Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. juni 2002.
IBM har udviklet et system, der går telefonregningerne efter. Det har været et stort arbejde, men har givet betydelige besparelser, siger selskabet.
Regningerne fra telefonselskaberne er endog særdeles udførlige. Faktisk så udførlige, at når en virksomhed når en vis størrelse, bliver det en meget krævende opgave at kontrollere disse regninger. IBM vurderer ud fra egne erfaringer, at når et firma når et stykke over hundrede medarbejdere med hver en eller flere telefoner, kræver det mere end en enkelt medarbejders fulde arbejdskraft. Derfor besluttede IBM i slutningen af 1997 at etablere et system, der kunne løse denne opgave. Det viste sig at være en større opgave end forventet.
- Vi har ønsket at kunne sikre os, at en regning er til os, og at vi skal betale den. Det lyder som en enkel opgave, men vi kan få regninger på over 2.000 sider, og bare det at finde ud af, om et givent telefonnummer er et, vi skal betale for, eller om en person, der bliver opkrævet for, stadig er ansat, krævede tidligere betydelige ressourcer, siger Carsten Brøgger Andersen, der er chef for IBM's afdeling for Application Management Services (AMS), der har udviklet selskabets løsning.
IBM har i Danmark tusindvis af numre, når man regner det hele med - inklusiv datalinier og pagere.
Udfordringen ved at få lavet telefonløsningen lå først og fremmest i at få styr på det organisatoriske: Hvem har ansvaret for det enkelte forbrug.
- I de færreste firmaer ligger ansvaret for al telefoni fra abonnementet bestilles til regningen betales hos en person. Vi måtte ud og kortlægge de mange kulturer og mange måder at gøre tingene på. Til gengæld har dette arbejde givet et præcist billede af vores forbrug, som vi kan benytte, når vi skal ud og forhandle rabatter med vores telefon-leverandører, siger Carsten Brøgger Andersen.
Her lægger selskabet vægt på, at det er materiale, man selv har regnet sig frem til, der giver overblikket.
- Jeg har altid haft et problem med at bygge på noget, leverandøren har givet os. De færreste vil aflevere materiale, der viser, at kunden kan få det billigere andre steder, siger han.
Fakturaer fulde af fejl
IBM's såkaldte Tele Management Solution (TMS) tager udgangspunkt i telefonregningerne i elektronisk form - enten baseret på EDI eller i form at statistikker.
- Det væsentlige er at få alt med - almindelig telefoni, mobil, data- og faxtrafik og hjemmetelefoner og -opkoblinger. Alle disse informationer danner grundlag for en enkel telefondatabase, siger chef IT-specialist Carl Ejnar Nielsen fra IBM's AMS-afdeling.
Systemet identificerer de enkelte numre og konfererer dem med listen over aktuelt ansatte. Herefter giver det et billede af forbruget på afdelingsbasis, og det er muligt at se på, hvilke numre forbruget afviger for tidligere.
- Vi overvåger ikke folk systematisk og lægger vægt på, at ingen kan føle sig krænket. Men vi mener, at disse data fjerner det subjektive element fra diskussionerne i afdelingerne om, hvilket forbrug, der er nødvendigt. Under processen blev vi faktisk positivt overrasket over omfanget af misbrug. Der har da over de sidste år været tre-fire eksempler på opkald til sex-linier og lignende, men heller ikke mere, siger Carl Ejnar Nielsen.
Derimod overraskede fakturaerne fra teleselskaberne negativt, da de blev gået nærmere efter.
- Der har været simple regnefejl og regninger for telefoner, vi ikke ejer. Vi har sparet betydelige beløb allerede ved at få skåret disse udgifter væk og at få fjernet mobiltelefoner, der ligger ubrugte i skuffer og datalinier, som ikke benyttes - selv for os, der havde rimelig godt styr over telefonudgifterne, da vi startede, siger han.
IBM har føjet TSM til viften af applikationer, selskabet tilbyder sine kunder. Foreløbig har IBM Danmark leveret den til IBM Nordic.
Billedtekst: - Fakturaerne fra teleselskaberne overraskede os negativt. Der har været simple regnefejl og regninger for telefoner, vi ikke ejer, siger Carl Ejnar Nielsen fra IBM's AMS-afdeling. Foto: Bo Tornvig.
