Samarbejde er central, hvis man vil have succes med offentlige it-projekter. Faktisk så centralt at Statens it-Projektråd nu har offentliggjort en guide om samarbejdet mellem kunde og leverandør.
"Vi tror, at rigtig mange myndigheder og leverandører kan have godt af at reflektere over, hvordan man etablerer et godt samarbejde," siger kontorchef Morten Ellegaard fra Digitaliseringsstyrelsen.
Guiden bygger på bedste praksis, og er baseret på praktiske erfaringer fra succesfulde projekter i offentlig regi.
Den er endnu ikke juridisk forpligtende, men vil blive tilbudt til interesserede parter i forbindelse med et pilotprojekt.
Bliver måske obligatorisk
"Rådene er baseret på vores egne erfaringer, den generelle viden på området samt branchen selv, som vi har talt med. I det hele taget mener vi, at vi har fået en meget repræsentativ dækning, som vi har lagt vores eget filter ned over," siger Morten Ellegaard og tilføjer:
"Vi har ikke taget en beslutning om, hvorvidt det skal gå hen og blive obligatorisk, det vigtigste er, at vi alle sammen bliver klogere på, hvordan vi opnår et bedre samarbejde i forhold til offentlige it-projekter."
Guiden til godt kunde-leverandørsamarbejde er en del af en større samarbejdspakke, som Statens IT-projektråd netop har offentliggjort.
Udover guiden er der et skema om samarbejdsstatus og slutevaluering.
Lagt sig i midten
Projektrådet mener selv, man har gjort meget ud af ikke at favorisere en af parterne.
"Hvis det her skal blive godt, er det vigtigt, at det ikke kun er den ene parts interesser, der bliver plejet - det er vigtigt, at det afspejler både kunden og leverandørens interesser. Derfor har vi gjort meget for at lægge os i midten," siger Morten Ellegaard.
Et af målene med samarbejdspakken er, at det skal danne baggrund for et samarbejdsbarometer.
"Barometeret skal være med til at kaste lys over, hvad der er svært og let, samt hvordan samarbejdet er forløbet i forskellige konkrete projekter. Desuden kan bare det at have noget at måle hinanden op på virke stimulerende og skabe en bedre relation," fortæller Morten Ellegaard.
På næste side gennemgår specialkonsulent Peter Haas fra DIGST de 15 råd, der skal danne grobund for det gode kunde-leverandørsamarbejde.
Guiden er delt op i to dele:
De grundlæggende principper, som fokuserer på anbefalinger til samarbejdet i projektets gennemførselsfase, og en række praktiske råd, der kan hjælpe det enkelte projekt til at aktivere de grundlæggende principper.
Sådan skal du gøre
Meningen med de grundlæggende principper er, at de skal fungere som et fundament for samarbejde mellem kunde og leverandør.
De skal afklare, hvad det gode samarbejde bygger på, og hvad parterne hver især skal leve op til.
"Meningen er, at kunden før kontraktunderskrift forholder sig til, hvilke krav han har tænkt sig at stille til leverandøren om samarbejde. Det er derfor en god idé at tænke på det allerede i udbudsmaterialet, så leverandøren er opmærksom på retningslinjerne," siger Peter Haas.
Du kan godt vælge at fokusere på noget frem for andet.
"Man kan sagtens vælge nogle af principperne ud og sige, at de er vigtigere for os i vores specifikke samarbejde. På den måde er det en guide, og ikke mindste- eller absolutte krav til samarbejde," fortæller Peter Haas.
De 15 grundlæggende principper er opdelt i tre kategorier; fælles forventninger, leverandørens forventninger og kundens forventninger.
Fælles forventning
Kunden og leverandøren kan have følgende gensidige forventninger til hinanden:
1. Fælles fokus og billede af resultat
"Vi kommer godt fra land, hvis vi er enige og italesætter, hvad det er projektet skal ende op med. Det handler så at sige om at tage kravspecifikation og businesscasen frem og løbe den igennem. Det er rigtig vigtigt, at leverandøren ved, hvilke gevinster kunden vil have ud af projektet, og man ikke spiller med lukkede kort overfor hinanden," siger Peter Haas.
2. Løsningsorientering:
"Det er vigtigt, at man finder praktiske løsninger på de eventuelle problemer, der opstår undervejs i stedet for, at hver part står fuldstændig fast. Hvis man tænker i løsninger fra start af, inklusivat man er klar til at bøje sig eller komme den anden i møde, så bliver det unægtelig nemmere at samarbejde. Det går derfor hånd i hånd med princippet om fleksibilitet," siger han.
3. Åbenhed:
"Hvis man skjuler eller undlader ting for hinanden kan ethvert samarbejde gå i stykker. Hvis leverandøren for eksempel ikke siger, når han bløder, er det svært for kunden at handle derefter. Man kan ikke bare tage for givet, at den anden part kan se, hvor ens bundlinje er," siger Peter Haas.
4. Rettidig omhu:
"Det kan skabe rigtige mange gnidninger, hvis der ikke træffes hurtige beslutninger, og de trækker i langdrag. For eksempel er det vigtigt, at kunden træffer hurtige beslutninger, så leverandøren ikke mister penge. Modsat kan kunden opleve det som frustrerende, hvis løsningsforslag og konsekvensvurderinger ikke bliver udarbejdet fra leverandøren rettidigt."
5. Fleksibilitet:
"Det ligger meget i overskriften. Man forsøger at komme den anden i møde, sådan at man arbejde mod løsninger i stedet for at arbejde mod hinanden," siger Peter Haas.
6. Opsaml og del læring:
"Det går jo galt i mange projekter. Dels skal man opsamle og dele læring hos leverandøren og kunden, men man skal også gøre det på tværs af samarbejdet. I alt for mange projekter ser man, at der ikke bliver opsamlet på læring," siger han.
7. Ledelsesinvolvering:
"Det er vigtigt, at styregruppen og andet ledelse er sit ansvar bevidst, kender deres rolle(r) og tager de beslutninger, der skal tages," siger han."Meningen er, at kunden før kontraktunderskrift forholder sig til, hvilke krav han har tænkt sig at stille til leverandøren om samarbejde. Det er derfor en god idé at tænke på det allerede i udbudsmaterialet, så leverandøren er opmærksom på retningslinjerne," siger Peter Haas.
Ansvarsfordeling og dine egne forventninger
8. Klar ansvarsfordeling og tydelige roller:
"Det er vigtigt, at hver part fortæller, hvilket ansvar man har fået. Det skal sikre, at man ikke går galt i byen. Det er kimen til, at et samarbejde går skævt - hvis man gør noget, som ikke er i overensstemmelse med den andens forventning," siger Peter Haas.
9. Tilstedeværelse af de rigtige kompetencer:
"Det gælder om at bemande projektet og sætte de rigtige folk ind i projektet. Hvis der ikke er de rigtige kompetencer, gælder det om, at de i hvert fald læres op, kender spillereglerne, metoderne og aftalerne," siger han.
10. Skab gode personlige relationer:
"Ethvert samarbejde bygger på, at de, der skal lave noget sammen, rent faktisk kan holde ud at være i stue med hinanden. Man skal på en eller anden måde starte med at lære hinanden at kende og skabe et tillidsforhold. Uden tillid, er det svært at håndtere problemer, der opstår," siger han.
11. Samarbejde i fælles lokaler:
"Der hvor det giver mening, er det en god idé at samarbejde på fælles lokationer. Hvis man sidder sammen, kan man tale, udvikle og teste ting sammen, og det får man i mange tilfælde et bedre produkt ud af, da misforståelser simpelthen bliver færre," siger Peter Haas.
Leverandøren kan have følgende forventninger til kunden:
12. Tydelig prioritering:
"Det er ikke sikkert, man har været lige tydelig i kravspecifikationen, og det kan også være, at det ændrer sig efterfølgende. Derfor er det vigtigt, at kunden udtrykker, hvad der er nice to have, og hvad der er need to have. Ellers kan leverandøren heller ikke give kunden det, som han faktisk helst vil have. Det hele er jo aldrig lige vigtigt," siger han.
13. 3. parts-håndtering, herunder eksterne rådgivere:
"Det går primært på, at kunden håndterer interessenter, og andre der skal bidrage til projektet. Det gælder om at have styr på interessenterne, så man ikke kommer ud i store diskussioner. Det kan være en god hjælp med en interessentanalyse, eller at interessenterne bliver taget i ed - særligt i omfangsrige eller komplekse projekter", siger Peter Haas.
Kunden kan have følgende forventninger til leverandøren:
14. Hurtig eksekvering efter prioriteringer:
"Kunden forventer selvfølgelig også, at leverandøren hurtigt eksekverer på den beslutning, styregruppen eller projektlederen har truffet, så der ikke kommer flaskehalse i projektet. Det er også noget med at sige til, hvis det ikke går så hurtigt, som det skal," siger han.
15. Styr på samarbejde med underleverandører:
"Det sidste princip handler om, at leverandøren har styr på de eventuelle underleverandører, der måtte være. Hvis der ikke er styr på dem, eller der er konflikter, har kunden i det mindste en forventning om at blive orienteret, så han kan tage bestik af situationen," siger Peter Haas.
