Uptime team.
”Vi har superdygtige og engagerede folk siddende, der – som det allerførste om morgenen – tjekker op på om der evt. har været hændelser på ”deres” primære kunder i løbet af nattevagten og som der skal følges op på i løbet af dagen. De er virkelig på mærkerne og er klar til at kommunikere med kunderne eller en evt. projektleder om de tiltag som er foretaget for at sikre en stabil drift situation.
Alle Uptime rapporterne indeholder et Executive summary samt en General recommendation sektion hvor hændelser fra måneden samles i en fælles anbefaling til kunderne som bliver gennemgået på det månedlige service delivery møde, hvilket har givet et rigtig godt samarbejde.
”Der, hvor vi har indført den nye rapportform, bruger vi markant mindre tid på at forklare indholdet af vores konklusioner for kunderne, men drøfter i højere grad, hvordan vi optimerer platformen eller skalerer den til at passe til den nuværende belastnings situation, hvilket ofte kan spare kunden nogle penge. Det er en mere ligeværdig, konstruktiv og tilfredsstillende dialog for alle parter,” bemærker René Skindbjerg Nielsen.
Hvis du er nysgerrig på andre aspekter af hverdagen på Dynamics 365, så har vi samlet en række eksperters bedste råd til, hvordan dit system får de bedste betingelser efter go live. Læs mere her.