Automatisk opdatere besøgsantallet i vores kundedatabase

Jeg er ansat i et firma, hvor der er ansat 10 konsulenter med hver deres distrikt i DK. De er udstyret med en PDA og skal udfylde en dagseddel med oplysninger om arbejdstider, start- & sluttider på hvilke kunder, de besøger og flere andre ting. Vi har lagt alle vores kunder i et regneark distriktsvis (alle kunder registreres med hver deres unikke kundenummer) og vores konsulenter indtaster forskellige oplysninger i PDA'en, som tidsforbrug og produktforbrug. Vores kunder har hver især forskellige aftaler med os og vores problem er, at vi skal holde styr på hvor mange besøg de enkelte kunder får. Nogle kunder betaler for 4 besøg om året, andre 6 besøg og nogle skal have 12 besøg. Vi oplevede her i december sidste år (2006), at nogle 6-besøgskunder kun havde fået 3 besøg og kunderne er naturligvis utilfredse over, at de ikke har fået de besøg, som de har betalt for. Alle regnearkene samler jeg i forskellige mapper: Jeg har lavet en mappe for hver konsulent og i hver mappe er der oprettet 12 mapper (én for hver måned) og igen mapper for hver ugenummer og nu er spørgsmålet, om man kan lave et regneark, som henter oplysningerne i alle regnearkene og automatisk opdaterer besøgsantallet for hver enkelt kunde. Efter 2 måneder (start d. 01.01.07) skal en 12-besøgskunde have haft 2 besøg og en 6-besøgskunde skal have haft ét besøg. Vi skal kunne se på en liste, hvis der er nogle kunder, der er bagud i forhold til det aftalte besøgsantal.