Kontrol på forskellige måder af input i Excel-ark
Hej Eksperter,Før vi går ned i de tekniske aspekter af mit spørgsmål, får I lige baggrunden for det.
På min arbejdsplads håndteres oprettelsen af nye produkter i SAP ved at en Excel skabelon sendes rundt til 4-5 forskellige afdelinger som hver især indsætter de data der er relevante for dem i forbindelse med oprettelsen af den pågældende vare. Til sidst, når denne skabelon har været forbi alle afdelingerne ender den i hænderne på nogle kyndige mennesker der sørger for at disse data bliver tastet ind i SAP. Dette arbejde har jeg, i forbindelse med andres ferie, bl.a. været med til at håndtere - og det har fået mig til at tænke at hele denne oprettelsesfase kan forbedres. Dette skyldes primært 2 punkter:
1) Forskellige afdelinger benytter forskellige oprettelsesskemaer - nogle bedre end andre, men generelt har de alle mangler i en eller anden form.
2) Sløset indtastning af data i Excel-skabelon.
Nu er det så, at jeg vil forsøge at lege "helten" og prøve at udarbejde et eksempel på hvordan det kan gøres bedre. Punkt 1 er nem nok - lav én enkelt Excel skabelon der eliminerer de dårlige aspekter ved de, allerede eksisterende, skemaer og samler alle de gode aspekter i ét skema som alle benytter.
Punkt 2 er den drilske og kræver lidt mere forklaring. Den "sløsede" indtastning i Excel er typisk, efter min mening, resultatet af at de 4-5 personer der sidder og fylder data i skabelonen inden SAP-oprettelsen ikke selv har prøvet at sidde med slutopgaven - SAP. Dette resulterer at de data og indstillinger for varen, som de indtaster ikke kan ladde sig gøre, f.eks. fordi:
1) Den indtastede streng er for lang til at blive indtastet i det givne felt i SAP.
2) 2 indstillinger kan ikke co-eksistere i SAP (men Excel tager fint imod da den ikke, på nogen måde, validerer dataene)
3) Undlader at udfylde visse data-felter fordi de er: dovne/ikke ved bedre/ikke selv ved hvad der skal stå/...
Man kan jo tænke, herreste gud, hvor vigtigt er det, men det er altså ret vigtigt og ender med at skabe meget spildtid i den sidste fase af oprettelsen - primært fordi at de skal sidde og korrespondere med samtlige personer der har haft skemaet før, om hvad der nu skal stå i et givent felt når de nu ikke selv har indtastet noget eller ikke har indtastet noget gyldigt. Dette skaber en flaskehals for samtlige 4-5 mennesker der har haft Excel arket, for de skal normalt bruge varenummeret i SAP til et-eller-andet, så for dem er det også ret essentielt at processen går så hurtigt som muligt. Hvorfor de så ikke går mere op i at skemaet udfyldes korrekt første gang, er en gåde, men sådan ligger landet altså :)
Hvis du har formået at læse med indtil nu, og stadig kan følge nogenlunde med i min lange smørre - kudos! Nu til de tekniske aspekter af mit spørgsmål.
Som tidligere nævnt, er det jeg gerne vil forsøge, at lave mit eget eksempel på hvorledes sådan en Excel skabelon kunne laves. Altså forsøge at lave én skabelon som er så god og komplet at alle bliver tvunget til at bruge den. Vigtigst af alt vil jeg gerne implementere en form for simpel data-validering i dette Excel ark - for at sætter en stopper for de mest gængse fejl der optræder i disse skemaer. Dette drejer sig primært om at jeg godt kunne tænkte mig lidt info om, om nedestående ting er mulige i Excel og i så fald, hvordan:
- Begrænse en celle til kun at kunne indeholde x antal karakterer - hvis det overskrides, informeres brugeren herom.
- Informere brugeren om at 2 indtastninger han har lavet ikke kan co-eksistere i SAP og han/hun derfor bliver nødt til at rette.
- Lave drop-down boxes til at vælge data der i forvejen er fastlagt.
Ja, ovenstående er nok de 3 ting jeg har mest brug for feedback omkring. Jeg har ikke før lavet denne slags i Excel, derfor er al information yderst velkommen. Jeg har en del programmerings-erfaring bag mig, så hvis det er det, der skal tyes til er det helt fint - kast til mig, hvad I har :)
Hvis der, derudover, er forslag til hvordan dette ellers kunne gøres, er dette selvfølgelig også meget velkommen. Grunden til at der er valgt Excel er, at det i forvejen er dette de bruger. Alt tekniske jeg godt kunne tænke mig at implementere i dette Excel ark skal helst ske "bagved" - kompleksiteten ved at udfylde arket skal helst ikke være større end det før har været - det er ikke altid de skarpeste mennesker der ender med at sidde med denne slags :) - derfor skal det helst være så brugervenligt som muligt.
Tak for du gad læse med.
Med venlig hilsen
Christian Rasmussen
