Excel som database

Excel er glimrende til små databaser, hvori der ikke forekommer relationer. Den database du beskriver ovenfor, bør du lave i access. idet du hurtigt kommer ud i mange-til-mange relationer, og det håndtere excell meget dårligt.

En mange til mange relation opstår f.eks. fordi flere personer kan have været på det samme kursus og en person kan have flere kurser.

Det er fuldstændigt rigtigt, hvad bufferzone skriver :-)
Du kan godt lave selve databasen i Excel, men det vil værer næsten umuligt at trække data ud af den igen på en fornuftig vis, og så er du jo lige vidt.

Jeg har godt hørt at det er bedre, men jeg har kun Exel til rådighed, desværre.
/fie

Så tror jeg, at du har et problem :-(

Lad være med at skelne mellem kurser og aktiviteter. Kald det hele aktiviteter og nummerer dem så du kan kende forskel. Lav en liste over alle kurser/aktiviter med de nødvendige data.

Lav en tilsvarende liste med alle medlemsinformationerne.

Lav så en trejle liste, hvor du kan indtaste et medlemsnummer og et aktivitetsnummer hver gang et medlem deltager i en aktivitet/kursus. Du kan så fx tilføje en dato eller lignende, hvis det er nødvendigt. Brug evt datavalidering, til at sikre at der kun kan oprettes medlemmer og aktiviteter, der findes i de to andre lister.

Ved hjælp af fx LOPSLAG kan du nu hente medlemsinformationer og aktivitetsinformatrioner fra de to andre lister over i den trejde liste uden at skulle indtaste den hver gang, så du får en samlet liste med det hele.

Når du så skal lave udtræk fra listen kan du bruge Excels filtreringsfunktioner (fx Autofilter) til at finde alle, der har været på et bestemt kursus, se alle de aktiviteter et medlem har delataget i osv.

Det er ikke nemt, og det er bestemt ikke elegant, så jeg synes at du skulle overveje at anskaffe Access :-)

Phu-ha
Det lyder sørme svæet
/fie

Hvis du har Visual Basic, kan du opbygge en access-database i VB UDEN at have access. Så har du Visual Basic installeret, er dine problemer løst...

Jeg ville ikke gå i gang med at lave det i Excel - det ville aldrig blive godt og være spild af tid. Erkend, at du ikke har værktøjet til at løse opgaven, og overvej at løse den enten på en helt anden vis, eller anskaf værktøjet...

Just my 5 cests :o)

Jeg kan se at der noget det hedder Visual Basic i min Excel, men det går vist helt over min forstand, desværre.
/fie

matin_moth-> For læave databasen i VB skal du være rimelig skrap til programmering, og hvis access ikke er installeret, er det nok heller ikke så sandsynligt at VB er :-)

"For læave databasen i VB skal du være rimelig skrap til programmering"
Kan ikke være mere uenig. Det er mindst lige så let at lave en database med VB's databasetool som med Access. Det kræver absolut ingen kendskab til programmering whatsoever.

Om VB er installeret er en anden sag, men det kunne jo være - det var bare et forslag :o)

Jeg vil foreslå at du opgiver projektet og beder din bestyrelse elelr hvem der nu bestemmer om at få Access.

Så må jeg have set lidt mere på min Vb, når jeg kommer på arbejdet senere :-), for jeg synes godt nok det er nemmere at lave det direkte i Access.

Det er det måske også - men man kan sagtens lave en Access-database i VB6 uden at programmere overhovedet. Man bruger den Add-In (kan ikke huske navnet), og en database-design-form popper frem på skærmen i VB. Man bruger ikke selve VB til noget... Og som sagt, det er kun tænkt som en hvis og hvis og hvis-løsning - hvis hun har VB6 men ikke har Access :-)

fie1: Du skriver her at du ikek har Access til rådighed. I et andet spørgsmål skriver du, "Min version af access er 2000"

???

Ren nysgerrighed: Hvordan laver du så en brugergrænseflade til databasen, hvis du ikke programmerer?

Jeg taler kun om at oprette den... Men kan da godt se, at hvis hun selv skal bruge den også, bliver hun nødt til at programmere, med mindre hun har Access.

Fie1: Det er ikke Visual Basic for Applications jeg taler om (det er det der følger med excel), jeg taler om Visual Basic 6, et selvstændigt program der ikke har noget med Excel at gøre. Men glem det, det var bare en vild ide...

Men har du da ikke Access 2000, som du har skrevet før?

Måske har fie1 Access på arbejdet men ikke hjemme :-)

Så vil jeg foreslå at hun laver databasen på arbejdet :o)

Kanskje det kan greie seg med en helt enkel løsning.
(Vi nordmenn er jo så primitive :-) )
fie1: dette er ingen database, men en helt enkel oversikt. som det kan sorteres i.

Hvis du skriver (for eksempel).
Kolonne A: Fornavn på alle medlemmer
KollonneB: Etternavn
De nest kolonnene kan fylles ut med tlf.nummer med mere.

Så kan hvert kurs / aktivitet få hver sin kolonne bortover.
Hvis man har Kurs nr. 1 i Kollonne F:
og Martin som står på Rad nr. 5,
har vært på kurs nr.1 krysser man bare av for celle F5.

Hvis man senere skal se hvem som har vært på Kurs nr. 1, merker men bare hele området. Og sorterer etter kollonne F.
Da vil alle som har vært på kurs komme øverst, slik at det er lett å holde oversikten.
Når man sorterer bør man merke hele arket, så velger man data-sorter, husk å kryss av for overskriftras, slik at denne ikke blir sortert.

overskriftras = overskriftrad

He he - ja, ikke nok med at I er primitive, i staver også meget dårligt ;o)
Over & Out, Martin

oyejo-> Men din løsning giver desværre ikke mulighed for at registrere information om kurserne og akgtiviteterne - med mindre man skal bruge mange rækker som kolonneoverskrifter.

Det er nemlig rigtigt. Jeg har Access på arb., men ikke hjemme.
/fie

Det som nordmanden skriver kan jeg finde ud af, men det er ikke alt for smart. Ellers tak for iden  ;-)
/fie

fie1: Du har et problem som bør løses med Access. Så gør det!
:o)

Man KAN også save en pind over med en ske, men det er altså nemmere med en sav ;o)

Måske ligger der Works på hjemmecomputeren, og der skulle være en database iblandt. Godt nok noget mere primitiv end Access, men dog en database.

Hei martin, du har så rett, men vi trives sammen med dansker :-)

jkrons! ja man får ikke registrert så mye info om hvert kurs,
men det lett å summere antall deltagere.
Hvis man har behov for opplysninger om hvert kurs i tillegg, kan man ha opplysninger om kursene på hvert sitt ark. Arkefanen kan ha samme navnet som kurset, så er det lett å slå opp.

Mange ganger er det enkle det greieste, og rimeligste :-)

Jeg tror faktisk du kan bruge autofilter, så prøv at lege lidt med det. Du skal lave et ark, med de oplysninger du ønsker at søge/sortere på i hver sin kolonne. Lav overskrifter til hver kolonne i øverste række.
Marker øverste række og vælg autofilter (i xp er det under data\filter). Det er muligt at lave custom sorteringer, så derfor tror jeg at du kan bruge denne løsning.

faithless-> Autofiler kan ikke håndtere relationer i sig selv, og det vil sige atg fie skal indtaste al medlemsinformationen hver gang et medlem har været på kursus. Det vil næppe være hensigtsmæssigt.

jkrons-> Jeg er helt enig. Men hvis det kun 100-200 rekords, så er det sku den nemmeste løsning, når man ikke har Access/Paradox eller ligende. Man behøver ikke skrive oplysningerne hver gang, man kan bare kopiere dem fra linierne ovenover.
Så hvis ikke vi snakker om en database på 500+ rekords, så syntes jeg det er den nemmeste løsning i Excel.

jeg tror at I er inde på noet af det jeg kan bruge
/fie

Hvorfor bliver du ikke lige 2 timer længere på arbejde en dag og laver det der? Databasen er vel en du skal bruge på dit arbejde? Nå, jeg havde jo skrevet "Over & Out, Martin" :o)

Hvis det er til hjemmebrug såp vil jeg anbefale en ivestering i Access eller et andet databaseprogram.

faithless-> Det kommer an på, hvor mange infromationer, der findes om hver medlem. Har du fx 100 medlemmer med 25-30 informationer om hver, og 10 kurser med 10 informationer om hver, samt 20 aktivetetter med 5 informationer om hver, vil det bleve noget af et tastearbejde når et medlem har været på kursus eller deltaget i en aktivitet.

Jeg vil nok tilsutte mig Martins bemærkning om pinden og skeen :-)

Jeg er ikke helt enig.
Det er da rigtigt at Access vil være bedst her, men det burde nemt kunne klares i excel, som jeg ser det.
det er nok lidt primitivt :-), men her er et eksempel.
Der er 4 ark. ark 1 er personoplysninger, 2 kursusoplysninger, 3 aktivitetsoplysninger og 4 er indtastning af hvilken person der har været på hvad.

http://tommy.bak.homepage.dk/kurser.xls

Se om det er noget at tage udgangspunkt i, Fie

bak-> Ligner mit svar fra 22/10 10:12:10 :-)

Den havde jeg ikke lige set, men det er da rigtigt. :-)
Glad for at se at jeg ikke er den eneste, der tænker sådan.
Hvad mener du med at det ikke er nemt og elegant.......

Ikke så nemt og elegant som en database :-) Især ikke, hvis der skal laves mange opslagsfelter, for at hente den nødvendige information ud af de forskellige ark i den samlede "præsentation".

Elegant->måske ikke, Nemt -> alt er relativt. I forhold til at skulle sætte sig ind i Access, danne relationer, lave queries, og udskrifter synes jeg nu nok det er nemt. (og ca. 1000 kr. billigere) ;-)

OK, jeg bøjer mig :-)

hej bak
Det er vist lige det jeg kan bruge, hvis jeg ellers kan finde ud af det. Jeg forsøger i hvertilfælde.
/fie

Hehe, sjov diskussion :-)
Det er vel ret typisk for os, at vi hver især forslår og argumenterer for det, vi har mest erfaring med. Det er forøvrigt ikke første gang der bliver diskuteret Excel vs Access på Eksperten.

Min erfaring siger mig, at Excel er et ganske udmærket database-program med antal poster op til 65536.
Men Excel er beregnet som enkeltbrugerprogram, så hvis ønsker at lave en database, som skal bruges af mange, er Access ofte et bedre valg.

Et andet problem er selvfølgelig kompleksiteten. Er der mange forskellige sammenhænge mellem de forskellige lister er Access at foretrække, men er det mere simpelt (som det ofte er) er Excel tilstrækkeligt.
I princippet er der ikke ret meget i Access, som ikke også kan laves i Excel, men det kan hurtigt blive pokkers besværligt.

Se iøvrigt http://www.excel-vba.com/e-database.htm