Database som et kartotekskort

Hej
Ja det er muligt at lave et sådant system, men det kan laves på mange måde, men grundlæggende skal du oprette en tabel til brug for stamoplysninger (kartotekskort), og deretfer en tabel med oplysninger omkring kontaktpersoner der kan knyttes til det aktuelle firma.

selve indtastning af oplysninger kan så foregå via en formular som kan designes på mange måder.

Prøv evt at følge nedenstående eks.

Opret en tabel og tilføj nedentsående felter:

FirmaID, datatype Autonummering, feltet angives som primær nøgle
Firmanavn,datatype angives til tekst
Adresse, datatype angive til notat
Telefon, datatype angives til tekst
Noter, datatype angives til notat
Kontaktperson1, datatype angives til tal
Kontaktperson2, datatype angives til tal
Kontaktperson3, datatype angives til tal

Luk tabellen svar ja til at gemme, navngiv tabellen tblfirma

Opret nu en ny tabel og tilføj nedenstående felter:

KontpersonID, datatype Autonummering, feltet angives som primær nøgle
Kontaktpersonnavn, datatype angives til tekst

Luk tabellen svar ja til at gemme, navngiv tabellen tblkontaktperson

Nu har du oprettet de nødvendige tabeller ifht. til dit eget oplæg.

Åben tabellen tblfirma, i felterne kontaktperson1 2 og 3 benytter du guiden opslag så du kan vælge op til 3 forskellige kontaktpersoner for det enkelte firma. Husk at medtage primærnøglen fra tblkontaktpersoner i opslaget.

Nu skal du blot oprette/designe en indtastningsform som bygger på din firmatabel.

Ovenstående er en måde at lave det på, men det kan laves på mange andre måder feks. kan det laves så du kan vælge et ubegrænset antal kontaktpersoner i stedet for kun 3. Hvis denne gennemgang er noget for dig så sig til når du har oprettet tabellerne så kan vi kikke på formulare og søgefunktioner.

Åben access vælg "opret ny fil", så vælg "På denne computer" under overskriften skabeloner. Så vælger du faneblad "Databaser" og database "Kontaktpersoner". Følg guiden...

Denne database vil kunne bruges, til de specifikationer du har. De 3 kontaktpersoner er man dog nød til at tilføje under note på side 2 for hver kunde.

Hvis du lige bruger lidt tid på at navigere rundt i det og man kan jo også godt redigere, så tror jeg du kan bruge det!~)

Hej Anders!
Undskyld den lange ventetid, men har været bortrejst. Nu har jeg indtastet dataene som foreslået. Spørgsmålet nu er om Autonummering kan ændres til selvvalgte kontonumre, både i firma + kontakt? Jeg har også lavet guiden opslag hvor der kom en ekstra kolonne ind som hed Noter1. Var det fordi jeg skulle have døbt den til noget bestemt(Isåfald hvad?). Hvor opretter jeg formularen til indtastningsformen

Hej optik, det ok håber du havede en god rejse.

Du kan sagtens ændre autonummering til et brugerdefineret tal, dog skal dette oprettes som et nyoprettet felt, om du så vælger at dette felt skal være nøglen kan du så selv bestemme, men jeg anbefaler at du bevare autonummering som primær nøgle, da denne altid vil være unik. Det samme gør sig gældende i tblkontaktperson.

Det kommer meget an på hvad du egenlig vil er det et regulært kundekartotek du er ved at udvikle, eller måske et adressekartotek over kunder ??.

Prøv evt. at beskrive mere detaljeret hvad du vil med projektet så vil jeg gerne skrue et hurtigt eks. sammen på en fornuftig tabelstruktur

Det jeg har nu må vel betegnes som et adressekartotek bestående af følgende kolonner. KundeID,Afdeling,Navn1,Navn2,Adresse,Postnr.Tlf.,Mail,Fax. Det jeg ønsker er at jeg under kundeID kan få oplyst kontaktpersoner på mindst 3, samt et felt hvor man kan se f.eks deres interesser golf,fodbold,strikkeklub etc. Det hele skal bindes sammen med en indtastningsformular, der gør det let at arbejde med, samt en forespørgselsprocedure, så det er let at få dataene frem igen. Til info kan det oplyses, at kolonne Navn2 ikke bruges i øjebliket så måske kan det bygges op omkring denne.

Okay, her er et forslag til tabelstruktur (2 tabeller)
Du har kundetabellen som du beskriver ovenfor hvor feltet KundeID er af datatypen Automummering, feltet er Primær nøgle.

Opret en ny tabel navngiv den tblkontakt opret nedenstående felter:

KID, datatypen angives til tal (dette felt fungere som fremmednøgle til KundeID)
Kontaktperson, datatype angives til Tekst
interesse, datatypen angivet til Tekst, feltlængde angives til 255
ID, datatypen angives til Autonummering, feltet sættes som primær nøgle

Når ovenstående tabel er oprettet og gemt skal du gøre følgende:

Klik på Relationer (Ikon på din værktøjslinje), nu åbnes relationsvinduet.
Tilføj de 2 tabeller til vinduet, træk nu en relation mellen de 2 tabbeller på følgende måde:

Klik på Feltet KundeID i kundetabellen med venstre mussetast og hold mussetast nede, træk så KundeID feltet over til feltet KID i kontakttabellen og slip mussetasten. Nu har du oprettet en relation mellem de 2 tabeller, luk relationsvinduet.

Åben din Kundetabel, og prøv at indtaste en post, du vil du se at der kommer et lille + tegn helt til venstre for posten, dette angiver at den relation du lige har oprettet virker som den skal.

Prøv at klikke på + tegnet ud for posten nu kan du indtaste lige så mange kontaktpersoner du vil for den valgte kunde i kontaktpersontabellen. Det hele styres af den relation du lige har oprettet.

Man kan så frit tilføje lige så mange ekstra felter man vil i begge tabbeller hvis behovet opstår.

Denne struktur er meget brugbar og yderst fleksibel når der senere skal oprettes forspørgsler og indtastningsform, samtidig overholdes nogle grundlæggende regler for database normalisering, altså en kunde, men flere kontaktpersoner (relation en til mange).

Det kan måske virke lidt omstændigt, men det er basis i relationsdatabasemæsige sammenhænge. Prøv evt. at læse denne artikel som jeg har forfattet http://www.eksperten.dk/artikler/894, artiklen er gratis og gennemgår faktisk de grundlæggende principper vedr. relationer med 2 eller flere tabeller. Jeg tror at artiklen er meget brugbar til dit projekt.

Betragt mit svar/indlæg som almen inspiration og ikke som en endelig løsning.Bemærk at ovenstående ikke arbejde med opslag ifht. kontaktperson, hvis dette behov opstår kræver det 3 tabeller, jvf. henvisning til min artikel. God arbejdslyst med projeket.

Hilsen Anders.

Hej Anders!
Tak for dit svar af g.d. men sig mig engang, sover du aldrig? Hatten af for det.
Er meget undervejs i øjeblikket, men får tid til at se på det i week-enden. Kun lige et enkelt spørgsmål her. Du beskriver mit kundeID som autonummering, men det er sådan, at jeg selv angiver kundenummeret som ikke er fortløbende. Men den prøve jeg lavede ud fra din vejledning kunne jeg ikke skrive i det felt p.g.a. primærnøgleangivelsen. Hvad gør jeg så?

Hej igen
Det er fordi man ikke kan skrive i et felt af typen autonummering, opret blot et felt mere i tabellen, i dette felt kan du så skrive dit eget brugerdefineret kundenummer, men bevar autonummeringsfeltet som den primær nøgle. Du skriver bare igen hvis du har flere spørgsmål.

Hej Anders!
Så er jeg kommet skridtet videre og det begynder at dæmre for mig. Jeg skal til at kæde det sammen med den base som jeg har som har en sammensat nøgle. Har jeg forstået det ret at kolonne 1 så skal være autonummering og kolonne 2 og 3 skal være tal for at jeg kan skrive i det og gøre alle 3 kolonner til en sammensat nøgle. I min base er der en trekant i kolonne 1 og 2 nøgler i 2 og 3 hvor alle kolonner er af talværdi. Har læst din artikel som nok skal nærlæses et par gange, men der hænger lidt ved hele tiden.
Hilsen  Lars