Bogføring af købsbilag

De to metoder er begge bogføringsmæssigt korrekte. Om du bruger den ene eller den anden metode bør afhænge af, om du bruger lagerstyring. Benytter du metoden med at indtaste som købsfaktura, har du mulighed for at benytte lagerstyring, hvilket du ikke har i kassekladden. Indtastning i kassekladden er til gengæld lidt hurtigere.

Hvis du starter med at taste indkomne bilag i købsfaktura, får du fakturaen korrekt registreret på kreditoren, og med kreditorens bilags-/fakruranr. Hvis kreditoren efterfølgende fremsender en faktura igen med samme fakturanummer vil du få en advarsel. Den funktion har du ikke, hvis du taster direkte i kassekladden. En anden fordel ved først at registrere i "købsfaktura" har du hvis et bilag f.eks. skal til godkendelse hos anden person, som måske er lidt længe om at godkende bilag. Du har derved styr på alle de bilag der er modtaget - og bilagene er registreret på kreditoren, så du kan afstemme kontoudtog etc. Men når det er sagt, så skal det også nævnes, at det giver lidt flere registreringer.

Personligt gør jeg følgende - straks ved modtagelsen af bilag:
1) Registrerer fakturaerne i købsfaktura (konto for "ej godkendte bilag" debiteres, og kreditoren krediteres automatisk. Jeg registrerer samtidig initialer på den person der skal godkende.
2) Når bilag er godkendt registrerer jeg på korrekt konto i kassekladde, og krediterer (modposterer) kontoen for "ej godkendte".
3) Dagligt afstemmer jeg kontoen for "ej godkendte" med en udskrift fra kreditorsystemet og bilag der ikke er godkendte.

Men valg af metode afhænger jo altid af de prodedurer der er i en virksomhed, og de personer der er involveret i gokendelse af fakturaer. Jeg er "tvunget" til at benytte registreringen i købsfaktura, da jeg ellers ville risikere en masse rykkerskrivelser på ikke betalte fakturaer. Nu er det istedet mig, der kan rykke for at få bilag retur i godkendt stand.
Held og lykke med din bogføring.

En lille supplereden bemærkning - som jeg har stor glæde af. Efter loven om, at cvr-nr. skal stå på samtlige fakturaer, er jeg begyndt at benytte kreditorens cvr-nr. som kreditornummer. Dvs. jeg får automatisk kontrolleret, at det står på fakturaen, og ved indtastning skal jeg ikke søge på et tilfældigt kreditornummer.
Ved oprettelse af nye kreditorer kontrollerer jeg altid at den pågældende kreditors cvr-nummer dels er registreret hos Told- og Skat, men også at virksomheden er momsregistreret.

Tak for jeres kommentarer.

Min virksomhed er ikke større end at jeg selv godkender alle indkøb og bilag, men købsfaktura metoden giver selvfølgelig registrering af kreditor og gør det legende let at få konteret forskellige varer, moms, fragt osv. rigtigt. Det virker bare til tider omsonst at taste og taste for noget som bare ryger i adminstration. Og min version af SS har ingen lagerstyring, så selv ikke ved varekøb er der stor fordel at hente. Men det er da rart at have oplysingerne registreret.

Som tidliger nævnt kan du gør hvad du helst vil du skal bare gøre det ens dvs. du kan ikke skifte fra måned til måned mellem de to systemer.
Fordelen ved at taste købsfaktura ind ved modtagelsen er dels at du hurtig kan lave momsangivelse selv om du ikke lige har fået bogført i et stykke tid (jeg formoder salgsfaktura bliver bogført løbende) dels at du har et godt overblik over hvad du skylder væk. Ulempen er som du selv skriver at der er lidt mere taste arbejde, men det er ikke så slemt hvis du når du skal taste i kassekladen nøjes med at taste betalingsdatoen går over i fletet med faktura og under kreditor vælger det bilag der er betalt, så bliver linien i kassekalden automatisk udfyldt.

Du kan jo lade være med indtaste samtlige varer men samle det under *Vareindkøb'. Skal du noget mere præcist kan du jo kigge i bilaget. Det sparer end del indtastning, men du har stadig alle de andre fordele.