Avatar billede birgittejensen Nybegynder
18. november 2010 - 16:06 Der er 5 kommentarer og
1 løsning

Lave alfabetisk indholdsfortegnelse af mange dokumenter

Jeg har en forfærdelig masse dokumenter, der alle er forskellige guides af forskellige områder, der skal samles til én stor medarbejder håndbog. Det kan fx være "guide for brug af personalecomputer", "guide for brug af fastnettelefon" osv. Alle disse guides har jeg i forskellige dokumenter.
Nu skal det hele printes ud og samles i en medarbejder håndbog, og jeg kan ikke gennemskue, hvordan jeg smartest gør det, så jeg kan få en alfabetisk indholdsfortegnelse. Der vil højst sandsynligvis også komme flere guides til hen ad vejen, så der skal være mulighed for tilføjelser.
Min første tanke var, at kopiere al tekst ind i ét dokument, og printe ud derfra, men så kan jeg ikke finde ud af at få den alfabetiske indholdsfortegnelse. Ved ikke engang, om det kan lade sig gøre, eller om der er et andet program, der smartere behandler dette.
Det skal siges, at jeg sidder med word 2003, er totalt idiot på dette område, og skal have alt skåret ud i pap :-)
18. november 2010 - 16:22 #1
Du kan oprette et hoveddokument, som alle dine dokumenter kan indsættes i som underdokumenter.

Med hensyn til indholdsfortegnelsen: Har du anvendt overskrifttypografi i dine dokumenter? Det kræves nemlig for den automatiske generering af en indholdsfortegnelse.
Avatar billede birgittejensen Nybegynder
18. november 2010 - 19:32 #2
"Du kan oprette et hoveddokument, som alle dine dokumenter kan indsættes i som underdokumenter."

Hvordan gør jeg det? :-)

Jeg har markeret mine overskrifter som overskrift 1 i alle dokumenterne .. Og kan godt lave en almindelig indholdsfortegnelse i et samlet dokument, hvor jeg kopierer alle teksterne ind, men så går den jo på sidetal og ikke alfabetisk.
Avatar billede Lene Fredborg Ekspert
18. november 2010 - 23:34 #3
Du kan godt få Word til at lave en _automatisk_ indholdsfortegnelse fra mange dokumenter _uden_ at bruge hoveddokument/underdokumenter (sådanne er kendt for ikke at være helt pålidelige og kan resultere i problemer med ødelagte dokumenter).

Løsningen går på at bruge RD-felter, som kan hente indhold til indholdsfortegnelser fra andre dokumenter (RD står for Referenced Document). I følgende artikel (engelsk), "Creating a Table of Contents Spanning Multiple Documents", findes en beskrivelse af fremgangsmåden med opbygning en sådan indholdsfortegnelse med RD-felter i et separat dokument:
http://pubs.logicalexpressions.com/pub0009/LPMArticle.asp?ID=148

En indholdsfortegnelse, "table og contents" på engelsk, kaldes tit TOC, og det er også denne forkortelse, der indgår i selve det felt, som genererer en indholdsfortegnelse.

MEN indholdsfortegnelsen, du får opbygget vha. RD-felter, er stadig ordnet efter rækkefølgen af overskrifterne i dokumenterne og ikke alfabetisk.

Du kan så gøre følgende:
1. Behold dokumentet, hvori du ved hjælp af RD-felter har lavet en samlet indholdsfortegnelse. Det kan du bruge til løbende at holde en opdateret version ved lige. Fjern/tilføj RD-felter, hvis du sletter dokumenter eller tilføjer dokumenter til håndbogen. Klik i indholdsfortegnelsen og tast F9 for at opdatere den.

2. Gem en kopi af dokumentet, som du skal bruge i den udskrevne version af håndbogen.

3. I denne kopi: Marker indholdsfortegnelsen.

4. Tast Ctrl+Shift+F9. Det ændrer indholdsfortegnelsen fra at være et felt til at være alm. tekst (tastaturgenvejen kan bruges til at omdanne alle typer felter til alm. tekst).

5. Sørg for at teksten stadig er markeret. Vælg Tabel-menuen > Sorter og sorter teksten alfabebisk via indstillingerne i dialogboksen (det er ikke en tabel, men sorteringen virker på teksten).

6. Tilret evt. formateringen, gem og udskriv din alfabetiske indholdsfortegnelse.

NB Hvis de enkelte kapitler til håndbogen ikke findes i samme mappe som din store indholdsfortegnelse, skal du angive hele stien til dokumenterne i RD-felterne. Der skal bruges dobbelte \\ i stier i sådanne felter, f.eks. C:\\Min mappe\\Mit dokument.doc.

Her er link til en Microsoft-artikel om RD-felter:
Engelsk version:
http://office.microsoft.com/en-us/word-help/field-codes-rd-referenced-document-field-HP005186187.aspx
Dansk version:
http://office.microsoft.com/da-dk/word-help/field-codes-rd-referenced-document-field-HP005186187.aspx
Avatar billede birgittejensen Nybegynder
10. marts 2011 - 10:37 #4
Lene-Fredborg .. vil du ikke være sød at smide et svar, så jeg kan få godkendt dit svar? :)
Avatar billede Lene Fredborg Ekspert
10. marts 2011 - 11:15 #5
Svar kommer her.
Avatar billede birgittejensen Nybegynder
10. marts 2011 - 13:58 #6
tak, Lene :-)
Avatar billede Ny bruger Nybegynder

Din løsning...

Tilladte BB-code-tags: [b]fed[/b] [i]kursiv[/i] [u]understreget[/u] Web- og emailadresser omdannes automatisk til links. Der sættes "nofollow" på alle links.

Loading billede Opret Preview
Kategori
IT-kurser om Microsoft 365, sikkerhed, personlig vækst, udvikling, digital markedsføring, grafisk design, SAP og forretningsanalyse.

Log ind eller opret profil

Hov!

For at kunne deltage på Computerworld Eksperten skal du være logget ind.

Det er heldigvis nemt at oprette en bruger: Det tager to minutter og du kan vælge at bruge enten e-mail, Facebook eller Google som login.

Du kan også logge ind via nedenstående tjenester