Jeg sidder som kasserere i en forening, og udskriver kvittering når medlemmerne betaler kontingent til forening. Som jeg så scanner hver enkelt kvittering til PDF og sender den med mail.
Er det muligt at scanne hver enkelt kvittering og så sende dem alle sammen samlet til forskelige modtager deres kvittering, i sted for at jeg sidder og vælger en modtager også finder vedkommende kvittering i mappen på skrivebord og skriver hans mail adr og derefter vedhæfter den og sender, derefter starter hele sjovt igen med finde kvittering og send til den næste modtager...
Ud fra din beskrivelse bliver jeg i tvivl om hvad du gør. A) Skriver du en kvittering i hånden som du så scanner B) Laver du en kvittering i f.eks. word, som du printer ud og scanner
En løsning kunne jo være at lave kvitteringen i Word, når den er skrevet kan du i Word vælge at sende dokumentet som bilag til e-mail, når du gør det åbner mail programmet og du kan skive modtageren ind og sende direkte. Hvis du ønske at man ikke kan ændre i teksten, kan du låse dokumentet så andre ikke kan rette i det.
Du kan også vælge et PDF program, så når du har din kvittering klar i text dokumentet, så printer du til PDF, det betyder at der laves en pdf fil med det samme, som du så kan vedhæfte mail.
Umiddelbart ser jeg ingen løsning hvor du kan scanne flere dokumenter på en gang, og så sende dem, for enten skal du skanne til flere filer, eller også får alle modtagere en fil med flere kvitteringer i.
Dækker det ikke dit behov, så prøv lige at skrive mere om hvad du gør i dag, og hvilken krav du stiller til løsningen.
kvitteringerne bliver skrevet med hånd i en kvitteringsbog, og derefter blever hver kvittering scannet som et dokument.
Når jeg er jeg færdig med scanning har jeg til slut 95stk. dokumenter i en mappe, også begynder jeg at finde den rigtigt kvittering til den rigtigt modtager også bliver det sendt som vedhæftede fil.
Scannet kvitteringer bliver gemt med navn email adr. på modtager
Frivillige i forenings arbejde er mange steder en mangelvare, så det gælder om at gøre arbejdet så lidt tidskrævende som muligt.
Jeg ser ingen automatisk løsning med pdf, men vil foreslå at du stiller nogle spørgsmål til den eksisterende proces. Er det i gør virkeligt nødvendigt?
1) Hvis medlemmerne betaler kontingent vi pc bank - hvorfor skal de så have en kvittering, de kan jo se trækket på deres bankkonto, og du kan jo på foreningens kontoudtog se indbetalingen.
2) Hvis der skal bruges en kvittering, som man skal vise ind imellem, kunne du så ikke bare sende et mail
Kære "medlem" Dit kontingent på kr. 200,- for 2010 er modtaget af "foreningen"
med venlig hilsen "foreningen"
3) Hvorfor gemme du indskannet dokument - hvis det er som dokumentation til regnskabet, har jeg i mit forenings arbejde brugt kontoudtog som bilag.
4) Hvis det er kontant betaling, så kunne du jo have en kvitterings blok med gennemslag, hvor du skrev kvitteringen med det samme og gav en kopi til indbetaleren, egen kopi kunne gå i regnskabet. Eller efterfølgende sende mail.
Kort og godt, tænk ud af de eksisterende rammer, se på hvad medlemmerne har brug for, og hvad der er nødvendigt for at kunne lave regnskab. Tak en snak med bestyrelsen og sig det her tager forlang tid, og kom så med de forslag.
Undskyld presset, men min valgsprog er "kreativ dovenskab" altså gør det nemmere.
Beklager at jeg ikke havde nogen løsning i stil med hvad du ønskede - det kan godt lade sig gøre, men enten skal man bruge en der kan lave noget programmering eller et program som jeg nok findes, jeg ved bare ikke hvor.
Point kan gives når jeg lægger et svar istedet for en kommentar, det er herved gjort, også kan du acceptere svaret hilsen
Synes godt om
Ny brugerNybegynder
Din løsning...
Tilladte BB-code-tags: [b]fed[/b] [i]kursiv[/i] [u]understreget[/u] Web- og emailadresser omdannes automatisk til links. Der sættes "nofollow" på alle links.
