Du kan godt få Word til at lave en _automatisk_ indholdsfortegnelse fra mange dokumenter _uden_ at bruge hoveddokument/underdokumenter (sådanne er kendt for ikke at være helt pålidelige og kan resultere i problemer med ødelagte dokumenter).
Løsningen går på at bruge RD-felter, som kan hente indhold til indholdsfortegnelser fra andre dokumenter (RD står for Referenced Document). I følgende artikel (engelsk), "Creating a Table of Contents Spanning Multiple Documents", findes en beskrivelse af fremgangsmåden med opbygning en sådan indholdsfortegnelse med RD-felter i et separat dokument:
http://pubs.logicalexpressions.com/pub0009/LPMArticle.asp?ID=148 En indholdsfortegnelse, "table og contents" på engelsk, kaldes tit TOC, og det er også denne forkortelse, der indgår i selve det felt, som genererer en indholdsfortegnelse.
MEN indholdsfortegnelsen, du får opbygget vha. RD-felter, er stadig ordnet efter rækkefølgen af overskrifterne i dokumenterne og ikke alfabetisk.
Du kan så gøre følgende:
1. Behold dokumentet, hvori du ved hjælp af RD-felter har lavet en samlet indholdsfortegnelse. Det kan du bruge til løbende at holde en opdateret version ved lige. Fjern/tilføj RD-felter, hvis du sletter dokumenter eller tilføjer dokumenter til håndbogen. Klik i indholdsfortegnelsen og tast F9 for at opdatere den.
2. Gem en kopi af dokumentet, som du skal bruge i den udskrevne version af håndbogen.
3. I denne kopi: Marker indholdsfortegnelsen.
4. Tast Ctrl+Shift+F9. Det ændrer indholdsfortegnelsen fra at være et felt til at være alm. tekst (tastaturgenvejen kan bruges til at omdanne alle typer felter til alm. tekst).
5. Sørg for at teksten stadig er markeret. Vælg Tabel-menuen > Sorter og sorter teksten alfabebisk via indstillingerne i dialogboksen (det er ikke en tabel, men sorteringen virker på teksten).
6. Tilret evt. formateringen, gem og udskriv din alfabetiske indholdsfortegnelse.
NB Hvis de enkelte kapitler til håndbogen ikke findes i samme mappe som din store indholdsfortegnelse, skal du angive hele stien til dokumenterne i RD-felterne. Der skal bruges dobbelte \\ i stier i sådanne felter, f.eks. C:\\Min mappe\\Mit dokument.doc.
Her er link til en Microsoft-artikel om RD-felter:
Engelsk version:
http://office.microsoft.com/en-us/word-help/field-codes-rd-referenced-document-field-HP005186187.aspx Dansk version:
http://office.microsoft.com/da-dk/word-help/field-codes-rd-referenced-document-field-HP005186187.aspx
