Work flow styring via Outlook

Hejsa,
Her på jobbet sidder vi 2 mand og styrer/fordeler opgaverne i afdelingen. Det er lavet således at nye opgaver mailes til os på en bestemt mailadresse (distributionsliste) som vi begge modtager i Outlook. Herefter fordeler vi opgaverne blandt afdelingens øvrige medarbejdere. Men den nuværende løsning har 2 store ulemper, som jeg håber kan løses;
1. Vi kan ikke se om "den anden" har læst mailen
2. Vi kan ikke se hvad status er på en given mail (er den sendt videre og i givet fald til hvem?)

Så mit spørgsmål er, om man kan lave den slags styring i Outlook og i givet fald hvordan og kræver det noget ekstra software?

Har kigget lidt på Public Folder, men synes ikke at det tyder på at det er en løsning.

Håber på nogle gode forslag :-))